Voorbereid op evenementen in het najaar: tips voor gemeenten 

Voorbereid op evenementen in het najaar: tips voor gemeenten 

Er staat de komende maanden nog heel wat te gebeuren in het kader van de heropstart van evenementen. Welke ontwikkelingen spelen er, hoe kan dit uitpakken in de tweede helft van 2021 en wat betekent dit voor de gemeenten? 

Alle evenementen zijn momenteel verboden, zoveel is bekend. De Tijdelijke regeling maatregelen covid-19 waar dit in is opgenomen geldt tot 1 juniMaar wat kunnen gemeenten doen in aanloop naar het moment van opheffen van dit evenementenverbod? Dat is best complex. Want er speelt veel tegelijkertijd. We lopen de belangrijkste ontwikkelingen langs en proberen te duiden wat zij impliceren voor gemeenten. 

Verschuivingen 

Het huidige verbod op evenementen heeft er al voor gezorgd dat een flink aantal organisatoren heeft besloten een nieuwe datum te prikken in de tweede helft van het jaar. In combinatie met de evenementen die dan al jaarlijks plaatsvinden leidt het tot extra drukte op de kalender. Een peiling onder organisatoren, uitgevoerd door Respons, laat zien dat bijna 30% voornemens is het evenement alsnog op een later moment dit jaar wel te organiseren. Tegelijk is te voorzien dat in de tweede helft van 2021 de basismaatregelen en bijbehorende coronavoorschriften voor evenementen in de 1,5 metermaatschappij nog altijd van kracht zijn. 

Gemeenten doen er goed aan om binnen het verband van de veiligheidsregio een concept evenementenkalender voor tweede helft 2021 op te stellen. Dit geeft inzicht en legt mogelijk ook al knelpunten bloot. Wat als bijvoorbeeld twee grote evenementen ieder van dezelfde verkeersroutes gebruik willen maken? Ook de mogelijke impact op de benodigde politiecapaciteit kan worden bezien en wellicht is daardoor al snel een eerste schifting nodig van onwenselijk samenvallen van grote evenementen in één weekend in hetzelfde gebied. De evenementencoördinator van de veiligheidsregio kan hier een belangrijke rol in spelen. 

Garantieregeling 

Op 19 maart jl. werd meer bekend over reeds lang aangekondigde garantieregeling voor evenementen van de Rijksoverheid. Kort gezegd kunnen grootschalige evenementen, die 100 procent afhankelijk zijn van kaartverkoop en in de twee voorgaande editie met annuleringsverzekering hebben plaatsgevonden, in aanmerking komen voor de financiële ondersteuning, wanneer hun evenement na 1 juli onverhoopt als gevolg van corona toch niet kan plaatsvinden. De regeling geldt ook voor evenementen die verschoven zijn naar een datum na 1 juli.  

De impact van deze regeling lijkt met name op gemeenten die grote betaalde events hosten en (buur)gemeenten die hier veel impact van ondervinden. De organisatoren van deze events zullen in de meeste gevallen al een voorgenomen datum bij de vergunningverlenende gemeente hebben kenbaar gemaakt voor de tweede helft van 2021. Is dit niet het geval, dan wordt het zaak om daar nu snel achter te komen. De tweede stap is dan om met de buurgemeenten samen te gaan werken, in kaart te brengen hoeveel dit er zijn en of er een bepaalde extra samenloop in de regio wordt verwacht die kan leiden tot knelpunten. Dat op zich zou namelijk weer gevolgen hebben voor de voorschriften die de gemeente in de vergunning aan de betreffende evenementen moet opleggen. Ook hierin kan de evenementencoördinator hulp bieden en afstemming faciliteren 

Vaccinatie- en testbewijzen 

Een tweede lijn die momenteel wordt uitgezocht is hoe evenementen (en andere publiek toegankelijke voorzieningen) versneld weer open kunnen met behulp van een recent negatief testbewijs of een vaccinatiebewijs. Daartoe wordt momenteel binnen de Rijksoverheid het nodige uitgezocht en ook de uitkomsten van de Fieldlabs evenementen kunnen hier een belangrijke rol in gaan spelen. Als dit mogelijk wordt gemaakt, zouden evenementen wellicht weer zonder 1,5 meternorm kunnen plaatsvinden. Hoe groot deze evenementen dan mogen zijn en wat dit betekent voor de maatregelen aan de deur en op de vloer is nu nog niet bekend. 

Voor gemeenten betekent dit dat er nog veel onzeker is voor de evenementen die anticiperen op loslaten van de 1,5 meternorm en toegangscontrole willen doen op test- en vaccinatiebewijzen. Vermoedelijk wordt hierover in april of mei meer bekend. Pas dan kan worden bekeken wat dit precies betekent voor de opzet en organisatie van deze evenementen. Een vergunning voor die tijd verstrekken lijkt daarmee dus riskant, want mogelijk hebben de uitkomsten van de Fieldlabs en controles aan de deur gevolgen voor het aantal bezoekers, de locatie, de inzet van personeel en de kosten die de organisator extra moet gaan maken. Er moet uiteraard ook nog worden getoetst of de organisatoren hier op een juiste wijze invulling aan kunnen geven, voor er wordt vergund. Organisatoren die voornemens zijn hun evenement onder dit regime te organiseren kunnen daar natuurlijk wel al zelf over voordenken. Zodra duidelijk is of dit inderdaad wordt toegestaan, kan de aanvraag bij de gemeente in behandeling worden genomen. 

Kleinere evenementen 

Het ligt in de lijn der verwachting dat het kabinet kleinere evenementen met lage besmettingsrisicogaat toestaan zonder vaccinatie- of testbewijs. Waarschijnlijk is dit de eerste versoepeling die op 1 juni of wellicht eerder (of later) ingaat. In 2020 ging het onder meer om een verplichting tot placering. Doorstroomevenementen zoals jaarmarkten en kermissen werden in de meeste regio’s toegestaan met de verplichting om met tijdvakken te werken. Alle evenementen moesten de nodige hygiënemaatregelen nemen, bij de deur een vorm van triage toepassen en de loopstromen van elkaar scheiden. Dit pakket aan maatregelen zien we ook al terug in de huidige Tijdelijke regeling maatregelen covid-19.  

Gemeenten kunnen zich op de vergunningverlening van deze evenementen wel al voorbereiden. Door de organisator duidelijk te maken dat hij waarschijnlijk een coronaplan moet indienen waarin hygiëne- en crowd managementmaatregelen zijn uitgewerkt. De vergunning daadwerkelijk al verstrekken is onverstandig. Hiervoor is het wenselijk concreet zicht te hebben op het toestaan van evenementen en de voorwaarden die het kabinet daarbij gaat stellen. Gemeenten kunnen wel al een informatiebijeenkomst beleggen voor organisatoren en hen kennis en inzicht meegeven over wat het betekent om een evenement binnen de 1,5 metermaatschappij te organiseren. 

Wanneer begint het vergunnen?

In dat kader is de brief die het Veiligheidsberaad op 15 maart jl. aan alle gemeenten stuurde relevant. In die brief heeft het Veiligheidsberaad de gemeenten geadviseerd om tot 6 mei geen B en C evenementen in behandeling te nemenIn de media werd dit overigens vertaald naar “geen evenementen tot en met 5 mei”.  

Gezien het bovenstaande lijkt het voor de meeste grotere evenementen inderdaad logisch om nog niet te starten met vergunningverlening; er is simpelweg nog teveel onduidelijk en er is nog geen echt zicht op het einde van het evenementenverbod.  

Maar dit betekent niet dat gemeenten nu niets kunnen doen! Wij adviseren gemeenten: 

  1. Stel een voorlopige evenementenkalender voor 2021 op, gebaseerd op de (voorgenomen) aanvragen die nu al bekend zijn. 
  2. Breng met de adviespartners (waaronder politie en veiligheidsregio) en met de buurgemeenten ikaart of en in welke mate de (verplaatste) evenementen op elkaar inwerken en tot welke knelpunten dat kan gaan leiden.  
  3. Informeer en help organisatoren van evenementen waarvoor de 1,5 meternorm waarschijnlijk wel zal gelden hoe zij al plannen kunnen maken om straks snel door de vergunningenprocedure kunnen lopen. 
  4. Ga nu in gesprek met de organisatoren van evenementen waarbij een samenloop is vastgesteld over de gewenste wijzigingen en verzoek alvast om uitwerking te geven aan geconstateerde knelpunten, zodat deze met de relevante adviseurs kunnen worden besproken. De kans is immers groot dat er straks onvoldoende adviescapaciteit beschikbaar is om in hele korte tijd alle knelpunten voor de hele regio te behandelen. 
  5. Stel per evenement een voorlopig ‘spoorboekje’ voor de procesplanning op, zodat voor alle betrokkenen helder is wat de verwachtingen zijn ten aanzien van het procesverloop en het tijdspad.  
  6. Blijf organisatoren in de eigen gemeente de komende weken informeren over de ontwikkelingen en de consequenties die dit heeft voor hen. Een mooie rol voor de gemeentelijke evenementencoördinator! 
Meer nieuws ›