Enkele uren voor de start is zondag 29 september de halve marathon van Texel afgelast. De organisatie nam dit besluit na een zorgvuldige risicoafweging, waarin actuele weersinformatie cruciaal was. Een besluit tot afgelasting vanwege risicovol weer is moeilijk en kan grote gevolgen hebben. We geven u enkele tips om goed te anticiperen op de gevolgen.
Zaterdag 28 september. In diverse nieuwsberichten wordt duidelijk dat dit weekend vanwege het onstuimige weer (wind, regen) veel evenementen worden afgelast. De organisatie van de halve marathon van Texel heeft op de dag ervoor alle deelnemers al persoonlijk gewaarschuwd voor het onstuimige weer en roept hen op zich bewust en zorgvuldig voor te bereiden. Op zondagochtend om 8:00u moet de organisatie helaas alsnog het besluit nemen tot afgelasting, omdat de aanhoudend harde zuidwestenwind teveel veiligheidsrisico’s oplevert. Ze neemt het besluit in nauw overleg met de betrokken instanties, vroeg op de ochtend, zodat deelnemers niet onnodig aan de start verschijnen. De burgemeester van Texel bevestigt op Twitter dat de organisatie tot het besluit is gekomen en vraagt deelnemers om begrip: “Organisatoren van evenementen zijn verantwoordelijk voor uw veiligheid. Nooit leuk en moeilijk af te moeten lassen als veiligheid in het geding is. Vraag uw begrip voor aflassen. Het is een keuze die niet zomaar is gemaakt.”
Warmte
Eerder deze maand had de Dam tot Damloop te maken met een andere vorm van risicovol weer: warmte. Bij hardlopen wordt een grote inspanning geleverd. De lichaamstemperatuur loopt op en kan kritisch worden, met alle mogelijke gevolgen van dien. Oververhitting is één van de grootste risico’s voor een hardloopevenement. De organisatie van de Dam tot Damloop besloot tijdens het evenement de laatste twee startgroepen niet te laten starten, om te voorkomen dat er een capaciteitsgebrek zou ontstaan in de medische hulpverlening aan deelnemers. Door dit besluit konden 4.000 van de 46.000 deelnemers niet starten. Ook dit was risicovol weer, maar met totaal andere oorzaken en impact.
Grote gevolgen
Een beslissing om een evenement af te gelasten kan de organisator, de gemeente en betrokken hulpdiensten in een lastig parket brengen. De potentiële gevolgen van doorgang en afgelasting kunnen beide groot zijn. Vooral risicovol weer is een scenario dat zich vaak moeilijk laat inschatten: hoe hard het gaat waaien, of er onweer bij zit en of de evenementlocatie wel of niet wordt getroffen, zal pas heel kort vooraf duidelijk worden. Zo maakten wij eerder dit seizoen mee dat een naderend noodweer rakelings langs een festival trok dat al in volle gang was; afgelasting had in dat geval meer negatieve impact gehad dan het laten doorgaan.
Hoe kunt u anticiperen?
Er is niet één oplossing voor het omgaan met risicovol weer, ieder evenement is immers anders en ook de locatie, het type weersomstandigheden en zelfs het type publiek kunnen vragen om specifieke keuzes. Wel kunt u een aantal stappen nemen die helpen om tijdig een weloverwogen besluit te nemen:
- Neem het scenario mee in een gezamenlijke risicoanalyse met organisator en hulpdiensten;
- Anticipeer op de besluiten en maatregelen en laat de organisator dit uitwerken in het veiligheidsplan;
- Neem een goed weerbureau in de arm dat nauwkeurige voorspellingen doet en met u meedenkt over de gevolgen voor het evenement;
- Anticipeer op benodigde inzet van personeel en middelen voor een show-stop of ontruiming bij risicovol weer, vertaal dit naar afspraken met leveranciers en briefings van medewerkers;
- Doorleef het scenario in een doorleefsessie, enkele weken voor het evenement. Zo komt u erachter of alle betrokkenen hetzelfde beeld hebben over de juiste aanpak;
- Verzeker het evenement tegen risicovol weer, let daarbij op dat de verzekeraar niet als eis stelt dat alleen de gemeente tot het besluit mag hebben genomen tot afgelasting (de organisator is immers verantwoordelijk, het kan tot een vervelende discussie leiden terwijl het noodweer nadert).
Aangezien elk evenement met risicovol weer te maken kan krijgen, is voor alle evenementen in uw gemeente anticipatie op dit scenario belangrijk. Welke eerste stap kunt u nemen? Organiseer samen met ESI een workshop over risicovol weer. In deze workshop doordenken we met elkaar welke gevolgen risicovol weer voor de verschillende evenementen kan hebben.
Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog of wilt u meer informatie over de workshop? Neem contact op via info@esi.email of bel 085-4018122.