De gemeente heeft een cruciale rol in het waarborgen van een veilig verloop van evenementen. Maar wat moet de gemeente dan in ieder geval op orde hebben? ESI komt tot tien geboden van een veiligheidskritisch evenementenproces.
Evenementen draaien niet om veiligheid, maar veiligheid is wel een randvoorwaarde voor het plaatsvinden van evenementen. De gemeente is als vergunningverlener verantwoordelijk voor het maken van de afweging welke aanwezigheid van risico opweegt tegen de andere belangen die met het plaatsvinden van een evenement zijn gemoeid. De gemeente moet daarvoor kennisnemen van de risico’s en beoordelen of de organisator voldoende maatregelen neemt om risico’s op een aanvaardbaar niveau te brengen. Zo sprak de Onderzoeksraad voor Veiligheid in 2015, na het drama met de monstertruck in Haaksbergen.
Incidenten als ‘Haaksbergen’ maken pijnlijk duidelijk hoe ernstig de gevolgen kunnen zijn als de organisator, de gemeente en haar adviseurs risico’s hebben gemist of onvoldoende doordrongen zijn geweest van de ernst van een gevaar of van de beperkte effectiviteit van maatregelen die de veiligheid moeten waarborgen. In het rapport ‘Haaksbergen’ wees de OvV destijds met name naar de tekortschietende rol van de gemeente als vergunningverlener. ‘De gemeente heeft zo aan haar rol als hoeder van de openbare veiligheid onvoldoende invulling gegeven’ (OvV 2015, p. 8).
De OvV was in ditzelfde rapport positief over de bijdrage die het proces van vergunningverlening kan leveren aan een veilig verloop van een evenement. In tegenstelling tot activiteiten waarvoor alleen een melding moet worden gedaan of waar helemaal geen kennisgeving aan de overheid voor nodig is, kan de gemeente bij evenementen als bevoegd gezag al vooraf beoordelen of de vergunningaanvrager een veilig evenement gaat organiseren. Die voorafgaande overheidstoetsing maakt het proces voorafgaand aan het plaatsvinden van een evenement cruciaal.
Burgemeesters verlenen evenementenvergunningen en het is dan ook onder hun eindverantwoordelijkheid, dat binnen de gemeente een kritisch en zorgvuldig evenementenproces moet worden doorlopen. Sinds 2011 is dit proces enigszins gecodificeerd in de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid. Deze handreiking was een vastlegging van wat in veel gemeenten al min of meer gebeurde, maar heeft zeker wel bijdragen aan de uniformering van de aanpak van evenementen door gemeenten en veiligheidsregio’s. De HEV heeft helaas nooit het hele plaatje geschetst van wat van de gemeente mag worden verwacht in relatie tot de zorg voor openbare orde en veiligheid op evenementen.
Tien geboden
Wat moet de gemeente echt op orde hebben, wil ze kunnen aantonen dat ze een veiligheidskritisch evenementenproces heeft georganiseerd? Met de vele jaren aan ervaring die wij met evenementen hebben opgedaan binnen ESI, komen we tot ‘tien geboden van een veiligheidskritisch evenementenproces’.
Plan vooruit. Ieder gemeente werkt binnen de veiligheidsregio met een evenementenkalenderproces, waarin per jaar wordt aangestuurd op een evenwichtige toedeling van evenementen over de regio, met een maximumaantal risico-evenementen per gemeente per jaar. Het kalenderproces dat wordt doorlopen voor het nieuwe kalenderjaar begint, geeft inzicht in de verwachte impact op de regio, werkt sturend op de verdeling van schaarse middelen (politie) en biedt de kans om bij te sturen wanneer de samenloop van voorgenomen evenementen ongewenste effecten dreigt te hebben.
Neem initiatief. De gemeente neemt een proactieve houding aan richting aanvragers en adviserende diensten. Proactief houdt twee dingen in. Ten eerste: de gemeente brengt vroegtijdig met alle stakeholders in kaart wat de mogelijkheden zijn en welke voorwaarden en beperkingen er voor evenementen gelden. Algemene voorwaarden legt ze al vast in beleid. Ten tweede: de gemeente stuurt voortijdig aan op een wenselijk procesverloop van aanvraag evenementenvergunning tot en met evaluatie en neemt daarmee dus ook de regie op het behandelproces.
Werk zorgvuldig. De gemeente heeft oog voor juridische kwaliteitszorg. Ze doorloopt het behandelproces conform de regels van de Algemene wet bestuursrecht met behandeltermijnen, hersteltermijnen, tijdige besluitvorming en ruimte voor zienswijzen en bezwaar. De gemeente eerbiedigt de beginselen van behoorlijk bestuur en stelt geen eisen die disproportioneel zijn voor de aard van een evenement.
Wees kritisch aan de poort. De gemeente voert een scherpe intake uit bij iedere binnenkomende aanvraag, gericht op het toetsen van de juridische randvoorwaarden van een aanvraag evenementenvergunning en op het beoordelen van de genoegzaamheid van de aanvraag om deze verder in behandeling te kunnen nemen. Daarmee voorkomt ze dat later in het proces veel tijd verloren gaat aan completering van de aanvraag.
Win alle nodige adviezen in. De gemeente raadpleegt alle nodige adviseurs om de risico’s en de maatregelen van het evenement te kunnen beoordelen, waar nodig ook adviseurs die niet standaard aan tafel zitten. Bij ieder aandachts- en risico-evenement (categorie B en C) vindt een adviesronde plaats, met interactie tussen aanvrager, behandelaar en adviseurs. Doel van de interactie is het scherper krijgen van de benodigde planvorming en maatregelen, zodat het eindresultaat voorwaardenscheppend is voor een veilig evenement.
Werk vanuit een risicoanalyse. De gemeente leidt bij risico-evenementen (categorie C) altijd een integrale risicoanalysebijeenkomst, met de organisator en adviserende diensten, teneinde integraal in beeld te krijgen of de organisator zijn risico’s voldoende weet te beheersen en wat het evenement qua inzet vraagt van de overheidsdiensten.
Betrek management en bestuur. Binnen de gemeente wordt de betrokkenheid van management en burgemeester bij evenementen georganiseerd. Het gaat daarbij primair om de afwegingen over veiligheidsrisico’s en over de besluitvorming over het toestaan van een evenement, wanneer er geen eenduidig beeld is over de randvoorwaarden voor veiligheid. Zo wordt voorkomen dat de vergunningverlener er alleen voor staat. Tevens stelt het de burgemeester in staat om zijn/ haar verantwoordelijkheid in het afwegen van belangen actief te nemen.
Organiseer de voorbereidingen. De gemeente neemt bij aandachts- en risico-evenementen ook regie op de preparatie op het evenement, in het verlengde van de vergunningverlening. In de preparatiefase worden beleidsuitgangspunten voor de uitvoering gesteld, worden prioriteiten gesteld voor toezicht en wordt middels een doorleefsessie of table top geoefend op de besluitvorming en samenwerking in voorzienbare (incident)scenario’s tijdens het evenement.
Houd zicht en controleer. De gemeente organiseert een passende vorm van monitoring en controle tijdens het evenement. Hetzij door gerichte inzet van Toezicht & Handhaving, hetzij met een coördinerend team waarin de gemeente, al dan niet met commandanten van de hulpdiensten, aansluit op de commandostructuur van de organisatie.
Leer maximaal van de praktijk. De gemeente zet zich in voor kritisch leren en verbeteren door, tijdig en gericht met de organisator en de betrokken diensten te evalueren op grond van waarnemingen, data, uitkomsten van de risicoanalyse en eventuele incidenten die tijdens het evenement hebben plaatsgevonden.
Met deze tien geboden hopen wij gemeenten houvast te bieden in de interne beoordeling van hun eigen behandelproces. De tien geboden kunnen ook worden gebruikt als uitgangspuntennotitie voor uitvoeringsbeleid. Meer weten over hoe je op de juiste manier invulling geeft aan de rol van de gemeente in het evenementenproces? Volg dan de cursus Evenementencoördinator of de cursus Vergunningverlener Evenementen.