Veel evenementen in ons land worden in de openbare ruimte georganiseerd. Het in stand houden van veel, grote evenementen in de binnenstad is mede door de coronatijd steeds moeilijker geworden en draagvlak is in sommige gevallen afgenomen. Wellicht is juist het steunen van kleinschalige initiatieven waarbij de verbinding wordt gezocht met lokale ondernemers en burgers de sleutel om de stad aantrekkelijk te houden en tegelijk acceptatie te behouden.
Bijna alle gemeenten kennen ze wel: periodiek terugkerende stadsfeesten, Jazzdagen, kermissen, braderieën en veemarkten, maar ook Koningsdagvieringen en tal van andere evenementen in de openbare ruimte. Voor terugkerende evenementen is de evaluatie met de “lessons learned” van het voorgaande jaar (pre-Covid in dit geval) een belangrijk uitgangspunt; de evaluatiepunten vormen de start van de nieuwe risicoanalyse en preparatie. Bij nieuwe evenementen moet vanuit het “niets” een gedegen risicoanalyse, aangevuld met een capaciteits- en vluchtweganalyse, de basis vormen voor de planvorming. Dat is soms lastig, omdat veel mensen en organisaties enigszins gedesoriënteerd zijn na een Covid-periode zonder evenementen en in hun verwachtingen onzekerder zijn geworden. De huidige tijd levert verschillende uitdagingen op uitdagingen voor evenementen in de openbare ruimte.
Menskracht
Om maar meteen met de “hete aardappel” te beginnen; de schaarste in menskracht is natuurlijk een wezenlijk belangrijke factor waar rekening mee gehouden moet worden. Van beveiliger en ehbo’er tot crew of productiemedewerker: de beperkte beschikbaarheid is een acuut probleem waar in de voorfase wel degelijk rekening mee gehouden moet worden. In de praktijk kan creatief (voor!)denken helpen om de beperkende factor deels te verhelpen. Door een goed doordachte, logische inrichting met genoeg ruimte voor instroom, circulatie en uitstroom, kan vaak al een deel van de personele inzet om publiek bij te sturen verminderd worden. Daarnaast is het goed om de discussie te voeren over risico’s in relatie tot de benodigde kwalificaties van inzet op bepaalde posities. Moet hier nu wel of geen evenementenbeveiliger staan, is een voorbeeld.
Capaciteit overheid
Overigens geldt de beperkte beschikbaarheid van de juiste mensen niet alleen aan de private kant. Ook de overheid kent problemen in de bemensing, bijvoorbeeld als het gaat om toezichthouders en politiepersoneel. Wij signaleren ook dat veel gemeenten momenteel posities vacant hebben van OOV-ambtenaren, evenementcoördinatoren en vergunningverleners. Opvallend was dat we ten tijde van Koningsdag, een dag waarop heel Nederland evenementen organiseert en menskracht dus een nog acuter probleem vormt, zagen dat gemeenten (ook onderling) en organisatoren soms zelfs tegen elkaar opboden voor de inzet van beveiligers en ALS-teams!
Lokale initiatieven onder druk
De vraag is waar dit op langere termijn toe leidt, zeker als we kijken naar de meer kleine initiatieven. Kunnen zij dit op termijn wel volhouden of is opdrijven van de prijs voor personeel een start van het einde voor lokale initiatieven? Zandvoort heeft dit bijvoorbeeld opgepakt, door te werken met de CrowdProfessionals Strippenkaart. De gemeente biedt lokale organisaties de mogelijkheid om een x-aantal uur ondersteuning te krijgen vanuit CrowdProfessionals om de planvorming op orde te krijgen en gecoacht te worden op het gebied van het creëren van een veilig evenement. Bedenk hierbij steeds: Als kleine, lokale initiatieven wegvallen gaat een deel van de lokale cultuur verloren!
Verbinding met ondernemers
Wat het eerste deel van het jaar ons ook geleerd heeft is dat veel partijen in een binnenstad geleden hebben onder de Covid-pandemie. Het gevolg is dat ondernemers en winkeliers momenteel minder bereidwillig zijn om afsluiting van straten of binnensteden voor evenementen te accepteren. Zij wijzen op het feit dat ook zij de geleden verliezen moeten compenseren en niet zitten te wachten op verminderde bereikbaarheid door afsluitingen. De verbinding tussen ondernemers en organisatoren is door Covid in sommige gevallen ook wat weggevallen en relaties moeten opnieuw ontstaan of geïntensiveerd worden. We zien in de praktijk dat verbinden en “er samen naar kijken” vaak leidt tot wederzijds begrip en creatieve oplossingen die positief werken voor beide partijen. Niet zelden ontstaan daarbij extra kansen! Belangrijke factoren zijn bereidwilligheid en effectieve communicatie.
Kleine schaal
Covid heeft toch ook mooie dingen gebracht. Zo is tijdens de Covid-pandemie bijvoorbeeld in Den Bosch een initiatief ontstaan genaamd “De Bossche Zomer”, waarbij op kleine schaal, met support door gemeente, initiatieven uitgerold werden in de binnenstad, waarbij mensen op veilige wijze bijeen konden komen in de buitenlucht. Ruimte geven, ontmoeten en ondernemen vormden de kernbegrippen en dit initiatief wordt ook nu doorgezet. Effect is dat er in de binnenstad steeds kleine activiteiten en zomerterrassen uitgerold worden die helpen om sfeer en bezoek te verhogen. Door laagdrempelige en korte doorlooptijden van aanvragen, wordt het nemen van initiatieven aangemoedigd. Wat hier de les is, is dat stadspromotie en kleinschalige evenementen en activiteiten zeer goed hand in hand gaan en dat stadsevenementen niet altijd groot hoeven te zijn om het bezoek van de stad aantrekkelijk te maken.
Balans en acceptatie
De charme van kleine activiteiten in binnensteden is vaak groter. Bijkomend voordeel is dat de andere ondernemers en bewoners er veel minder van merken en zich niet of nauwelijks hoeven aan te passen.
Overleg en creativiteit vormen in het huidige klimaat hierbij steeds vaker kernwaarden voor succes, maar ook voor het bereiken van een zekere balans en acceptatie van evenementen in de publieke ruimte. In een steeds vollere samenleving is het behouden van deze acceptatie een groot goed.
Onze boodschap is dan ook: Koester de kleine lokale initiatieven en evenementen! Zij zijn van belang voor de lokale community en de city promotie, maar ook voor binding, economisch verkeer en het behoud van culture waarden. Realiseer je dan wel dat juist voor de organisatoren van deze initiatieven in hun planvorming, voorbereiding en uitvoering wat extra hulp op dit vlak vaak zeer welkom is.
