In het Oude Stadhuys in Gouda werd op 29 november het Jaarcongres Evenementenveiligheid georganiseerd door Gemeente.nu in samenwerking met het Event Safety Institute. Gedurende de dag kwamen er verschillende sprekers aan het woord en kon er deelgenomen worden aan twee workshoprondes met verschillende onderwerpen.
Sprekers
Nadat dagvoorzitter Syan Schaap de opening had verzorgd, was het de beurt aan Maarten van Lokven, manager operations LOC7000, om te vertellen over zijn ervaringen bij het omgaan met extreem slecht weer bij Down the Rabbit Hole 2016. Waar er tijdens de vergunningverlening weken was gesproken over de plannen, moest er nu in één dag een nieuw mobiliteitsplan komen. Ervaring, flexibiliteit en goed meebewegen door de overheidsdiensten hebben bijgedragen aan een effectieve oplossing. Erg belangrijk was ook de communicatie met bezoekers via onder meer direct mails in de dagen voor het evenement. Dit zorgde voor veel begrip. Het evenement kreeg in de evaluatie alsnog hoge cijfers van de bezoekers.
Daarna was het de beurt aan François Kloosterhuis en Leandros de Jong van de gemeente Assen, betrokken bij de projectorganisatie van het TT Festival. De organisatie besteedt veel aandacht aan sfeer en goede spreiding van publiek over de binnenstad van Assen. De veiligheid van de bezoekers wordt voorop gezet, maar in Assen merken ze dat het bijdragen aan een goede algemene sfeer op het evenement ook erg belangrijk is voor de veiligheid tijdens het festival.
Tijdens het congres werd ook stilgestaan bij een aantal landelijke ontwikkelingen op het gebied van evenementenveiligheid. Syan Schaap behandelde de resultaten van het inspectierapport eerder dit jaar. Er moet nog steeds veel beter, zo onderschrijft de inspectie. Tegelijk ziet hij veel initiatieven in de veiligheidsregio’s die bijdragen aan een kwaliteitsslag, waaronder opleidingen en digitalisering van het vergunningentraject. Nancy Oberije, senior onderzoeker bij het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV), lichtte de aanwezige in over de resultaten van de evaluatie van deel 1, 2 en 5 van de Handreiking Evenementenveiligheid. Een algemene conclusie is dat veel gebruikers het belang van de HEV onderstrepen en nog meer initiatieven zouden willen zien op dit gebied, zoals praktische checklists en inhoudelijke richtlijnen. Het evaluatierapport komt op korte termijn beschikbaar.
In de namiddag was het de beurt aan Steven de Smet, hoofdcommissaris van politie in Gent en strategisch adviseur veiligheid en (crisis)communicatie bij de Gouverneur van Oost-Vlaanderen. De Smet benadrukte de snelheid waarmee de wereld aan het veranderen is en maakte duidelijk dat we niet moeten verwachten dat we grip kunnen houden op informatiestromen. Terrorisme is in zekere zin geen nieuw risico, het betekent wel dat we er rekening mee moeten houden dat ook terroristen de digitalisering van de maatschappij in hun voordeel gebruiken. De Smet had een duidelijke boodschap: “Wees voorbereid, maar wees realistisch en laat u vooral informeren door experts ten aan zien van terrorisme.”
Kenny Meesters is promovendus Informatiemanagement aan de Technische Universiteit Delft. Hij vertelde over de meerwaarde van het verstrekken van duidelijke informatie aan bezoekers van evenementen, hoe daar op ingespeeld kan worden en welke gevolgen dat heeft voor bezoekers van evenementen. Hij ziet veel mogelijkheden in het ondersteunen en versterken van zelfredzaam gedrag door burgers en bezoekers van evenementen.
Erica Kinkel, CalPsy, calamiteitenpsycholoog, promovendus en docent calamiteitenpsychologie aan de UvA, bood in haar bijdrage meer inzicht in de psychologische mechanismen in een menigte tijdens noodsituaties. Ze onderscheidde drie fasen in een noodsituatie: de pre-impactfase, de impactfase en de herstelfase. Het is volgens Kinkel voor organisaties vooral in de pre-impactfase erg moeilijk om mensen in beweging te krijgen naar veiligheid. De 10-80-10 regel geeft enige houvast in het inschatten welk deel van de menigte actie onderneemt, welk deel passief is of volgt en welk deel blokkeert, tegenwerkt of bevriest. Hier heb je mee om te gaan en dat betekent dus dat er in plannen en trainingen aandacht aan moet worden besteed.
Workshops
De aanwezige konden twee rondes workshops volgen. Het diverse programma gaf de deelnemers de mogelijkheid om deel te nemen aan onderwerpen van hun eigen vakgebied, maar ook om inzicht te verkrijgen in andere aspecten van evenementenveiligheid.
Mari van Dorst, directeur van Crowd Support, behandelde de manieren waarop we kunnen omgaan met terroristische dreiging voor evenementen. Hij onderscheidde noodzakelijkheid, nut en wenselijkheid van maatregelen. Aan de hand van een fictieve casus nam hij de deelnemers mee in het overwegen van uiteenlopende veiligheidsmaatregelen rond een terreurdreiging.
Rik Voogt, strategisch beleidsadviseur bij ESI, benadrukte het belang van het opstellen van een goede vergunning door te benadrukken dat nauwkeurigheid en overleg in een multidiciplinair gezelschap essentieel is bij het opstellen en goedkeuren van een evenementenvergunning.
Rene Halfens, advocaat bij Van As Advocaten en docent bij Master in Event Management, bood aanwezigen inzicht in de strafrechtelijke aansprakelijkheid bij het organiseren van evenementen. Het is van belang om altijd het zorgvuldigheidsbeginsel in acht te nemen en voorbereid zijn op verschillende scenario’s, aldus Halfens. Wanneer er van te voren is nagedacht over mogelijke incidenten en uitgewerkt is welke stappen er genomen moeten worden, is beheersbaar waarschijnlijker en kan er sneller actie worden ondernomen.
Michiel Bredius, directeur van Klap verzekeringen, ging in op civielrechtelijke aansprakelijkheidskwesties, waaronder de gevolgen van annulering van evenementen door extreem weer of terreur(dreiging). Dit is een onderwerp waar zowel organisatoren als gemeenten veel vragen overhebben. Afgelopen jaren hebben we uiteenlopende incidenten gezien die hebben geleid tot aansprakelijkheid of hoge kosten vanwege de extra maatregelen die nodig waren. In alle gevallen helpt het om van te voren goed na te denken over het risico en maatregelen al te voorzien. Betrek de verzekeraar al in de planfase bij het beoordelen van risico’s en het zorgen voor een adequate dekking. Een simpele evenementenverzekering dekt bijvoorbeeld geen motorvoertuigen! De gemeente kan in ogen van Bredius vanuit een maatschappelijke norm best afdwingen dat een organisator zich goed verzekert, al is de vraag of dit als harde vergunningsvoorwaarde bij een rechter standhoudt.
Ward Roef, managing director van Daylight Led Displays, verzorgde samen met Evert van Sprakelaar van de gemeente Gorinchem een workshop over Digitaal crowd management. Lichtkranten, plaatsen van borden en ervoor zorgen dat alles werkt ook tijdens een black-out zijn allemaal punten waar de heer Roef aan heeft gedacht. Evert gaf zijn ervaringen met lichtkranten tijdens het meerdaagse festival Zomerfeesten Gorinchem. De gemeente heeft nu de mogelijkheid om de bezoekers van het festival beter te informeren en kan daardoor overleggen met verschillende hulpdiensten welke stappen er genomen moeten worden om bijvoorbeeld de druk op verschillende punten in de stad te verlichten.
Syan Schaap bood aan het einde van de dag nog enkele cruciale inzichten als een samenvatting van inzichten die tijdens de dag aan de orde waren gekomen en bood de aanwezige de mogelijkheid om te reflecteren op de dag.
ESI wil graag Gemeente.nu / Reed Business Information bedanken voor geweldige samenwerking en dankt alle aanwezigen voor de gezellige, interactieve en leerzame dag.