De versoepelingen die per 25 februari ingaan betekenen dat evenementen zoals Carnaval, Koningsdagen en festivals ineens weer zijn toegestaan. Gemeenten hebben twee jaar lang steeds in kleine stapjes moeten meebewegen met de coronaregels. Wat betekent deze grote stap voor het gemeentelijke apparaat?
De terugkeer van evenementen in ons land is fantastisch nieuws. Het betekent onherroepelijk ook de terugkeer van (veel meer) werk voor gemeenten. Wij kennen in onze wet- en regelgeving immers de systematiek van voorafgaande overheidstoetsing van publieksevenementen. Een publieksevenement is in principe verboden zonder vergunning van de burgemeester. En om die vergunning te verkrijgen dient een organisator aan te tonen dat hij of zij inzicht heeft in de risico’s die met de activiteit gepaard gaan en de nodige maatregelen neemt om deze risico’s beheersbaar te houden. Ongeveer met deze woorden sprak de Onderzoeksraad voor Veiligheid in haar conclusies na het monstertruckongeval in Haaksbergen (2014). De gemeente is volgens de Onderzoeksraad ultiem verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. Die verantwoordelijkheid brengt verplichtingen met zich mee.
Checklist gemeente
Wat is er nodig om als gemeente de beoordeling van evenementen op een zorgvuldige en effectieve manier uit te kunnen voeren? We zetten de belangrijkste regels, richtlijnen en aanbevelingen aan gemeenten van de afgelopen jaren op een rij. Jouw gemeente kan dit als checklist gebruiken om de eigen organisatie te beoordelen.
- Voldoende capaciteit voor vergunningverlening. Deze capaciteit moet van verschillende afdelingen komen en is nodig om voldoende aandacht te besteden aan de vergunningaanvraag en de advisering op de bijbehorende veiligheidsplannen.
- Voldoende capaciteit voor toezicht en handhaving. Bij gebrek aan toezicht en handhaving komt de naleving van regelgeving onder druk te staan. Bij veel evenementen is toezicht ook een goed instrument om ter plekke aanwijzingen te geven die direct bijdragen aan een veiligere situatie.
- De juiste kennis en ervaring binnen de organisatie. Medewerkers vergunningverlening en adviseurs vanuit verschillende domeinen moeten de kennis hebben van wet- en regelgeving, procedures en werkafspraken, maar ook van de inhoud van veiligheid op evenementen. Ervaring is van belang om situaties te herkennen en niet de fouten te maken die in het verleden al vaker zijn gemaakt.
- Bestuurlijke betrokkenheid. De burgemeester dient zich actief richting aanvragers en de eigen interne organisatie op te stellen, zo stelde de Onderzoeksraad na het monstertruckongeval. Hij moet onder meer actief nagaan hoe aanvragen worden behandeld en moet ook bepalen wanneer de risicoafweging rond het toestaan van een activiteit door hem (of haar) zelf moet worden gemaakt.
- Werkproces op orde. De gemeente heeft een duidelijk werkproces nodig waarin is vastgelegd welke stappen er worden doorlopen en wie in welke stap welke taak heeft.
- Procesplanning op orde. De gemeente werkt met een zodanige procesplanning, dat aanvragen tijdig in behandeling worden genomen, adviezen op tijd kunnen worden verstrekt, vergunningen ruim op tijd kunnen worden verleend en waar nodig bezwaren tijdig worden behandeld.
- Vooroverleg. De gemeente bespreekt met aanvragers hoe en wanneer zij een goede aanvraag indienen, wat de gemeente kan doen om hen daarin te ondersteunen en welke procesplanning zij wensen te volgen nadat de aanvraag is ingediend. Dit geeft de nodige duidelijkheid naar alle betrokkenen.
- Actief raadplegen van adviseurs. Aanvragen van evenementen moeten in dienstenoverleggen met de adviseurs kunnen worden besproken. In deze overleggen zijn de aanwezigheid en constructieve bijdragen van politie, brandweer, GHOR en gemeentelijke adviseurs noodzakelijk om goede integrale afwegingen te maken.
- Multidisciplinaire risicoanalyse. Ook een constatering van de inspecties: gemeenten beperken zich nog te vaak tot slechts een risicoscan. De risicoanalyse aan tafel met de organisator en de adviseurs van de hulpdiensten draagt bij aan gemeenschappelijke beeld- en oordeelsvorming.
- Dossier op orde. De documentatie van het proces, de aanvraagformulieren en tekeningen, opeenvolgende versies van plannen, adviezen en risicoafwegingen bij het besluit op de aanvraag moeten goed gedocumenteerd zijn. Als er iets fout gaat, zal dit dossier ongeveer het eerste zijn waarnaar zal worden gevraagd.
- Ruimtelijke inpasbaarheid geborgd. Vinden op een locatie terugkerend en/ of meerdere keren per jaar evenementen plaats met ruimtelijke impact? Dan moet dit ook in het bestemmingsplan zijn opgenomen of tijdelijk worden ondervangen met een omgevingsvergunning voor strijdig gebruik.
- Actueel evenementenbeleid. Ook een verbeterpunt volgens de Inspecties J&V en IGZ. In beleid kan worden uitgewerkt hoe de gemeente omgaat met veiligheid, zodat voor aanvragers en belanghebbenden kenbaar is wat er mogelijk is en binnen welke kaders. Modern evenementenbeleid dient aandacht te hebben voor thema’s als schaarse vergunningen, leefbaarheid, duurzaamheid en toegankelijkheid.
Quick scan evenementenproces
Kan je in alle hokjes met vertrouwen een vinkje zetten? Dan heeft jouw gemeente de zaken waarschijnlijk goed op orde. Mogelijk kan je niet op alle punten beoordelen wat de situatie is of signaleer je zelfs al kritische punten in je eigen organisatie. ESI kijkt graag met je mee om te bepalen op welke punten aandacht en misschien zelfs urgent actie nodig is. Wij kunnen in een tot twee weken een quick scan uitvoeren van jouw gemeentelijke evenementenproces.
ESI Jaarcongres
De bovenstaande opsomming is beperkt tot zaken die de gemeentelijke organisatie zelf aangaan. Uiteraard is er meer nodig om evenementen op een veilige en verantwoorde manier plaats te laten vinden. Tijdens het ESI Jaarcongres op dinsdag 12 april in Zwolle bespreken we de uitdagingen en oplossingen voor veilige evenementen in 2022.
Opleidingen
Heeft jouw gemeente veel verloop gekend tijdens corona? Heb je te maken met tijdelijke inhuur of nieuwe krachten zonder jarenlange ervaring? Overweeg een opleiding of training bij ESI te volgen. Voor vergunningverleners en evenementencoördinatoren hebben wij functiegerichte opleidingen. Wil je met gemeenten binnen de regio de kennis op een breed scala aan onderwerpen vergroten? Dan is de leergang evenementenveiligheid van ESI een goede keuze. Heb je vooral meer diepgaande kennis nodig over crowds en crises? Ook dan kunnen we je verder helpen. We denken graag met je mee over de mogelijkheden.
