Rob Hermanns, Robiezs Event Risk Management
In het afgelopen jaar ben ik meermaals gevraagd om aan te schuiven bij organisatoren van bedrijfsevenementen om veiligheidsrisico’s in kaart te brengen. Het zo genoemde ‘Event Risk Management’ is een belangrijke stap die ook bij zakelijke evenementen moet worden genomen om risico’s te minimaliseren. Dit is niet altijd vanzelfsprekend gebleken: vaak was bij de organisatie niet aan alle zo voor de hand liggende zaken gedacht.
Event Risk Management wordt vaak gezien als iets wat bij grote publieksevenementen hoort. Maar juist die bedrijfsevenementen hebben vaak verborgen gebreken. De risico’s van het bedrijfsevenement zullen niet zo snel door de interne organisatie worden herkend als een risico. Deze bedrijfsblindheid is heel normaal en het komt bij veel bedrijven voor. Uiteraard willen ook organisatoren van bedrijfsevenementen het niet uit hoeven te leggen als er iets mis is gegaan op je evenement.
Het bedrijfsevenement wordt vaak toegankelijk gemaakt voor niet-medewerkers. De gasten van het evenement zijn vaak niet bekend met de bedrijfscultuur die gehanteerd wordt binnen het bedrijf. Dit feit kan bij sommige bedrijven kan een risico vormen.
Bij bedrijfsevenementen worden vaak belangrijke zaken over het hoofd gezien. Een dergelijk evenement ontstaat vaak als volgt: de kantine is te klein voor een feestje, waardoor er een tent geplaatst moet worden op een deel van het bedrijfsterrein waar meer plek is. De opvatting bestaat dat het bestellen van een tent, het plaatsen van meubilair, het inhuren van een cateraar en inzet van voldoende BHV-ers volstaat.
Echter, bij het plaatsen van een tent (voor 50 personen of meer) is ook een gebruikersmelding verplicht. Hoewel voor het bedrijf zelf al een gebruikersmelding van kracht is, is er voor de feesttent een separate gebruiksmelding noodzakelijk (mits het gebruik van een tent al niet in de melding van het bedrijventerrein was opgenomen).
Een ander aandachtspunt is de BHV-organisatie. Ondanks dat BHV-ers in staat zijn om het bedrijfspand te ontruimen, moet de vraag worden gesteld of zij ook geschikt zijn om dat op het evenement te doen. Bekijk of er geen verzwarende omstandigheden zijn waardoor een echte brandwacht of een volleerd medisch team gewenst is. En als er ineens zoveel meer mensen op je terrein zijn is dan je huidige ontruimingsplan nog wel toereikend?
Ook verzekeringen verdienen de aandacht. Mogelijk zijn niet alle activiteiten binnen de bedrijfsverzekeringen gedekt, waardoor aanvullende verzekeringen nodig kunnen zijn.
In mijn directe omgeving zie ik helaas organisatoren om uiteenlopende redenen openbare braderieën, bijeenkomsten of kleine feestjes organiseren waarvan veel zaken niet geregeld zijn. Dit kan zijn vanwege te weinig kennis van zaken, een ontoereikend budget of zelfs omdat ze van een risico houden.
Deze organisatoren kiezen dan bewust of onbewust voor een evenement die succesvol kan zijn zolang er niets misgaat. Een veilig evenement zal snel iets duurder uitvallen dan een evenement waar onvoldoende over veiligheid is gedacht. Maar dat geldt allen als het evenement veilig is verlopen. In het andere geval zullen de kosten vele mate hoger zijn en deze zullen dan toch bij de “falende“ organisator terecht komen.
Laat je evenement tijdig voorzien van de juiste adviezen en maak dan weloverwogen keuzes. Betrek reële risico’s in je Event Risk Management: een feest op een vliegveld heeft een hoger risico voor neerstortende vliegtuigen dan een feestje ver weg van een vliegveld. En zo zijn er veel meer risico’s die door ze te bespreken wel of niet meegenomen moeten worden. Door veiligheid een structurele plek op de agenda te geven tijdens de voorbereidingen op het bedrijfsevenement kunnen deze risico’s tijdig worden herkend en kunnen afwegingen worden gemaakt over welke maatregelen moeten worden genomen om deze risico’s te minimaliseren.
Heeft u vragen n.a.v. deze blog? Neem contact met ons op door een e-mail te sturen naar info@esi.email