Warme overdracht: effectiever toezicht én meer teamspirit 

Warme overdracht: effectiever toezicht én meer teamspirit 

Het mogelijk maken van een veilig evenement in deze coronatijd vraagt om extra inzet van alle betrokkenen. Juist nu valt op dat een warme overdracht van vergunningverlener naar toezichthouder zeer waardevol is. Door samen te bepalen wat er wordt gecontroleerd en hoe dit gaat gebeuren, worden de controles effectiever, wordt de aanpak professioneler en wordt daarnaast ook de teamspirit bevorderd. 

Een blog van Roelf Pot 

De coronaregels voor evenementen veranderen als gevolg van het verloop van de pandemie voortdurend. De aanvrager van een evenementenvergunning moet soms zelfs ad hoc gezondheidsmaatregelen treffen en de vergunningverlener en zijn/haar adviseurs hebben extra denkslagen te maken. Wel of geen doorstroomevenement, wat is de toegestane maximumcapaciteit, wel of geen Coronatoegangsbewijs (CTB), enzovoort. Daarna dienen de inhoudelijke voorstellen nog te worden beoordeeld. Dit maakt het proces om te komen tot het afgeven van een vergunning waarin afdoende en passende maatregelen zijn genomen om de gezondheid, het welzijn en de veiligheid van alle betrokkenen bij dat evenement te (kunnen) waarborgen, tijdrovender, intensiever en complexer dan voorheen.  

Veel gemeenten zien ook een positief effect van deze trajecten: door de intensievere samenwerking is een gevoel van ‘samen moeten we deze klus klaren in deze onrustige tijd’, een soort teamgevoel, ontstaan. Werken als team betekent dat je sneller een beter eindresultaat kunt neerzetten. En daar is elke betrokkene bij gebaat.  

Van vergunning naar toezicht 

In de periode nadat de vergunning is verleend en de datum van het evenement nadert werkt de organisator/aanvrager nog hard door richting de uitvoering van het evenement. In het proces komt nu een belangrijke stap: de overdracht van vergunningverlener naar toezichthouder. Zodra de bouwfase begint krijgt de organisatie te maken met de uitvoerend controleurs (vaak van een ander gemeentelijk team) als de nieuwe gesprekpartners. Deze mensen hebben van het wekenlange intensieve voortraject en de verbindende samenwerking van het vergunning traject in veel gevallen nog niets meegekregen. Een organisator moet, in de laatste (en drukste fase) van de voorbereidingen van het evenement, opnieuw het gesprek aangaan over hoe hij zijn evenement veilig denkt te gaan organiseren. 

Vragen 

Veel kenmerken van een evenement mogen bekend worden verondersteld bij eenieder die betrokken is vanuit de gemeente. Vaak is jaarlijks de locatie gelijk, de organisator dezelfde, de vergunning nagenoeg hetzelfde en vaak zijn zelfs de activiteiten vrijwel dezelfde als het jaar ervoor. Ik heb me daarom wel eens zitten afvragen waarom het dan toch zo vaak stroef verloopt in de overdracht tussen betrokkenen. Zo heb ik in de afgelopen vijf jaar vaak meegemaakt dat de toezichthouders heel veel vragen aan de organisator stellen tijdens de schouw en de eerste uren van het evenement. Vragen die tijdens het vergunningstraject al uitgebreid besproken zijn en geleid hebben tot de tekening/vergunning zoals die er is. Met grote regelmaat hoorde ik toezichthouders zelfs luide kritiek hebben op de vergunning en dat dan tegen de organisator uiten. Terwijl je zou verwachten dat de gemeente als één overheid optreedt. 

De situatie die ik hier schets komt natuurlijk niet altijd voor, maar als het gebeurt is het voor iedereen ongewenst. Een organisator heeft niet de behoefte om de planning of tekening nóg een keer te beargumenteren, laat staan dat diegene inhoudelijk wat kan met een toezichthouder die niet op één lijn ligt met zijn of haar gemeentelijke collega van vergunningverlening.  

Warme overdracht 

Ik heb de afgelopen vijf jaar getracht om in dergelijke situaties wederzijds onbegrip en irritaties tussen organisator en gemeente weg te nemen. In een aantal gevallen ben ik daarin geslaagd. Wat echt blijkt te helpen is om een warme dossieroverdracht in te richten. Als “chef van de toezichthouders” van dat evenement ben ik letterlijk naast de vergunningverleners gaan zitten. Telkens ben ik in de laatste fase van het vergunningstraject aangeschoven aan die tafel en we hebben de discussiepunten uit dat traject doorgenomen. 

Tijdens de schouw(en) en tijdens het evenement was ik het aanspreekpunt voor alle toezichthouders die daarbij betrokken waren. Het overgrote deel van de vragen kon ik meteen beantwoorden doordat ik de vergunningverleners had gesproken. Dit ontlastte de organisator en de toezichthouder kreeg direct zijn antwoord.  Uit evaluaties bleek dat deze manier van werken voor organisatoren en toezichthouders rust gaf. De vergunningverleners ervoeren dat de teamspirit bleef en de rapportages van de toezichthouders meer ‘to the point’ waren. 

Samen bepalen wat en hoe 

Tijdens het houden van toezicht op een/elke vergunning zijn twee vragen essentieel: wat ga ik controleren en hoe ga ik dat doen. Als een toezichthouder alleen een vergunning in zijn of haar postvak aantreft, mag/moet diegene zelf bepalen wat het antwoord op bovenstaande vragen is. Aangezien veel gemeenten aangeven dat ze willen leren van evaluaties, is het dus van groot belang om vooraf te sturen op wat er dan gecontroleerd moet gaan worden. Er zijn tientallen wetten, besluiten en voorschriften gerelateerd aan een evenementenvergunning. Als er geen aanvullende informatie wordt meegezonden met die vergunning (bijvoorbeeld: ivm de Alcoholwet is wederverstrekking hier een reëel risico), krijg je als vergunningverlener waarschijnlijk ook geen rapportages die geschikt zijn om het evenement op dit punt te evalueren. Kortom: bepaal samen tijdens de vergunningsfase al wat je gaat controleren en ook hoe de toezichthouder erover terugkoppelt aan vergunningverlening.  

Ervaringen 

Ik meen dat mijn persoonlijke ervaringen gemeenten kunnen helpen om het proces van vergunningverlening naar uitvoering beter te organiseren. Hierbij staat voorop dat een warme overdracht van een vergunning in de vorm van een kort gesprek tussen vergunningverlener en toezichthouder aan alle kanten winst kan opleveren.  

Hoe soberder de input naar de toezichthouder, hoe armer de rapportage die de vergunningverlener terugkrijgt. Natuurlijk moet ook de toezichthouder zich er zelf van bewust zijn welke waarnemingen hij of zij doet, die actief moeten worden teruggekoppeld naar vergunningverlening. Als dit eenmaal loopt, zorgt zo’n warme overdracht ook voor ontschotting tussen ambtenaren. Dat levert meer arbeidsvreugde op, maar voorkomt ook dat een gemeente door de openlijke kritiek een niet bepaald professioneel beeld uitstraalt naar derden. En dat is zeker niet onbelangrijk! 

Roelf Pot heeft een achtergrond bij de politie en een landelijke inspectiedienst. Hij houdt zich binnen CrowdProfessionals en het Event Safety Institute bezig met het ondersteunen van vergunningverleners, het opleiden en coachen van toezichthouders/handhavers en is de afgelopen jaren veelvuldig ingezet als ad interim gemeentelijk coördinator Toezicht & Handhaving met betrekking tot evenementenveiligheid. 

Meer nieuws ›