Vol is vol, en dan?

Een blog van Tom Bindels, Event Safety Institute

Om het maximale aantal bezoekers bij vrij toegankelijk publieksevenementen in een binnenstad te reguleren worden regelmatig evenemententerreinen afgesloten op basis van een inschatting van de drukte. Maar wat gebeurt er daarna met het overgebleven publiek? Kunnen zij huiswaarts keren en is vol nu eenmaal vol? Of zijn er alternatieven?

Reguleren is een uitdaging

Het reguleren van het maximale aantal bezoekers bij vrij toegankelijk publieksevenementen in een binnenstad levert evenementenorganisatoren en overheden nogal eens uitdagingen op. Onlangs vond het carnavalsevenement ‘11^e van de 11^e’ plaats in Maastricht. Het lijkt erop dat elk jaar de deuren van het evenemententerrein eerder gesloten moeten worden omdat het vol is. NTR-programma Het Klokhuis besteedde er op 13 november aandacht aan in een afzonderlijke aflevering (bekijk dit item hier). Ook bij andere carnavalsevenementen, onder andere in Venlo en Sittard, is dit patroon herkenbaar. In een eerdere blog ben ik ingegaan op aandachtspunten voor het afsluiten van vrij toegankelijke evenementen, en gaf ik diverse tips en tricks. Deze keer ga ik nader in op de aandachtspunten wanneer eenmaal afgesloten is.

In de praktijk vraagt het afsluiten zelf al veel aandacht: wanneer is het vol, waar sluiten we af, en hoe sluiten we af? Maar wat gebeurt er daarna met het overgebleven publiek? Kunnen zij huiswaarts keren en is vol nu eenmaal vol? Of zijn er alternatieven? Want een deel van de mensen die het evenemententerrein niet meer op kunnen is teleurgesteld, klaagt en beïnvloedt het beeld van het evenement op een negatieve wijze. Voor een goede beeldvorming over het evenement is het belangrijk dat ook deze mensen niet worden teleurgesteld.

Kaartverkoop of polsbandjes

De eerste – en de beste – optie om te voorkomen dat bezoekers aan het evenement teleurgesteld moeten worden is door al te voorkomen dat het ‘bezoekersoverschot’ naar het evenement komt. Indien de publiekscapaciteit van het evenemententerrein bekend is en de verwachting reëel is dat het aantal bezoekers deze capaciteit zal overschrijden, is de meest trefzekere manier om dit te voorkomen om te werken met kaartverkoop of vooraf verstrekte polsbandjes. Het aantal kaarten/bandjes kan worden gemaximaliseerd en zonder kaartje/bandje kom je er niet in. De organisator kan bepalen of hij dit wil benutten als extra inkomstenbron of er bijvoorbeeld gratis consumptiemuntjes tegenoverstelt. Daar wordt dan niemand slechter van, zou je zeggen.

Bij sommige evenementen is dit echter not done. Carnaval is hier een voorbeeld van. Het invoeren van kaartverkoop zou volgens vele carnavalisten juist het publiek toegankelijk karakter van het evenement aantasten. Bovendien wordt het niet gewaardeerd als een vereniging of stichting geld verdient aan een dergelijk evenement. Anderzijds is als tegenargument aan te voeren dat het vrij toegankelijke karakter van het evenement sowieso al wordt beperkt wanneer men gaat afsluiten. Dan is het beter om te voorkomen dat mensen de moeite doen om zich op te doffen en naar het evenement komen, dan ze ter plaatse teleur te stellen. Op de kaartverkoop hoeft bovendien niet te worden verdiend. In Venlo werkt men al jaren met gratis polsbandjes voor de Zoepkoel, de feestlocatie op de Oude Markt (één van de zeven feestlocaties) tijdens de Boètegewoeëne Boètezitting met carnaval. Bij voorkeur wordt het aantal polsbandjes gelimiteerd tot het de capaciteit van het evenemententerrein, om er zeker van te zijn dat je met polsbandje ook daadwerkelijk het evenement kunt bezoeken.

Alternatieven

Een tweede optie is het aanbieden van een alternatief. Het gegeven dat het evenement zoveel bezoekers trekt is positief en kan worden beschouwd als een compliment. Het evenement groeit echter uit haar huidige jasje, waardoor een grotere jas wenselijk is. Een alternatieve, grotere, locatie voor het huidige evenemententerrein is te overwegen, maar ook dit ligt veelal gevoelig en kan het karakter van een evenement aantasten. Het is echter ook mogelijk om een tweede of derde evenemententerrein toe te voegen aan het evenementengebied als overloopterrein. Een tweede plein als overloop met een eigen programma of met een groot scherm waar hetzelfde programma wordt getoond. Zo kan het evenement doorgroeien.

Wachtrijen

Wanneer bovenstaande opties niet mogelijk zijn, blijft als laatste optie over om goed na te denken over de wachtrijen. De eerste vraag is of mensen nog worden toegelaten na een afsluiten: is vol daadwerkelijk vol voor de resterende duur van het evenement? De ervaring leert dat het bij een afsluiting van vrij toegankelijke evenementen waar het publiek komt voor een muziekprogramma, het verstandiger is om de afsluiting tot het einde van het evenement in stand te laten. Vaak is het moeilijk om te voorspellen wanneer de drukte minder wordt, en er weer plek ontstaat voor nieuw publiek. Mensen blijven dan wachten voor een onbekende tijdsduur, in de onzekerheid of ze alsnog worden toegelaten. Dit levert in veel gevallen onrust en onvrede op in wachtrijen. Bovendien kunnen de wachtrijen de uitstroom van vertrekkend publiek hinderen bij een ontruiming. De geblokkeerde uitgang kan dan dus niet meer als vluchtweg worden meegeteld.
Doseren is mogelijk door bijvoorbeeld bij vijf vertrekkende bezoekers, vijf nieuwe bezoekers toe te laten. Dit levert echter veel discussies op voor het veiligheidspersoneel aan de ingangen. Het vraagt dan extra inspanning om de sfeer in de wachtrij goed te houden. Bovendien moet er aandacht zijn voor het voorkomen van verdrukking in de wachtrij, een ongereguleerde wachtrij kan hoge dichtheden bereiken en bij een opening van de ingang tot stuwing van publiek leiden. De combinatie van kans op onrust en kans verdrukking leiden tot het advies om bij voorkeur geen nieuw publiek meer toe te laten na een afsluiting. Wordt er toch gekozen voor ‘doseren’, dan dient de wachtrij goed ontworpen te worden. Denk hierbij aan:

• Inloopsluizen om verschillende rijen te maken, het liefst met een ‘snake systeem’ ervoor om de druk in de rij te spreiden.
• Communicatie over verwachte wachttijden.
• Inzet van ‘wachtverzachters’ c.q. wachtrij entertainment (bijv. achtergrondmuziek, tv-scherm, inzet ludieke sfeerbeheerders of thematisering van de wachtruimte door decoratie).
• Inzet ordediensten (beveiligers, politie en/of handhavers) voor snelle interventie.

Een alternatieve – en grootschaligere – wijze om te doseren, is het inrichten van een bufferzone als wachtruimte. Bij de 11^e van de 11^e in Maastricht is dit systeem toegepast, waarbij werd gewerkt met een wachtruimte voor 500 personen. Op dezelfde wijze als het doseren bij kleine aantallen, mochten de 500 bezoekers het evenemententerrein pas betreden nadat er 500 bezoekers van het Vrijthof waren vertrokken.

Interessante zijn bovendien de mogelijkheden van virtuele wachtrijen. Door middel van Queue Management apps zoals Skiplino en Mobile-Q kunnen bezoekers digitaal een nummertje trekken en hoeft men niet meer in een rij te staan wachten. Vooral in combinatie met het gebruik van een bufferzone als wachtruimte kan dit kansen bieden om het wachten prettiger te maken. Of dit voor evenementen kan werken is de vraag, maar in de toekomst zullen er ongetwijfeld evenementen zijn die dit gaan testen.

Zie voor meer informatie over het juist inrichten van wachtrijen de blog over wachtrijen van Barbara de Man.

Communicatie

Ongeacht de optie die worden gekozen, en dat kunnen er meerderen zijn in combinatie, communicatie blijft een belangrijke sleutel. Informeer tijdig over de gekozen maatregel en gebruik een breed pallet aan media. Informeer het publiek kort voor aanvang van het evenement en zorg voor adequate signage naar en bij de ingangen van het evenemententerrein. Wanneer er een alternatieve locatie wordt gebruikt, dient het publiek hierheen te worden verwezen, en het liefst voordat men bij de ingang aankomt. Hiervoor kunnen tekstkarren, LED-schermen en lichtkranten worden gebruikt.

Tot slot

Voor alle bovenstaande ingrepen geldt dat deze al in de voorfase van het evenement moeten worden gepland, uitgewerkt en georganiseerd. Dit vraagt aandacht in de fase van vergunningverlening en preparatie van het evenement. Het valt dan ook aan te bevelen deze maatregelen uit te werken in het veiligheidsplan of crowd management-plan van het evenement. De wijze van afsluiting wordt tegenwoordig steeds vaker uitgewerkt in de plannen. Een vervolgstap is om nader uit te werken hoe met het publiek wordt omgegaan dat niet meer binnen komt.

Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog, neem dan contact met ons op via info@esi.email of 085-401 81 22.