Een blog van Ben Jan van der Klis, Event Safety Institute
Eerste hulp
Meerdere keren per jaar wordt ESI benaderd door een gemeente of een organisator van een evenement die het even helemaal niet meer ziet zitten en snel “eerste hulp” nodig heeft. Wij zijn dan vrijwel altijd in staat om snel te schakelen en een project alsnog tot een goed einde te helpen brengen.
In deze blog deel ik graag mijn ervaringen van een aantal projecten, waarbij vaak dezelfde uitdagingen zich aandienen en dezelfde hordes dienen te worden genomen, om toch met elkaar als winnaar over de finishlijn te komen; het verlenen van de evenementenvergunning en het veilig en goed georganiseerd verlopen van het evenement!
Bijzondere evenementen
Wanneer er geen hek om een evenement kan worden gezet, er geen kaartverkoop is, je afhankelijk bent van de bestaande infrastructuur en het een paar duizend bezoekers kan schelen wanneer het goed weer is of slecht, dan heb je de aandacht van de verantwoordelijken van de gemeente en de hulpverleningspartners.
Weinig grip op een aantal elementen hebben, leidt vaak tot gevraagde aanscherpingen in de planvorming vanuit de diensten. En dat gegeven brengt vaak onbegrip en spanningen bij de, vaak, vrijwillige organisatoren die deze aanscherpingen niet begrijpen en deze dan ook moeilijk in de planvorming kunnen vertalen. Met deze ingrediënten kloppen een aantal gemeenten dan aan met de vraag of we kunnen helpen.
Multidisciplinaire risicoanalyse
Als we naar de verschillende fases van het evenementenproces (zie figuur hieronder) kijken, valt het op dat er in de analysefase vaak wel monodisciplinaire risicoanalyses worden gemaakt, soms ook helemaal niet, maar dat er weinig gezamenlijke (multidisciplinaire) risicoanalyses worden gemaakt.
Waarom dit niet gebeurt? Mijn idee is dat de betrokken partijen zich niet realiseren dat ze dit gezamenlijk kunnen doen. Wanneer de risicoanalyse wel gezamenlijk wordt gemaakt, zie je dat er vanuit de diensten en de organisatie begrip komt voor elkaars standpunten, men elkaar beter begrijpt en dat er cohesie tussen partijen ontstaat. Het inventariseren en categoriseren van risico’s en het bedenken van (beheers)maatregelen om deze risico’s zo klein mogelijk te houden, is de basis voor het maken van het veiligheidsplan door de organisatie.
De RISKOM-methode is dan een nuttige tool die door ESI is ontwikkeld om specifiek in te zoomen op de risico’s bij evenementen.
SMART beschrijven scenario’s
Het bestrijden van de meest reëel voorzienbare risico’s met de maatregelen zien we terug in de beschreven incident- en calamiteitenscenario’s. Valkuilen die ik hier zie zijn het niet SMART beschrijven van de scenario’s met de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per scenario.
Dan zijn we inmiddels al overgegaan naar de volgende fase; de planvorming.
Veiligheidsplan
Het maken van een veiligheidsplan brengt voor een vrijwillige organisator al gauw problemen met zich mee. Simpelweg omdat er te weinig kennis en ervaring aanwezig is bij deze organisatoren. Veelgehoorde dooddoener is “we doen het al 40 jaar zo en het gaat altijd goed…”
Het is bijzonder als je bedenkt dat er geen kwalificatie-eisen worden gesteld aan een evenementenorganisator, hoe groot of klein het evenement ook is, dus ook geen basiskennis over crowd management en veiligheid.
De hulpvraag van de gemeente is dan ook vaak om de organisator te helpen met het schrijven van een kwalitatief goed veiligheidsplan. Niet onlogisch; dit plan is cruciaal voor vergunningverlening van het evenement of niet.
En daar kan een burgemeester behoorlijke bestuurlijke buikpijn en soms zelfs slapeloze nachten van hebben. Het verbieden van een evenement is vaak geen optie gelet op het sociaal maatschappelijk karakter van het evenement, soms de economische en zelfs de bestuurlijke belangen die een evenement met zich kan brengen. Maar een vergunning verlenen op basis van een slecht veiligheidsplan kan weer voor behoorlijke bestuurlijke risico’s zorgen, waarvan we de voorbeelden allemaal kennen.
Gemeenten zien gelukkig steeds vaker dit afbreukrisico en zorgen er dus voor dat organisatoren met een goede planvorming komen, soms dus met hulp van ons. Wanneer ik een organisator adviseer en mee help met het schrijven van het veiligheidsplan, is het belangrijk om ze verantwoordelijk te maken voor het plan. Het is en blijft hun plan dat zij straks in de operatie moeten gaan gebruiken.
Voorbereidingsfase
Met dit bruggetje belanden we gelijk in de voorbereidings- en preparatie fase.
Het vertalen van de planvorming naar de operatie is een belangrijke fase. Het maken van de draaiboeken, specifieke briefings, taak- en positiekaarten, calamiteiten- en ontruimingsteksten en alle betrokken partners op vlieghoogte brengen over wat hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn bij de verschillende scenario’s; van de vrijwilliger achter de bar, tot de verkeersregelaar die 3 kilometer buiten het evenemententerrein op positie staat.
Wanneer er geen goede planvorming is, kan er ook geen goede vertaling naar deze fase zijn en zie je dat een organisatie in de uitvoering niet flexibel is en dus niet kan handelen bij onverwachte gebeurtenissen; men heeft het al te druk genoeg met de zaken die al beter voorbereid hadden kunnen worden.
Een advies dat ik wil geven in deze fase; organiseer een doorleefsessie twee tot drie weken voor het evenement. Laat de organisatie en de diensten één of twee scenario’s “doorleven” en zich bewust maken van elkaars aanwezigheid, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de rollen.
In deze fase sta ik een organisator bij door templates aan te leveren voor briefings, taak- en positiekaarten en voor de calamiteiten- en ontruimingsteksten. Uiteraard dienen deze dan wel specifiek te worden gemaakt, maar dienen wel als goede basis.
In de drie voorbereidingsfasen heb ik mooie dingen zien ontstaan, bijvoorbeeld het maken van een gedegen crowd managementplan, met input van alle betrokken partijen, om op drukte te kunnen sturen wanneer er grote drukte op een plein of bepaalde straten wordt verwacht. Vaak kijken organisatoren hier met argusogen naar, maar als ze de uitvoering zien en merken dat de baromzet stijgt, omdat de bezoekers makkelijker en sneller bij de bar kunnen komen, worden het lachende ogen.
Mooi en intens
Het proces dat ik bij de verschillende evenementen met de verantwoordelijke vanuit de gemeente, diensten en organisatoren doorloop, ervaar ik als mooi en intens. Als ik kijk wat we in twee jaar bij kermis Zeelst in Veldhoven, Leidens Ontzet in Leiden en de kermis in Hoorn hebben bereikt, dan mogen de betrokkenen alleen maar trots zijn; er wordt gestuurd op drukte door het tijdelijk kunnen afsluiten van drukke pleinen en straten, waardoor de drukte beheersbaars is geworden en in 2020 zullen daar weer de volgende vervolgstappen worden gezet.
Ook in Breda heb ik dit proces bij de eerste editie van Koningsdag in het centrum van Breda mogen begeleiden en bij het Jazzfestival in dezelfde stad; een prachtig evenement wat door het gehele centrum van Breda loopt. Ook in Rotterdam bij de Wereldhavendagen in de afgelopen drie jaar, in Best bij het 200-jarig bestaan en in Schiedam bij de Brandersfeesten afgelopen zomer, heb ik de gemeente, de diensten en met name de organisatoren met hulp en advies mogen bijstaan.
U ziet, we komen u, waar ook in het land graag helpen bij één van de evenementen waar u wellicht stiekem wel eens buikpijn van heeft (gehad) of een slapeloze nacht….
Kan ik of één van mijn collega’s u helpen met advies, neem gerust contact op via benjan@esi.email of via info@esi.email.