Door Syan Schaap
Directeur Event Safety Institute
Het Event Safety Institute bestaat in augustus 2024 precies tien jaar. Een mijlpaal! Tijd voor een kleine Trip down Memory Lane, over de oprichting, de eerste jaren en de fases waar wij als organisatie sindsdien doorheen zijn gegaan.
Op 18 augustus 2014 richtte ik ESI op. Daar ging een periode van jaren aan vooraf waarin ik mij in mijn werk al volledig was gaan focussen op de veiligheid van evenementen. Dus voor ik begin over de start van ESI, eerst iets over de periode daarvoor.
Hoe het “evenementenvirus” begon
Ik werkte vanaf 2004 als adviseur voor het COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement, aan de Koninginnegracht in Den Haag. Ik had een universitaire studie bestuurskunde afgerond, had daarna enige tijd mogen werken bij het VNG-onderzoeksbureau SGBO en had daarna de overstap kunnen maken naar het meest toonaangevende bureau voor crisismanagement in Nederland: het COT. Hier kwamen allerlei vraagstukken binnen. We onderzochten incidenten, maar schreven soms ook crisisplannen. We maakten boekjes, onder andere over de jaarwisselingen en over risicobeheersing. We draaiden ROT-oefeningen en trainden gemeentelijke actiecentra. De gemene deler was crisisbeheersing.
In 2006 werkte ik er twee jaar en toen kwam de vraag om te gaan kijken naar de veiligheid en verantwoordelijkheden rond het Dance-event Defqon.1 op het Almeerderstrand. Ik ging erheen, met mijn toenmalig teammanager Ira Helsloot, en collega’s Roland Bron en Lobke Schaap. We gingen uiteraard ook kijken tijdens het evenement en vanaf dat project wilde ik meer met evenementen gaan doen. Want het bezoeken van concerten en festivals vond ik zelf al lange tijd erg leuk, maar ik zag ook hoeveel er nog te verbeteren was aan de veiligheidsaanpak van evenementen. De periode daarna kreeg ik de kans om meer onderzoek te doen naar evenementen: onder meer het Dickensfestijn Deventer, maar ook Koninginnedag Amsterdam. En als klap op de vuurpijl de evaluatie van de Strandrellen in Hoek van Holland in 2009. Ik evalueerde de vergunningverlening en stuitte op tal van verbeterpunten. Intussen was ik al begonnen een soort rondetafelbijeenkomsten over evenementenveiligheid te houden voor mijn netwerk. De groep die daarop afkwam groeide snel en er bleek een toenemende behoefte aan kennisdeling en hulp. Ik wilde er verder mee maar kon dit helaas niet uitbouwen binnen het COT.
Op eigen benen
Zodoende ging ik in 2011 het avontuur aan van een eigen bedrijf. Eerst met Mari van Dorst, die net was gestopt bij een evenementenbeveiligingsbedrijf. Hij was bezig met een partner een adviesbureau op te richten voor overheden, specifiek over evenementenveiligheid. Ik sloot mij aan en wij doopten dit het Kenniscentrum Evenementenveiligheid (KCEV). We namen een kleine kamer in gebruik in het centrum van Haarlem en gingen er volledig voor. Al snel ging de telefoon: het ministerie van Justitie en Veiligheid wilde dat ik het gemeentelijke deel voor de nieuwe landelijke Handreiking Evenementenveiligheid zou opstellen. Er lag al een concept van deze HEV maar de gemeenten waren hierin niet opgenomen, terwijl minister Opstelten de kamer juist een handreiking voor gemeenten had beloofd. Het betrokken raken bij de HEV werd voor mij een mooie opstap naar een groter landelijk netwerk, inzicht in hoe het per regio werkte en daarnaast vergrootte het mijn bekendheid en die van het bedrijf.
Economisch hadden we de wind echter niet mee; de economische crisis van destijds leidde tot stevige bezuinigingen bij de overheid en wij werden maar mondjesmaat ingeschakeld. Mari werd begin 2012 benaderd door Traffic Support, met de vraag om te komen helpen de nieuwe beveiligingstak op te zetten. Zodoende kwamen wij gedrieën bij de Traffic & Travel Group te werken, waar Mari met de beveiliging aan de slag ging en ik het KCEV voortzette met één collega, Jorien van den Heuvel. Ik kreeg helaas niet het gevoel dat men binnen de groep blij was met het KCEV of met mij en de opdrachtgevers van Traffic Support waren soms ook niet heel happy met de combinatie van een kenniscentrum als onderdeel van hun toeleverancier voor verkeersmaatregelen. Daarom besloot ik te vertrekken en in overleg met de directie van TTG heb ik het KCEV achter mij gelaten.
Oprichting ESI
Het idee was geboren om een nieuw, volledig onafhankelijk kennisinstituut voor evenementenveiligheid op te richten, met de focus op Nederland maar met een sterke internationale oriëntatie. Dit gebeurde in 2014. De naam werd Event Safety Institute. De instituutsfunctie vond ik belangrijk: dit moest uitstralen dat er een stevige dosis wetenschappelijke kennis, maar ook echte onafhankelijke expertise aanwezig zou zijn. Ik ging samenwerken met Bill van Oudheusden, een zeer ervaren evenementenman die Mari van Dorst aan mij had voorgesteld. In die periode had ik al contact met Frank Wijnveld en zijn compagnon Jan, die een jaar eerder het bedrijf CrowdProfessionals hadden opgericht.
Bill en ik gingen, opnieuw met Jorien samen, aan de slag om ESI op te zetten. We namen een piepklein kantoor in gebruik in Houten en gingen al snel samenwerken met een aantal zelfstandigen: met Frank (CrowdProfessionals), maar ook voormalig politieagent en inspecteur Roelf Pot en met Rik Voogt, voormalig evenementencoördinator van de gemeente Maastricht. Al vrij snel voegde mobiliteitsspecialist Janno Brinkhuis zich hierbij en ook Tom Bindels, werkzaam als ambtenaar in Sittard-Geleen, ging zelfstandig op crowd management adviseren en sloot zich bij ons groepje aan. Via Bill kwam Rob Hermanns, voormalig tourmanager van Within Temptation, erbij, en ook de Brabantse veiligheidsman Jorrit van Hoof sloot zich bij ons aan. Een mooie club vol dwarse denkers en worsteters!
Naar een sterk team
In de jaren die daarna volgde is veel gebeurd, met vaak ups en downs. Bill verliet de organisatie – zakelijk en persoonlijk was de relatie moeilijk. Rob vertrok na verschillende meningsverschillen en ook van Jorien namen we afscheid. Maar anderzijds waren er ook veel positieve ontwikkelingen. We kregen steeds meer werk en dit hield in dat het tijd werd om een aantal ZZP’ers waaronder Roelf en Janno in dienst te gaan nemen. Melvin Zuidema, Camiel Wijtvliet en evenementenveiligheidsroutinier Ben Jan van der Klis kwamen bij ons werken. Een aantal anderen kwamen korte tijd maar verlieten ons helaas ook alweer snel. We bouwden onze naam en reputatie uit en werden voor steeds meer interessante vraagstukken benaderd. In 2020, toen de coronacrisis begon, waren ook de zeer ervaren collega’s Harold Salomons en Daniël Schipper erbij gekomen. Zo hadden wij een sterk team dat veel in zijn mars had. Over corona zometeen nog wat meer.
Top 3 projecten
Het is erg moeilijk om te bepalen wat voor mijzelf nu de meest gave of interessante projecten waren van de voorbije tien jaar. Ik zal er drie aanhalen, wetende dat ik daarmee vele andere tekortdoe. Ten eerste: Appelpop. Al bij het COT begon ik met een studie naar de veiligheidsaanpak van dit gratis popfestival aan de Waalkade in Tiel. Een eerste onderzoek in 2011 toonde aan dat er verbeteringen nodig waren in de aanpak. Een volgend rapport in 2014 richtte zich op de capaciteit en vluchtveiligheid van het evenement en bevatte een aantal aanbevelingen waar de gemeente mee aan de slag is gegaan. De jaren erna ben ik bij het evenement betrokken gebleven door het verzorgen van risicoanalyses en doorleefsessies en in 2022 mochten we vanuit ESI opnieuw een studie doen naar de vluchtveiligheid en capaciteit van dit mooie evenement.
Een tweede die bij mij direct naar voren komt is het Leidens Ontzet. Ook dit is een vrij toegankelijk evenement, maar met een hele eigen historie, cultuur en dynamiek. We hebben in 2018 op verzoek van de burgemeester bekeken hoe dit evenement gezien de toenemende drukte toekomstbestendig kon blijven. We observeerden tijdens 3 en 4 oktober en kwamen erachter dat er een groot verschil bestond tussen papier en praktijk. Ook bleek de politie wel heel fors op dit evenement in te zetten en regie te voeren. De jaren na ons rapport mocht ik met Ben Jan, Camiel en verschillende andere collega’s de gemeente helpen een aantal verbeteringen tot stand te brengen. Het evenement heeft recent een wat andere wending gekregen met minder grootse menigten, maar blijft boeiend en een mooi voorbeeld van welke uitdagingen het crowd management in een stedelijke omgeving kent.
Het derde project dat echt niet kan ontbreken aan dit lijstje is de huldiging van Feyenoord. Als Rotterdammer (niet geboren, wel al bijna 30 jaar woonachtig) ben ik supporter van de club, maar heb ik ook gezien hoe het in 1999 volledig uit de hand liep op de Coolsingel. Dit maakte het extra gaaf om in 2017 een huldiging te mogen voorbereiden en ontwerpen die totaal anders verliep en waarmee we lieten zien dat het huldigen van Feyenoord wel gewoon een groot feest kan zijn! Een huldiging als evenement, met duidelijk informatievoorziening, een festivalopzet met compartimenten, genoeg zichtlijnen naar beelden van het balkon en een veilige publiekscapaciteit. Naar schatting waren er ongeveer 150.000 supporters bij. Geweldig! En gelukkig hoefden we niet 18 jaar te wachten, want in 2023 mochten we de gemeente opnieuw helpen op basis van hetzelfde concept. We voegden nieuwe elementen toe zoals betere online communicatie en de inzet van drie crowd monitoring-tools , wat mogelijk werd door een samenwerking met Logistics Community Brabant.
Opleidingen als rode draad
De opleidingen die we bij ESI verzorgen vormen ook al tien jaar een rode draad door het bedrijf. Toen Mari en ik in 2011 bij het KCEV begonnen met lesgeven, was dat primair omdat we nog niet voldoende adviesopdrachten hadden om de boodschappen van te betalen. Politie Rotterdam vroeg ons toen om zeven groepen politiemensen ieder twee dagen les te geven over crowd management, beveiliging en veiligheidsplannen. Dat smaakte naar meer. Binnen ESI heb ik later een eigen politieleergang gevormd, die we zelfstandig verzorgden, tot we de officiële opleiding van de Politieacademie mochten gaan vormen en uitvoeren.
Voor gemeenten en veiligheidsregio’s vormden we een leergang met negen tot tien modules. Dit startte in Brabant-Zuidoost maar ging al snel over naar Zuid-Limburg, Brabant-Noord, Zuid-Holland-Zuid en Noord-Holland Noord. Inmiddels zijn we in het merendeel van de veiligheidsregio’s minimaal één keer geweest met onze leergang en zien diverse regio’s het al als een terugkerende basisopleiding voor gemeenten en adviseurs van de diensten. Ook voor het IFV, inmiddels NIPV, mocht ik opleidingen gaan vormen voor de brandweer en zo zijn we uitgegroeid tot een toonaangevende opleider voor alle disciplines. Ons paradepaardje van de afgelopen jaren is de opleiding Introduction to Crowd Science van prof. dr. Keith Still. Sinds 2016 hebben we een officiële samenwerking met hem die ons in staat stelt om zijn originele, internationaal geaccrediteerde driedaagse cursus in het Nederlands te mogen verzorgen. Vanuit de samenwerking met Keith sta ik ook als docent voor de klas in de minor Crowd Safety aan de Breda University of Applied Sciences. Mooi om te doen naast het reguliere werk!
Samen met CrowdProfessionals
ESI is sinds 2016 één organisatie geworden met CrowdProfessionals van Frank Wijnveld. De redenen waren eigenlijk heel simpel: we werkten al prettig samen, visten in dezelfde vijver wat betreft inzet van adviseurs en we zagen een sterke synergie tussen de missie van ESI en die van CrowdProfessionals, waarbij de focus van Frank meer lag op evenementenorganisaties, operationeel crowd management en voetbal. Ondanks dat we nu alweer acht jaar aan het hoofd staan van de holding waar beide bedrijven onder vallen, blijft Frank het gezicht van CrowdProfessionals en trek ik primair de kar voor ESI. Beide labels groeiden wel sterk naar elkaar toe en onze relaties kennen inmiddels beide bedrijven.
Corona en daarna
De coronajaren 2020 en 2021 waren voor ons pittig maar toen is ook gebleken hoe wendbaar wij als team waren. Terwijl ik nog uit het veld geslagen was over het afblazen van al onze opdrachten omdat het land op slot ging, was Frank al aan het typen aan een propositie om gemeenten te helpen met een verantwoorde heropening in de anderhalvemetersamenleving. We konden vrijwel direct aan de bak in Eindhoven en Den Bosch. Daarna volgden vele andere gemeenten. We maakten calculaties, schreven plannen, schakelden coronahosts in en stuurden ze soms ook nog aan. In coronatijd heeft ESI ook mooie samenwerkingen gehad met de VNG (een handreiking en webinars voor gemeenten over crowd managemenrt in de binnenstad) en het NBTC (een handreiking, webinars en een podcast over het managen van recreatie en toerisme in coronatijd). De coronatijd heeft helaas wel zijn weerslag gehad op een deel van het team, want we konden niet iedereen voldoende betrekken in het werk dat er wel lag.
En dan post-coronajaren. De evenementensector heropende en wij konden weer volop aan de bak. Met koningsdagen, carnaval, kermissen, stadsfeesten en festivals. We helpen steeds vaker kleine organisatoren op weg om een goed en veilig evenement te organiseren, bijvoorbeeld met de strippenkaart van adviesuren, die gemeenten inkopen en verdelen onder organisatoren. Terwijl we aan de andere kant veiligheidsadviseur van de gemeente Zandvoort zijn bij de Dutch Grand Prix. Een geweldig repertoire aan opdrachten en trainingen, waaronder ook vele doorleefsessies. En niet te vergeten ons jaarcongres, uitgegroeid tot jaarlijkse reünie van vele professionals die betrokken zijn bij de veiligheid van evenementen.
Klokhuis
Eén bijzonderheid wil ik er nog uitpikken van de afgelopen tien jaar en dat zijn de mediaoptredens. Al in 2013 werd ik gevraagd om in Nieuwsuur uit te komen leggen hoe het zo mis had kunnen gaan bij Project X in Haren, nadat de dikke evaluatierapporten waren verschenen. En eigenlijk ben ik sindsdien jaarlijks wel een of meerdere keren aan de beurt geweest om incidenten te duiden, zoals het Monstertruckdrama in Haaksbergen (2014) en de verdrukkingen tijdens Halloween in de wijk Itaewon (Seoul, Korea, 2022). Meestal hele serieuze zaken. Gelukkig is het soms ook heel leuk. Het leukste media-optreden was toen Klokhuis belde in 2017. Of ik mee wilde werken aan een uitzending over crowd management en of ik een evenement wist waar ze opnamen konden maken. Het was nota bene november! Gelukkig konden we terecht bij de 11evande11e in Maastricht en die uitzending is nog altijd terug te kijken. Meerdere jaren achter elkaar kreeg ik appjes als deze uitzending weer op televisie te zien was. Kijk de aflevering hier terug!
Lief en leed
Tien jaar ESI betekent ook tien jaar lief en leed. Helaas heb ik om mij heen van verschillende fijne mensen waar ik mee samenwerkte afscheid moeten nemen en vaak ook heel onverwacht. Het heeft mij veel aan het denken gezet over het belang van elkaar ruimte geven, aandacht hebben voor elkaar en leven in het moment. Ik werk niet voor “later” als dat een excuus is om nu mezelf of anderen voorbij te lopen. Ik werk graag en prettig met de fijne mensen om mij heen. Collega’s, maar ook opdrachtgevers en andere professionals in het werkveld. Met de volste overtuiging om de komende tien jaar onze missie om evenementen nog beter en veiliger te maken verder uit te bouwen.