Organiseren sport- & zomerevenementen

Organiseren sport- & zomerevenementen

Een blog door Ben Jan van der Klis

De sportzomer is begonnen met nu al Nederlandse successen, zoals de mannen en vrouwen die Europees kampioen hockey zijn geworden, Max Verstappen die de Formule 1 domineert en Mathieu van der Poel die in de gele trui rijdt in de Tour de France. Dit zijn evenementen die op topsportniveau worden georganiseerd. In deze blog nemen we je graag mee in de punten waarmee je rekening moet houden om deelnemers en bezoekers te ontvangen, bijvoorbeeld op het (gemeentelijke) sportpark of wanneer je een hardloopevenement organiseert.

Huidige regelgeving

Publiek toelaten bij amateur- sportevenementen en trainingen is vanaf 26 juni jl. weer mogelijk. Regelgeving hierbij is dat de basisregels van kracht blijven, wat betekent dat 1,5m afstand houden de norm blijft. Het uitgangspunt is om het publiek te placeren en daarbij mag 100% van de capaciteit worden gebruikt, ingericht op 1,5m afstand. Wanneer dit niet mogelijk is, mag het publiek staan op 1,5m afstand mits dit is toegestaan volgens de regels van de sportbond (dit geldt bijvoorbeeld dus niet voor stadions). Bij het organiseren van professionele sportevenementen mag 100% van de capaciteit worden gebruikt wanneer er met Testen voor Toegang wordt gewerkt. Wanneer dit niet gebeurt, mag 100% van de capaciteit worden gebruikt, binnen de 1,5m afstandsgrenzen.

Bepalen maximale bezoekerscapaciteit

Als je als organisator een sportevenement organiseert en geen gebruik maakt van Testen voor Toegang, dan dien je het aantal maximaal gelijktijdig aanwezige bezoekers te bepalen. Dit doe je, indien er geen sprake is van een tribunesituatie, door het netto vloeroppervlak waar het publiek kan verblijven te berekenen. De norm die door de overheid hiervoor is bepaald, is 1 persoon per 5m2. Dit is ongeacht of het publiek staat, zit of in beweging is[1]. De netto vloeroppervlakte bepaal je door alle (facilitaire) zaken waar het publiek niet kan verblijven af te trekken van de bruto vloeroppervlakte.

Instroom

Het advies daarbij is om de in- en uitstroom van het publiek te scheiden en voor te denken over het ontstaan, inrichten en managen van wachtrijen. Heb je hier voldoende ruimte voor en wat is de te verwachte piekdrukte bij de instroom. Hoeveel medewerkers en/ of vrijwilligers zet je in om de instroom te managen? Dit soort vragen dienen de revue te passen. Ons advies is om dit zeker niet te onderschatten, de kaartverkoop goed in te richten en wellicht zelfs met tijdsloten te werken tijdens de instroom van de bezoekers. Voor deelnemers is het aan te raden om met persoonlijke startbewijzen te werken die bij binnenkomst aan de hand van een geldige ID kan worden gecontroleerd.

Verblijfsfase

Bepaal logische routering voor het publiek en deelnemers naar facilitaire voorzieningen zoals de bar, toiletvoorzieningen, douches, kantine en tribune. Richt de tribune in op 1,5m door bijv. het afplakken van het aantal stoelen dat niet kan worden gebruikt om 1,5m afstand te houden. Wanneer het publiek gebruikt maakt van horeca, zoals bijvoorbeeld een kantine, volg dan de horecarichtlijnen. Deelnemers hoeven geen is 1,5m afstand te houden, maar het is wel aan te raden om voor te denken hoe de deelnemers tijdens de wedstrijd (competitie-element) nog kan bereiken; denk daarbij bijv. aan een zwemwedstrijd of een obstacle run.

Uitstroomfase

Het publiek en de deelnemers zullen na afloop van de wedstrijd uitstromen. Wanneer dit infrastructureel mogelijk is, is het advies om het publiek via meerdere uitgangen te laten uitstromen. Denk bij het uitstromen niet alleen aan de uitstroom vanaf het evenement, maar ook aan de effecten die dit heeft op de omgeving. Zijn straten breed genoeg om de doorstroming te kunnen verwerken (maximaal 83 pers per meter per min) en hoeveel procent van het publiek is met de auto, lopend, met het OV of op de (brom)fiets (bepalen modal split) en wat doet dit met de omgeving.

DIM-ICE

Analyseer aan de hand van het DIM-ICE model of de risico’s in de inrichting (Design) van het sportevenement, hoe de bezoekers en deelnemers van goede informatie voorziet voorafgaand, tijdens en na het evenement (Information) en hoe je het evenement gaat managen (Management).

Testen voor Toegang

Iedere organisator van een evenement, ongeacht het aantal bezoekers, kan gebruik maken van Testen voor Toegang. Bij een verwacht aantal bezoekers en/ of deelnemers van meer dan 1.000 personen, dient de organisator dit te melden i.v.m. het bepalen van de testcapaciteit. Voor meer informatie over de regels bij Testen voor Toegang verwijzen wij je graag naar de blog die recent op de ESI-website is geplaatst.

Tot slot

Ons advies is dus om goed voor te denken over met name de inrichting van de instroom van de bezoekers en deelnemers en dat geldt zowel voor het organiseren van het evenement op 1,5m organiseert of wanneer je met Testen voor Toegang werkt. Onderschat dit zeker niet! Denk goed voor over de handelingen die moeten worden verricht bij de ingang, wat een reële verwerkingscapaciteit voor die handelingen is en wat de potentiële piekdrukte is. Deze piekdrukte bepaalt de inzet van mensen, middelen en maatregelen en vormt de basis voor de calculaties.

Mocht je vragen hebben of professioneel advies en/ of ondersteuning willen, dan staat ons team van adviseurs voor je klaar.

[1] NB: de situatie in voetbalstadions wijkt af.

Meer nieuws ›