Vergunningverlening: het begint bij een uniforme basis

Vergunningverlening: het begint bij een uniforme basis

Een blog van Syan Schaap, Event Safety Institute

De vergunningverlener evenementen is heden ten dage een duizendpoot in de gemeentelijke organisatie. Incidenten, beleidsontwikkelingen en personele wisselingen onderschrijven het belang van een uniform kwaliteitsniveau voor deze functie. Het volgen van een gedegen basisopleiding is daarbij een absolute must.

Bijna vijf jaar na het incident met de monstertruck in Haaksbergen schoot dit weekend een auto die wegreed bij een show-evenement in Purmerend het publiek in. Drie omstanders raakten gewond. In het AD viel te lezen dat de organisator het incident betreurde maar dat het niet onder haar verantwoordelijkheid viel. “Haaksbergen” wordt door velen inmiddels betiteld als oud nieuws, de fouten die er werden gemaakt zijn uitgekauwd in rapporten, congressen en cursussen en de sense of urgency om kritisch te kijken naar de vergunningverlening van evenementen lijkt in veel gemeenten getemperd. Toch kan het nog steeds flink misgaan op evenementen en nadien wordt al snel naar de gemeente gekeken.

Vergunningverlener

Het rapport van de Onderzoeksraad voor Veiligheid over Haaksbergen maakt duidelijk dat de gemeente een grote verantwoordelijkheid heeft waar het aankomt op het waarborgen van de publieke veiligheid bij evenementen. Dit begint bij de burgemeester, die duidelijke beleidslijnen moet neerzetten en zich actief moet vergewissen van de kwaliteit van het vergunningenproces dat onder zijn verantwoordelijkheid wordt uitgevoerd. Soms moet hij ook zelf de beslissing nemen om een evenement met de bijkomende risico’s wel of niet door te laten gaan. Toch is de meest bepalende factor in de gemeente voor het doorlopen van een veiligheidskritisch proces in de meeste gevallen niet de burgemeester zelf, het is de vergunningverlener.

U zult zich mogelijk niet herkennen in het beeld dat de vergunningverlener zo’n dominante factor is. De organisator moet immers zelf zorgen voor een veilig evenement, adviseurs van diverse externe diensten denken mee over de veiligheid en binnen de gemeente zijn er meer functionarissen betrokken bij de veiligheid. En daarbij geldt: in iedere gemeente is het anders geregeld. Het punt dat ik wil maken is dat de vergunningverlener zijn of haar werk doet onder mandaat van het bevoegd gezag, de burgemeester, en namens hem of haar moet beoordelen onder welke voorwaarden een evenement veilig kan plaatsvinden. Het is in eerste aanleg de vergunningverlener die beoordeelt of de activiteit risico’s oplevert en of die voldoende zijn gewaarborgd met de plannen en de beheersorganisatie die de aanvrager neerzet. Het is aan hem om te beoordelen of er advies nodig is van politie, brandweer, GHOR of andere diensten. Het is aan hem om te bepalen of die adviezen worden overgenomen in de vergunning. En dan heeft de vergunningverlener nog de uiterst belangrijke taak om de gestelde voorschriften over te brengen op de aanvrager, zodat die zich bewust is van wat hij moet doen, hoe hij dit moet doen en waarom dit nodig is.

Uniform kader, praktische verschillen

De vergunningverlener werkt vanuit het juridische kader van de landelijke wetgeving. De basale werkinstructies voor het te doorlopen proces staan in de basis in de Algemene wet bestuursrecht. In deze wet vinden we onder meer welke termijnen gelden voor de afhandeling van een aanvraag, hoe om te gaan met aanvragen die niet genoegzaam zijn en dat besluiten over het verlenen van een evenementenvergunning bekend moeten worden gemaakt aan belanghebbenden. Tot zover is dit kader landelijk uniform.

Het praktische werkproces van vergunningverlening kent veel meer facetten dan in het juridisch kader zijn opgenomen. Bijvoorbeeld: zijn er evenementen die uitgezonderd zijn van de vergunningplicht, moeten zij melding doen en welk behandelproces wordt daarbij gehanteerd? Werkt de gemeente met meerjarenvergunningen en zo ja, wat houdt dit in voor de behandelaanpak in jaren dat er geen nieuwe vergunning wordt verleend? Wat bespreekt de gemeente al met de aanvrager voor de formele aanvraag van een evenementenvergunning, worden dan ook al plannen besproken met adviseurs en welke status hebben die overleggen? Hoeveel tijd is er nodig om het werk goed te kunnen doen bij een complex evenement en hoe verhoudt dit zich tot de indieningstermijn die de gemeente in de APV heeft opgenomen?

Deze en vele andere vragen komen op het bordje van de vergunningverlener. Zeker wanneer de gemeente geen concreet uitgewerkt uitvoeringsbeleid heeft, is het vaak de vergunningverlener die zelf moet bepalen wat de meest wenselijke aanpak is. De landelijke handreiking evenementenveiligheid biedt enige houvast, met name waar het gaat om algemene lijnen en het maken van een onderscheid in behandelaanpak tussen A-, B- en C-evenementen. Maar op veel vragen geeft de HEV ook geen antwoord. Juist voor die punten zien we in de praktijk dat gemeenten behoorlijk uiteenlopen in hun aanpak, wat soms niet te verklaren verschillen oplevert.

Opleiding als basis

Het goede nieuws is dat bij ons eigenlijk al best goed in beeld is wat een goede aanpak is van vergunningverlening van evenementen. Diverse gemeenten hebben uitvoeringsbeleid ontwikkeld dat een solide basis biedt voor een kwalitatief goed vergunningenproces. Veiligheidsregio’s hebben regionale kaders en handreikingen opgesteld die aan de samenwerking tussen gemeenten en adviserende diensten meer houvast geven. ESI heeft in de afgelopen jaren veel van deze best practices van lokale en regionale werkwijzen uit het hele land verzameld. Wij vertalen dit in onze opleidingen, waaronder de cursus Vergunningverlener evenementen.

Waarom is een opleiding nu zo’n belangrijke basis? Niet alleen omdat je daarmee voorkomt dat je pas gaat leren als het misgaat. Ook gezien de trend van meer regionale uniforme werkafspraken, zijn gemeenten en adviserende diensten gebaat bij een meer uniforme manier van werken. We zien daarnaast de trend van toenemende personele wisselingen onder vergunningverleners. Steeds vaker moeten tekorten worden opgevuld met tijdelijke inhuur vanuit detacheringsbureaus. Juist dan is het prettig als de medewerker in kwestie een manier van werken heeft aangeleerd die aansluit op de gebruikelijke manier van werken in de desbetreffende gemeenten. En dan nog niet te spreken over ambtelijke fusies, gemeentelijke samenwerkingsorganisaties en uitbesteding van vergunningverlening aan regionale uitvoeringsdiensten. Ook in die gevallen is het wenselijk dat het vak “Vergunningverlener evenementen” op een uniforme, professionele manier wordt uitgevoerd door medewerkers die een daartoe een goede scholing hebben gehad, waarin ze heldere werkkaders hebben aangeleerd.

Bent u zelf vergunningverlener, teamleider VTH bij een gemeente of wellicht werkzaam bij een detacheringsbureau en wilt u investeren in een uniforme, professionele standaard? De cursus vergunningverlener evenementen wordt in open inschrijving aangeboden op 1, 2 en 3 oktober in Utrecht.

Desgewenst kunnen we ook uw team vergunningverleners op uw locatie komen opleiden, rekening houdend met lokaal beleid en werkafspraken in de regio.

Meer informatie en inschrijven

Meer nieuws ›