Door Harold Salomons
Senioradviseur Harold Salomons signaleert in zijn werk als beleidsadviseur en veiligheidscoördinator dat klachten over toegenomen regeldruk bij evenementen niet altijd gegrond lijken te zijn. Is er sprake van negatieve beeldvorming of is er vooral sprake van een scherpere naleving van regels en vereisten die al langer had moeten bestaan?
Op verzoek van een grote gemeente sprak ik onlangs in op een raadsvergadering met als onderwerp ‘De alsmaar toenemende regeldruk vanuit de overheid in de richting van evenementenorganisatoren’. Dit betreft een terugkerend geluid dat ik zowel vanuit mijn betrokkenheid als strategisch beleidsadviseur bij verschillende OOV-afdelingen, alsook als veiligheidscoördinator op grote evenementen en als projectleider Grootstedelijke Evenementen regelmatig de revue zie en hoor passeren. In dit blog ga ik in op mijn eigen ervaringen tijdens deze raadsvergadering en andere gemeentelijke- en evenementen gerelateerde inzetten. Mijn ervaringen zijn dus op zekere hoogte anekdotisch en wellicht wat persoonlijk van aard maar het geeft mij wel de mogelijkheid om eens nader in te zoomen op waar de schoen volgens mij nu eigenlijk werkelijk wringt.
Tijdens de voornoemde vergadering spraken verschillende evenementenorganisatoren over de door hen gevoelde regeldruk en de problemen die dat opleverde en nog immer voor hen oplevert tijdens het organiseren van evenementen. Een van hen gaf daarbij zelfs aan dat dit voor hem de hoofdreden was om met een jaarlijks terugkerend evenement in deze regio te stoppen. Een schril contrast met de wens van deze (en vele andere) gemeente(n) om juist meer evenementen te laten plaatsvinden! Dit vanuit de mijns inziens zeer terechte gedachte dat evenementen een waardevolle bijdrage leveren aan bijvoorbeeld het bieden van vertier, het vergroten van de sociale cohesie en daarmee de leefbaarheid van een stad of dorp een welkome boost geven.
Welke regels?
De avond startte met vragen van de raadsleden over de vele regels, maar ik merkte dat er door hen eigenlijk weinig werd ingezoomd om welke regels het nou precies ging. Waren dit de regels uit het Besluit BGBOP, aanvullende veiligheidsvereisten vanuit de gemeente of juist de steeds verder toenemende maatregelen die gevraagd worden om duurzaamheid te stimuleren? Hier werd niet op doorgevraagd en opheldering daaromtrent bleef dus uit.
De evenementenorganisatoren kregen daarna de kans om hun situatie toe te lichten, maar ook bij hen merkte ik dat er niet duidelijk de vinger op specifieke zere plekken werd gelegd, meer een algeheel gevoel van onbehagen met de vele stappen die genomen moeten worden om uiteindelijk een evenementenvergunning te verkrijgen.
Gaandeweg de vergadering bleek mij dat het ook in dit geval meer ging over de onbekendheid met de wet- en regelgeving die toeziet op evenementen dan dat er sprake was van een onredelijk verzoek aan organisatoren vanuit deze gemeente. Dit is een gewaarwording die ik ook in eerdere soortgelijke gevallen heb ervaren.
Ongewenste consequenties
Het lijkt mij in de basis zeer terecht dat een gemeente aan organisatoren verzoekt om te laten zien dat zij de risico’s van hun specifieke evenement op een juiste wijze in kaart hebben gebracht en vervolgens daarvoor de juiste inzet van mensen, middelen en maatregelen hebben gepland. Het ontbreken van een juiste uitwerking van deze risicoanalyse en beschrijving in een goed doortimmerd veiligheidsplan kan namelijk leiden tot zeer ongewenste consequenties voor een evenementenorganisator. Zet je bijvoorbeeld onbevoegde vrijwilligers in om het verkeer te regelen en ontstaat er vervolgens een ongeval met (letsel-)schade, dan is de rekening voor de organisator. Daar komt dan ook nog de imagoschade bij, die zeker in de huidige social-mediatijd zeer snel en wijd verspreid kan worden. Aangezien diezelfde vrijwilliger op vrij eenvoudige wijze via een e-learning en gemeentelijke aanwijzing voorzien kan worden van de juiste bevoegdheid is er eigenlijk ook geen sprake van een hoge drempel of regeldruk. Ook het inzetten van onbevoegde beveiligers leidt tot dergelijke financiële en andere risico’s evenals het niet nemen van de juiste maatregelen om bijvoorbeeld een extreme hitte-situatie het hoofd te kunnen bieden. Ik sprak dus ook uit in deze raadsvergadering dat wet- en regelgeving niet primair bestaat om evenementenorganisatoren het leven zuur te maken maar juist ook is ingesteld om te voorkomen dat organisatoren aansprakelijk worden gesteld voor schade die door onjuiste onbevoegde (en onbedoelde) handelingen van medewerkers van het evenement richting bezoekers kan worden veroorzaakt.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Meer duidelijkheid verschaffen
Ik constateer in mijn eigen werkomgeving dat in de loop der jaren door de overheid, in casus met name de vergunningverleners en adviseurs van de verschillende nood- en hulpdiensten, een professionaliseringsslag is gemaakt waaruit ook meer zicht op de risico’s rond evenementen is ontstaan. Een gevolg hiervan is dat organisatoren meer dan voorheen duidelijkheid dienen te verschaffen over de wijze waarop zij deze risico’s inzichtelijk en beheersbaar maken. Zeker voor terugkerende evenementen die in voorgaande jaren vrij eenvoudig de vergunning kregen zal het daardoor best voelen dat het ineens een stuk lastiger is geworden. Er is daarbij geen sprake van een sterk toegenomen regeldruk, het is meer de mate waarin de vernoemde betrokken adviseurs en vergunningverleners de al langer bestaande regels na zijn gaan leven. Dit gevoel wordt dan ook nog eens versterkt door de verminderde maatschappelijke acceptatie van risico’s en de toegenomen risicoaansprakelijkheid als dergelijke risico’s optreden en schade veroorzaken. Dat daardoor ineens wel om een veiligheidsplan wordt gevraagd met een goede plattegrond op schaal, met inzicht in waar de beveiligers staan opgesteld en een robuust plan om het evenement goed en veilig te ontruimen is daardoor wat mij betreft niet zo vreemd. Iets wat natuurlijk eigenlijk in het verleden ook al had gemoeten want deze regels zijn niet nieuw, maar in de praktijk in veel gemeenten nogal eens met de mantel der liefde bedekt of door een gebrek aan kennis aan gemeentezijde gewoon niet op de juiste wijze werd uitgevraagd.
Ook de gemeente loopt overigens het gevaar nalatig te zijn wanneer ze niet doorvraagt op de risico’s en zich er niet voldoende van vergewist te hebben dat de organisator de nodige maatregelen neemt om deze risico’s op een aanvaardbaar niveau te brengen. Ook dit gegeven is niet nieuw want wordt al genoemd in het rapport van de Onderzoeksraad voor Veiligheid na het incident met de monstertruck in Haaksbergen (2014). Die professionaliseringsslag was dus echt nodig!
Op weg helpen
Het is dus goed dat de gemeentelijke overheid en haar adviseurs deze stap hebben gemaakt, maar het kan wat mij betreft niet zo zijn dat de gevolgen daarvan plompverloren over de schutting worden gegooid richting de evenementenorganisatoren. Zeker niet wanneer zij relatief kleinschalige evenementen organiseren met vooral de inzet van vrijwilligers. Natuurlijk heb ik in mijn voormalige politieleven geleerd dat ‘iedereen geacht wordt de wet te kennen en daarnaar te handelen’, maar in dit geval is de maatschappelijke waarde die evenementenorganisatoren toevoegen dermate groot dat je ze wat mij betreft echt wel wat op weg mag en moet helpen in dit voor hen kennelijk nieuwe en onbekende gebied. Adviseurs en vergunningverleners dienen dus meer uitleg te geven over het waarom van een bepaalde gevraagde maatregel, niet alleen omdat dat sowieso al moet volgens het motiveringsbeginsel uit de Awb maar ook vooral omdat je dat als adviseur intrinsiek wil om met die organisator samen te werken aan een veilig evenement.
Ga dus eens zitten met zo’n organisator en vraag gewoon wat deze lastig vindt en help hem of haar op de juiste weg. Dus niet een kort advies met het verzoek om x aantal beveiligers extra en x aantal hekken, maar vertel waarom je dergelijke maatregelen verzoekt. Dat kan bijvoorbeeld ook door eens een kennisavond te organiseren met de organisatoren uit je gemeente en daarbij een evenementenspecialist te laten uitleggen hoe je een veiligheidsplan maakt en op welke wijze je eenvoudig en met zo min mogelijk kosten voldoet aan de belangrijkste regels.
Een meer vergaande optie is om als gemeente een loket in te richten waar organisatoren via een one-stop-shop principe worden geholpen in het opstellen en uitwerken van een goed veiligheidsplan en aan de hand worden meegenomen in de verdere vergunningverlening. Op die manier verlaag je de drempel voor een organisator en verminder je de perceptie van regeldruk, dan werk je samen aan een ongestoord en veilig verloop van zoveel mogelijk evenementen in de gemeente. Regels zijn er daarbij om de juiste kaders aan te geven, ze maken het wellicht het niet altijd makkelijker maar wel veiliger!