Nu de kansen op temperaturen onder nul beginnen te stijgen, begint het schaatsbloed bij menigeen te stromen. Maar kunnen er in de komende maanden toertochten worden georganiseerd en zo ja, is hier dan voldoende over “voorgedacht” in het licht van de huidige Wet tijdelijke maatregelen covid-19? Om hier duidelijkheid over te krijgen sprak onze adviseur Ben Jan van der Klis met Rieks Poelman, voorzitter sectie natuurijs van de Koninklijke Nederlandse Schaatsbond (KNSB).
Bijzonder sportevenement
Een schaatstoertocht organiseren wordt onder de auspiciën van de KNSB gedaan. In een koude winter kunnen dit er wel 100 zijn, vaak startend met 30 toertochten in de provincies Groningen, Drenthe en Overijssel. In gemeenten zoals bijvoorbeeld Steenwijkerland worden er toertochten georganiseerd met meer dan 20.000 deelnemers. En dit zijn dan de officiële deelnemers, vertelt Poelman. “Vaak kun je het aantal officiële deelnemers met drie vermenigvuldigen”. “Dit zijn de zwartrijders die overal langs de walkant de schaatsen onderbinden en dezelfde tocht schaatsen”. “Het is onmogelijk om dit met reëel voorzienbare maatregelen te voorkomen of te beveiligen. De lengte van een toertocht strekt zich tot wel 80 kilometer uit.”
Dit vergt uiteraard een behoorlijke organisatie, waarbij er “voorgedacht” moet worden over parkeren en verkeer, de inrichting van de start- en finishlocatie (bij toertochten is dit altijd dezelfde locatie), de informatievoorziening aan bezoekers en het verdelen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden onder de vrijwilligers. Pre-corona is dit al een behoorlijke uitdaging, maar met 1,5 meter afstandseisen is dit een nog grotere uitdaging.
Evenementenvergunning
Organisatoren van toertochten vragen zes weken voor de toertocht een evenementenvergunning aan bij de gemeente waarin deze wordt georganiseerd. Vaak zijn dit toertochten die al jarenlang bestaan en waar de plannen voor op de plank (klaar) liggen. Gelet op het huidige verbod op evenementen en de afhankelijkheid van het weer, zijn die zes weken voorafgaand aan het evenement geen reële optie. “Gemeenten moeten contact leggen en zich voorbereiden op een toertocht”, zegt Poelman. Dit staat onder spanning gelet op het huidige verbod op evenementen”. “Is er geen voorbereiding, dan gaan schaatsers niet gecontroleerd het ijs op met alle risico’s van dien”.
Twee kwaden
Volgens Poelman moet er dus worden gekozen tussen twee kwaden. “Gemeenten zullen zich hierin hopelijk flexibel opstellen”. Echt zicht hierop heeft Poelman op dit moment niet. “Er zijn gemeenten die in gesprek zijn met organisatoren, maar er zijn ook gemeenten die nu geen evenementen willen bespreken”. Poelman ziet wel dat er minder inlevingsvermogen zit bij de nieuwere ambtenaren, wat tot een meer zakelijke kijk leidt op de organisatie van de toertochten. Burgemeesters zijn zich daarbij ook meer bewust van hun rol als eindverantwoordelijke voor openbare orde en veiligheid en wegen verantwoordelijkheden nu anders af dan voorheen. Organisatoren vragen zich af tot waar hun verantwoordelijkheid loopt, zeker in relatie tot anderhalve meter afstand houden. “Deelnemers hebben hier ook zeker een eigen verantwoordelijkheid in” vindt Poelman.
Organisatie
De uitdaging bij een toertocht zit hem in het feit dat er niet eerder dan 3 x 24 uur voorafgaand aan een toertocht wordt besloten of deze doorgaat. De gehele organisatie dient dus in deze 72 uur te worden uitgevoerd. “De reden hiervoor is dat wanneer het eerder wordt gecommuniceerd, het ijs al kapot wordt gereden”. De organisator van een toertocht dient zijn vrijwilligers dus in die 72 uur beschikbaar te hebben. “Er wordt dan dag en nacht gewerkt” vertelt Poelman. “Maar er is een enorme bereidwilligheid, niet alleen onder de vrijwilligers, maar in de hele gemeenschap”. “Voor het oplossen van problemen ontstaat er een enorme inventiviteit”.
“Er zijn geen inkomsten voor een organisator eerder dan die 72 uur”. “Leveranciers van portocabins, banken en tenten worden al wel voor geïnformeerd en kunnen zich zodoende voorbereiden en op tijd leveren”.
De gemeente staat klaar om de verkeersborden te plaatsen. Het verkeersplan is doorgaans al bekend van voorgaande jaren en kan dan direct worden uitgevoerd. Parkeervoorzieningen zijn gehuurd en de grond van de weilanden is gelukkig vaak hard door de vorst.
Er zijn twee keiharde voorwaarden om tot een “go” voor een toertocht te komen; de burgemeester moet toestemming geven vanuit zijn of haar rol als eindverantwoordelijke voor openbare orde en veiligheid en de ijsdikte moet 12 centimeter zijn. Hiervoor is de KNSB verantwoordelijk. Bij een officiële toertocht die onder de voorwaarden van de KNSB wordt georganiseerd zie je dan ook de KNSB-vlag wapperen.
Stappenplan
De KNSB heeft duidelijk haar verantwoordelijkheid genomen en adviseert organisatoren over aanvullende maatregelen die nodig zijn om een toertocht met de anderhalve meter eisen te kunnen organiseren. Hiervoor heeft de KNSB een stappenplan gemaakt dat organisatoren kunnen gebruiken. We bespreken hier de hoofdpunten uit dit stappenplan.
Stap 1: Bepaal op basis van de maatregelen en de ruimte om en op de startlocatie het maximum aantal bezoekers per keer/per tijdslot te kunnen ontvangen.
Als we over duizenden deelnemers spreken, zullen deze in tijdsloten moeten starten. Hiervoor biedt de KNSB een ticketreserveringssysteem aan waar organisatoren gebruik van moeten maken. Deelnemers zullen hun startticket moeten laten scannen bij de startlocatie. Zo kan er bijvoorbeeld in drie startblokken per uur worden gestart met 100 deelnemers per startblok. Bij grote toertochten zullen er dus meerdere startlocaties aanwezig moeten zijn om alle deelnemers binnen twee tot drie uur te laten starten. De verdeling tussen snelle (40%) en langzamere schaatsers (60%) is bij de meeste toertochten gelijk. Dit kan worden meegenomen in de verdeling van de tijdsloten.
Schaatsers zullen hun schaatsen moeten onderbinden. Om dit veilig te organiseren, kunnen er banken worden neergezet met op elke bank bijv. maximaal drie deelnemers als de bank 4,5m breed is. Dit is een goede maatregel om te voorkomen dat er teveel schaatsers tegelijk het ijs op gaan.
Stap 2: Zijn er voldoende vrijwilligers om alle maatregelen in te regelen en de toestroom van mensen in goede banen te leiden?
Er zijn organisatoren van toertochten die al hebben aangegeven niet aan de aanvullende maatregelen te kunnen voldoen om de toertocht te organiseren. De kosten-batenanalyse is hierbij vaak van doorslaggevend belang.
Stap 3: Bepaal op basis van stap 1 en 2 of jullie de tocht willen uitschrijven wanneer er voldoende ijs ligt (12cm). Wanneer jullie het niet organiseren, informeer eventuele liefhebbers via de lokale media.
Vanuit het DIM-ICE model is hier de I van informatievoorziening een belangrijke factor. Dat geldt zeker voor het tijdig, of op het laatste moment deelnemers kunnen informeren over het annuleren van een toertocht. Dit voorkomt teleurgestelde deelnemers die toch naar de startlocatie komen.
Stap 4: Bepaal het maximum aantal schaatsers op het ijs.
De KNSB hanteert de norm van 1 schaatser per 25m2 op het ijs. De rekenhulp die de KNSB aan organisatoren meegeeft: het traject is bijvoorbeeld 3 meter breed, elke schaatser neemt 25m2 in. Op 1 kilometer ijs is dat 3000 m2 : 25 = 120 deelnemers per km/per startplaats. Per 15 minuten = 120 x 4 = 480 deelnemers per uur/per startlocatie). Poelman geeft daarbij aan dat het bepalen van deze normen voor 80% op basis van nuchter en reëel nadenken is gedaan.
Stap 5: Bepaal het maximum aantal bezoekers dat jullie tocht coronaproof aankan. Dit is het laagste aantal uit stap 1 (parkeren e.d.) of uit stap 4 (ijsoppervlakte).
Het is van essentieel belang om goed na te denken over parkeren en vervoer bij een toertocht. Duizenden deelnemers leidt tot veel vervoersbewegingen in en rondom een dorp of een stad. De KNSB adviseert organisatoren om te rekenen met drie personen per auto. Er zal door de organisator in samenwerking met de gemeente een gedegen verkeersplan aanwezig moeten zijn.
Stap 6: Maak op basis van het maximum aantal deelnemers de afweging voor wie je open bent en hoe je het aantal bezoekers reguleert.
Adviezen voor een organisator:
- je moet spreiden (tijdslots) vanwege de capaciteit van het ijs
- je maakt gebruik van het door de KNSB aangeboden reserveringssysteem
- communiceer niet alleen naar de leden, maar ook lokaal naar niet-leden!
Stap 7: Maak een toegangsbeleid en richt een gezondheidscheck in. De gezondheidscheck kan o.b.v. het ticket en het scannen van een QR code.
De adviseur GHOR zal bij (sport)evenementen een rol gaan spelen aangaande het adviseren op het (aanvullende) gezondheidsplan van de organisatie. Er zal wellicht een nadere analyse van de gezondheidsrisico’s moeten worden gemaakt. De maatregelen om deze risico’s zo klein mogelijk te houden, zullen dan in het gezondheidsplan moeten worden verwerkt door de organisator.
Aanvullend op bovenstaand stappenplan stelt de KNSB als voorwaarde dat de organisator een plattegrond en plan van aanpak maakt voor het inrichten van de startlocaties.
De volgende zaken zijn daarbij van belang:
- gebruik van de toiletten en het schoonhouden;
- hygiënemaatregelen: desinfectiezuilen, water en zeep, doekjes etc;
- zitplaatsen op banken markeren? Of stoelen op 1.5 meter;
- advies of verplichting van mondmaskers;
- herkenbaarheid van de coronacoördinator;
- hoe om te gaan met personen die zich niet conformeren aan de gestelde regels;
- het communiceren over jullie plannen met de geïnteresseerde schaatsers in de omgeving.
Aanvullende maatregelen
Om geen ophopingen van deelnemers te krijgen, adviseert de KNSB om geen toestemming te geven voor koek en zopie tenten, maar het blijft aan de gemeente om hier wel of geen toestemming voor te geven. Andere maatregelen die de KNSB neemt om ophopingen te voorkomen zijn:
- geen stempellocaties tijdens de toertocht voor de deelnemers; geef de deelnemers na afloop wel een medaille, maar plaats geen controleposten onderweg;
- geen horeca bij de start- en finishlocatie onder de verantwoordelijkheid van de organisator;
- geen media toelaten bij de start- en finishlocaties; dit zorgt er namelijk voor dat deelnemers in beeld willen komen met het risico dat ze dicht op elkaar gaan staan. Dit geldt tevens voor live webcams die nog wel eens worden geplaatst; voorkom dit want ook hier klonteren deelnemers samen om in beeld te komen.
Adviserende diensten
Toertochten vinden in verschillende veiligheidsregio’s plaats. We zien dat er in de veiligheidsregio’s verschillend wordt gedacht over veiligheid op en rondom toertochten. “Dit heeft vaak ook met ervaring te maken” vertelt Poelman. “Het zou fijn als de KNSB met de veiligheidsregio’s in gesprek kan gaan over de organisatie van de toertochten”.
Dit geldt ook voor de gemeenten waar toertochten worden georganiseerd. “Er zijn gemeenten die een aparte projectgroep formeren en vanaf september met alle stakeholders aan de slag gaan om de toertochten voor te bereiden, tot gemeenten die een toertocht niet anders benaderen dan elk ander evenement”.
Gelukkig zijn er niet veel voorbeelden van gemeenten waar toertochten plaatsvinden die niet onder de voorwaarden van de KNSB worden georganiseerd. “Er zijn een paar gevallen bekend in de regio Brabant” vertelt Poelman. “Een burgemeester die daar toestemming voor geeft, moet zich heel goed achter zijn of haar oren krabben”.
Natuurijsverenigingen
Er zijn in Nederland ongeveer 900 ijsverenigingen waarvan er 450 lid zijn van de KNSB en dus 450 ook niet. Voor de ijsverenigingen die zijn aangesloten bij de KNSB is er tevens een stappenplan gemaakt dat veel lijkt op het stappenplan voor het organiseren van de toertochten. “We staan altijd open om in gesprek te gaan met ijsverenigingen die niet bij de KNSB zijn aangesloten” zegt Poelman.
Gemeenten die een natuurijsvereniging binnen hun gemeentegrenzen hebben liggen die niet is aangesloten bij de KNSB, verdienen extra aandacht. Ook zij moeten aantonen dat ze hebben nagedacht over coronamaatregelen in relatie tot onder meer het maximale aantal deelnemers op het ijs en bijvoorbeeld het scheiden van loopstromen.
Gemeenten die vragen of advies willen hebben kunnen contact opnemen met onze adviseur Ben Jan van der Klis via benjan@esi.email of via info@esi.email. Uiteraard kan dit ook via de KNSB; www.knsb/corona