De vernieuwde Keuzewijzer Evenementenveiligheid helpt gemeenten in 7 stappen bij het organiseren van de vergunningverlening bij evenementen. Aan de Keuzewijzer Evenementenveiligheid zijn toelichtingen en tips toegevoegd die aansluiten bij aanbevelingen uit onderzoek van de Onderzoeksraad voor de Veiligheid, de Inspecties Veiligheid en Justitie en de Gezondheidszorg.
De zeven stappen van de Keuzewijzer Evenementenveiligheid:
Stap 1: Aanvraag vergunningen
U ontvangt een vergunningaanvraag voor een evenement. Deze stap is bepalend voor de kwaliteit, efficiëncy en juridische borging van het vergunningentraject. U bent als medewerker vergunningverlening verantwoordelijk voor het voeren van regie op het proces van vergunningverlening.
Stap 2: Behandelaanpak bepalen
Op basis van door de aanvrager aangeleverde informatie, brengt u de risico’s van een evenement op hoofdlijnen in kaart en deelt u het evenement in een risicoklasse in. Hierop baseert u de stappen die u gaat nemen om de aanvraag te beoordelen en de juiste voorschriften te bepalen.
Stap 3: Adviestraject
Om te bepalen of een evenement veilig kan plaatsvinden, en onder welke voorschriften en beperkingen, heeft u advies nodig van verschillende diensten. Welke adviesdiensten u betrekt, hangt af van de risico’s die u op basis van de aanvraag voorziet en van de behandelaanpak die u heeft gekozen in de tweede stap van het vergunningentraject.
Stap 4: Voorschriften bepalen
Nadat u adviezen heeft ontvangen van alle relevante diensten, beslist u (namens de burgemeester) of u de vergunning verleent. U stelt het risicobeleid van het evenement vast en geeft een vergunning af met veiligheidsvoorschriften. Hiermee bepaalt u onder welke voorwaarden u het verantwoord vindt om het evenement plaats te laten vinden. Uit dit document leest de vergunningaanvrager af welke besluiten zijn genomen ten aanzien van de veiligheid van het evenement.
Stap 5: Planvorming en afstemming
Na het verlenen van de vergunning begint de operationele voorbereiding van het evenement. Doel van de planvorming en afstemming is om de operationele inzet van enerzijds de organisator en zijn onderaannemers en anderzijds de overheidsdiensten voor te bereiden en op elkaar af te stemmen.
Stap 6: Tijdens het evenement
Tijdens het evenement is voor de gemeente een belangrijke rol weggelegd bij het monitoren van het verloop van het evenement en het organiseren van een schouw. Bij risicovolle evenementen is een actieve betrokkenheid in de vorm van een coördinatieteam van belang.
Stap 7: Leren en verbeteren
Na het evenement volgt de evaluatie. Een volledige evaluatie heeft betrekking op zowel het verloop van het totale proces als op het verloop van het evenement zelf. Een uitvoerige evaluatie levert kennis en ervaring op en stelt u, de organisator en uw andere partners in staat structurele verbeteringen aan te brengen.