Op 15 februari 2021 vond het eerste testevenement plaats in Jaarbeurs Utrecht. Naast dit zakelijke congres worden de komende tijd meerdere test-evenementen georganiseerd. De tests worden uitgevoerd door Fieldlab Evenementen, met als doel om onderzoek te doen naar een veilige heropstart van evenementen in tijden van de Covid-pandemie. Docenten en studenten van de minor Crowd Safety van Breda University (BUas), een unieke minor waar ook ESI bij is aangesloten, waren hierbij betrokken. Wij spraken met BUas-docent Justin van de Pas over zijn ervaringen.
Welke rol heb jij namens BUAS in de Fieldlabs? En wat doen BUAS-studenten? ”Naast coordinator van de BUas Minor Crowd Safety in Hubs & Events, ben ik als senior projectmedewerker werkzaam bij Logistics Community Brabant. Logistics Community Brabant is een samenwerking tussen Technische Universiteit Eindhoven, Universiteit van Tilburg, Nederlandse Defensie Academie en Breda University of Applied Sciences. Samen met studenten van de verschillende partners doen we onderzoek naar innovaties en vernieuwing binnen het thema evenementen logistiek. We doen mee in Fieldlab Evenementen, waarbij onze focus ligt op de bouwsteen Bezoekersdynamiek. Vanuit Fieldlab Evenementen zijn er diverse bouwstenen bepaald die bijdragen aan preventie en reductie van het risico van transmissie van het Covid-19 virus. De bouwstenen zijn gebaseerd op de customer journey van bezoekers van evenementen. Hierbij valt te denken aan bouwstenen als testen, gedrag, track & trace, luchtkwaliteit, sneltesten etc. Binnen de organisatie de evenementen moet dit proces in een gecontroleerde omgeving plaatsvinden. Van aanschaf van een ticket, tijdens het evenement zelf, tot de reis naar huis en eventueel de periode daarna. Door aandacht voor procesmanagement en capaciteitscalculaties, wordt een veilige omgeving gecreëerd waarbinnen de gewenste bezoekersbezetting tijdens evenementen weer mogelijk is. Naast Logistics Community Brabant en BUas zijn o.a. TU Delft, Radboud UMC en TNO betrokken bij het onderzoek, naast diverse werkveldpartners en leveranciers.
Voor het verzamelen van betrouwbare data op de Fieldlab Evenementen, wordt dankbaar gebruik gemaakt van studenten van de BUas minor Crowd Safety in Hubs & Events. De betreffende studenten hebben tijdens de minor de bezoekersstromingen en processen op vier van de Fieldlab Evenementen in kaart gebracht en zijn tijdens de evenementen verantwoordelijk voor het verzamelen van de data t.b.v. het wetenschappelijk onderzoek. Binnen dit onderzoek wordt onder andere gekeken naar het aantal contactmomenten, contactduur en de processen tijdens de instroom, circulatie en uitstroom van de evenementen. De metingen worden uitgevoerd door middel van tags, in combinatie met videoanalyse en observaties. Tijdens de onderzoeken wordt zeer nauwkeurig de afstand gemeten tussen mensen in het publiek, in combinatie met de contactduur. Achteraf wordt onderzocht in hoeverre de contactmomenten daadwerkelijke verspreiding van het virus hebben veroorzaakt.
Voor alle betrokken partijen is dit een fantastische ervaring, het werken aan relevante en praktische opdrachten, waarbij ze naast ervaring ook hun netwerk kunnen opbouwen. Bij voorkeur werken we altijd met echte opdrachtgevers en dit is daarvan een uniek voorbeeld en een enorme kans.”
Hoe verliep het eerste Fieldlab in het Beatrixtheater voor jou, wat is je daarbij opgevallen? ”Wat direct opvalt bij de uitvoering van de evenementen in het Beatrixtheater, is het enthousiasme en de honger van de bezoekers naar een evenement met publiek. Bezoekers worden binnen 48 uur voor de uitvoering via een PCR-test getest op het virus en met vertoon van een negatieve uitslag bij de entree van het theater wordt de bezoeker toegang verleend.
De bezoeker van het theater arriveert op de locatie binnen een aangewezen tijdsslot om een vloeiend instroomproces te realiseren. Bij de entree van het theater wordt de bezoeker getest op de lichaamstemperatuur, worden handen gedesinfecteerd en volgt de ticketscan. Na de ticketscan worden de tags uitgedeeld door middel van een tag aan een keycord. Tijdens het uitreiken van de tags wordt het entreeticket gekoppeld aan de tag, zodat het verzamelen van data ten behoeve van het onderzoek naar bezoekersdynamiek van start kan gaan. Het proces van uitreiken is volledig volgens plan verlopen, waardoor er geen verstoring van de theaterbeleving heeft plaatsgevonden.
De theaterbezoekers verleenden volledige medewerking aan het onderzoek en men was duidelijk op de hoogte van het belang van het onderzoek. Na wat koudwatervrees, het is namelijk toch wel even wennen om met 500 mensen samen te komen in het theater, is het tijd voor ontspanning.
Aan het einde van het evenement volgt het uitstroomproces. In het geval van het theater, minder complex als het instroomproces maar ook hier wordt zorggedragen voor een vloeiende afwikkeling. De bezoekers verlieten tijdens dit proces in goede stemming het theater en verleende ook hier volledige medewerking. De tags werden per stuk ingenomen en direct in de bewaring gesteld en de meting werd gestopt.
Na de inname van de tags begint de voorbereiding voor het volgende evenement. Tags worden direct uitgelezen en data wordt opgeslagen. De tags worden vervolgens voorbereid voor het volgende evenement. De keycords worden gesorteerd en direct afgeteld, zodat de instroom van het volgende evenement net zo vlekkeloos kan verlopen.
Alle betrokken partijen hebben bijgedragen aan een goed verloop van de twee evenementen en de uitvoering is ervaren als een groot succes.”
Welke mogelijkheden voor heropstart van evenementen zouden hieruit voort kunnen komen? ”Om de evenementen opnieuw te laten plaatsvinden, is het belangrijk om maatregelen op korte termijn wetenschappelijk te laten valideren. Hierdoor kan deugdelijke onderbouwing worden verkregen voor nieuwe regelgeving. Om dit te kunnen doen is het van belang om dit in een echte evenementomgeving te laten plaatsvinden, in concrete pilots tijdens live-evenementen; op een gecontroleerde, veilige en betrouwbare manier. Het vertrekpunt hierbij is het testen, onderzoeken en analyseren van de verschillende processen op een evenement. Door het in kaart brengen van de contactmomenten binnen de bouwsteen Bezoekersdynamiek kunnen we antwoord geven op vragen als: Hoe bereikt de bezoeker zijn vaste zitplaats? Wat zijn de contactmomenten en wat is de contactduur? Wat is de dynamiek van een contact? Werken de preventiemaatregelen? Wanneer we antwoord hebben op de vragen bij de verschillende bouwstenen, kunnen we komen tot een reeks risicobeheersende maatregelen waarmee een verantwoorde evenementomgeving ontstaat. Het gevolg is een mogelijk toetsingsinstrument voor overheid, regionale en lokale vergunningverleners.”
Wat kunnen we de komende tijd nog gaan verwachten van de Fieldlabs? ”Het kabinet heeft toestemming gegeven voor acht pilot events, dit zijn:
- Zakelijk congres onder de titel Back to Live
- Theatervoorstelling Guido Weijers
- Dance event in Ziggo Dome • Popconcert in Ziggo Dome
- Voetbalwedstrijden van N.E.C. en Almere City FC
- Dance festival in Biddinghuizen
- Muziekfestival in Biddinghuizen
Er is gekozen voor verschillende soorten evenementen met verschillende doelgroepen, omdat je dan de verschillen kunt zien en eventueel aan de hand van de verschillen maatregelen kunt nemen. Per evenement testen we verschillende bubbels met ieder een eigen dynamiek en doelgroep met verschillende instructies. Denk hierbij aan bubbels bij een voetbalwedstrijd waarbij je 1,5 meter uit elkaar moet blijven, vrij mag plaatsnemen in een vak, mondkapje op of af, vrije horeca of wel of niet zingen in een stadion. Tevens kijken we naar het aantal contactmomenten en analyseren we achteraf in hoeverre er sprake is geweest van overdracht van Covid-19. In april is de uitkomst van het onderzoek klaar, hopelijk is er dan genoeg onderbouwing om met elkaar in gesprek te gaan over het heropenen van de evenementen industrie.”
Is de kennis over Crowd Safety die studenten krijgen tijdens de minor toepasbaar in de Fieldlabs? ”Ja absoluut. We zijn gestart met een basis waarbij we de verschillende risico’s in kaart hebben gebracht aan de hand van de theorieën van Prof. dr. G. Keith Still, die tijdens de minor klassikaal worden behandeld door Syan. Denk hierbij aan het DIM-ICE model, de RAMP-analysis en Congestion mapping. Vanuit deze risicoanalyses zijn de verschillende processen in kaart gebracht en geanalyseerd. Denk hierbij aan toegangscontrole en het uitdelen van de tags bij de ingang van het evenement. In overleg met de locaties en organisatoren is vervolgens bepaald hoe de processen er in de praktijk uit komen te zien. De studenten zijn vervolgens ingezet voor de uitvoering van de operatie en het verzamelen van de data. Tijdens de minor hadden de studenten de verschillende modellen al in de praktijk toegepast voor opdrachtgevers als de Efteling, Vondelpark, Stratumseind, Mojo Concerts, ALDA Events of NS. Dit hielp uiteraard in de uitvoering van de opdracht voor Fieldlab Evenementen.”
