Door Daniël Schipper
De Nederlandse evenementensector geeft steeds vaker aan onder druk te staan. Niet alleen door toenemende kosten maar ook door strengere toepassing van regels en procedures. In onze eerdere blog ‘Deregulering van evenementen: lust of last?’ vroegen we ons af of minder regels automatisch tot minder zorgen leidt. Kortgeleden stelden we in ‘Toegenomen regeldruk of eigenlijk meer een betere naleving van al bestaande regels?’ juist de vraag of de regeldruk werkelijk groeit, of dat gemeenten simpelweg strakker handhaven. Hoog tijd om de balans opnieuw op te maken – want de praktijk roept, en het geluid wordt steeds luider.
De balans is zoek
Evenementen zijn cruciaal voor het sociale en culturele weefsel van Nederland. Ze brengen mensen samen, zorgen voor levendigheid in steden en dorpen, en veel draaien vaak grotendeels op vrijwilligers. Maar wie vandaag de dag een festival, dorpsfeest of sportevenement wil organiseren, krijgt te maken met een web aan vergunningen, meldingen, protocollen en voorwaarden. Van geluidsnormen tot verkeersplannen, van brandveiligheid tot voedselverkoop: alles moet tot in detail kloppen – en daar wringt het.
Volgens het rapport ‘Regeldruk bij vrijwilligersorganisaties en filantropische instellingen’ (2023) van Sira Consulting B.V. lopen vooral kleinere organisaties vast. Zij missen vaak de middelen en juridische kennis om aan alle eisen te voldoen. De regeldruk werkt hier niet als waarborg voor veiligheid, maar als barrière voor initiatief. En dat is precies wat het manifest ‘Het feest van de toekomst’ (2025) van de Vereniging van Evenementenmakers aankaart: regels zijn belangrijk, maar de balans is zoek. Wat begon als bescherming, voelt nu steeds vaker als verstikking.
“Een evenementenvergunning zou niet ingewikkelder moeten zijn dan het organiseren zelf.” Met die zin raakt Jasper Konings de kern van het probleem. De afgelopen maanden deed hij onderzoek naar de vergunningenwereld van evenementen in Brabant en scheef hierover onlangs voor ESI een blog over. Organiseren is een vak. Maar het proces is soms zó complex, dat het lijkt alsof de regels belangrijker zijn dan het evenement zelf.
Vier structurele knelpunten
Jasper Konings deed onderzoek naar de Brabantse vergunningspraktijk en kwam tot vier hoofdthema’s. Deze herkennen wij en we komen deze met regelmaat tijdens onze opdrachten in het land tegen:
- Risicocategorisering & behandeling. Onzekerheid over hoe een evenement wordt ingeschat – risicovol of niet – zorgt voor verwarring. Vergunningverleners binnen gemeenten hanteren regionaal beschikbare behandelscans zeer verschillend en lijken deze veelal risicomijdend in te vullen. Ook worden risico’s nog te vaak ingeschat vanuit de ‘onderbuik’ en te vaak nog blijven methodische risicoanalyses (zoals bijvoorbeeld de Riskom) achterwege.
- Toegankelijkheid van regelgeving. De wet- en regelgeving is vaak juridisch geformuleerd, verspreid over verschillende bronnen en niet afgestemd op de praktijk van vrijwilligers en kleine organisaties. Voor wie geen juridische achtergrond heeft, is het vaak zeer lastig om te begrijpen wat er is een specifieke situatie nu wordt verlangd. Zo wordt in het Besluit BGBOP (2018) gesproken over begrippen als ‘in georganiseerd verband’, ‘besloten ruimte’, ‘grens van een plaats’ en ‘spiegelsymmetrische afstand’. Het lijkt soms wel geheimtaal!
- Gebrekkige samenwerking. Gemeenten hebben ook belang bij het plaatsvinden van een evenement, maar organisatoren ervaren niet altijd een meewerkende houding. Zij missen nog te vaak vaste aanspreekpunten voor initiatiefnemers, terwijl goede samenwerking met gemeenten en hulpdiensten essentieel is voor veilige en goed georganiseerde evenementen.
- Kennisverlies. Door personeelsverloop verdwijnt ervaring en kennis, zowel bij gemeenten als bij hulpdiensten. Dat leidt tot opnieuw het wiel uitvinden en tot willekeur in de beoordeling. In ons land zijn er weinig landelijk erkende praktijkrichtlijnen voor evenementen (zoals de Purple Guide dat is in het Verenigd Koninkrijk) en als gevolg daarvan is de diversiteit in risicobeoordeling en regulering gigantisch, zelfs binnen regio’s. Opleidingen op het gebied van veiligheid en vergunningverlening worden alleen gevolgd in gemeenten en regio’s die daarvan het belang inzien.
Tekst gaat verder onder de afbeelding.
Regeldruk verstikt het feest
De Vereniging van Evenementenmakers sloeg vrijdag 22 augustus 2025 alarm in haar manifest ‘Het feest van de toekomst’. De boodschap is: we dreigen de kracht van evenementen te verliezen door regels die te veel tijd, geld en energie kosten. Vooral kleinere en vrijwillig gedragen initiatieven dreigen te verdwijnen omdat het systeem niet meer is gebouwd op vertrouwen, maar op beheersing. Daar sluit het rapport van Sira Consulting, op aan: voor vrijwilligersorganisaties is de regeldruk soms een drempel die ze niet meer kunnen nemen. Het gevolg: minder evenementen, minder betrokkenheid, minder levendigheid.
Regels zijn geen doel op zich
Niemand, en zeker wij niet, pleit voor roekeloosheid. Evenementen vragen om veiligheid, goede afspraken en duidelijke verantwoordelijkheden. Maar het proces moet dienend zijn – niet overheersend. Het huidige vergunningenlandschap is een doolhof waar zelfs ervaren organisatoren soms in verdwalen. Dat is niet alleen inefficiënt, het leidt niet tot veilige evenementen.
Tijd voor concrete stappen
De oplossing zit niet in nóg een werkgroep of beleidsnotitie, maar wel in:
- Heldere taal en eenvoudige formats, afgestemd op vrijwilligers en kleine organisaties.
- Structurele kennisdeling tussen gemeenten, diensten en organisatoren.
- Vaste aanspreekpunten, zodat samenwerking de norm wordt, niet de uitzondering.
- Durf tot maatwerk, gebaseerd op vakkennis en vertrouwen.
- Focus op reëel voorzienbare risico’s, niet op ieder denkbeeldig gevaar.
ESI helpt gemeenten én organisatoren vooruit
Bij ESI zien we dagelijks waar het wringt – en waar het wél werkt. Met onze jarenlange ervaring in de evenementenwereld en door het bieden van cursussen en opleidingen, helpen we zowel gemeenten als organisatoren om grip te krijgen op het proces, zonder het initiatief te verstikken. Of het nu gaat om risicobeoordeling, vergunningstrajecten of samenwerking tussen partijen: we zorgen voor kennis, structuur en vertrouwen. Want het feest van de toekomst begint met duidelijkheid vandaag.
