Senior adviseur & inspecteur bij ESI
Wachten in een rij is nooit fijn en kan ook nadelig zijn voor de veiligheid van een evenement. In deze blog ga ik wat dieper in op het feit dat rijvorming niet altijd kan worden voorkomen, maar dat ik hier nog wel wat verbeterpunten zie, met name tijdens de uitstroomfase van een evenement.
In de rij voor de kassa als je een supermarkt uit wilt, in de file op de snelweg, in de rij voor een loket, in de rij bij de garderobe van een theater, in de rij op een vliegveld en in de rij tijdens een evenement. We (her-)kennen het allemaal.
Met name op vliegvelden en tijdens grote evenementen staan we regelmatig in de rij. Ondanks dat men weet dat het gaat gebeuren, lukt het kennelijk niet om dit anders te organiseren dan klanten, bezoekers of reizigers in een rij te laten staan. Met name tijdens het vertrek oftewel de “uitstroomfase” gebeurt dit vaak nog weinig georganiseerd.
Een rij (of file) ontstaat als te veel mensen tegelijkertijd op dezelfde plek willen zijn en de verwerkingstijd niet hoog genoeg is om iedereen direct te kunnen bedienen. Dus zijn er 3 factoren waaraan verantwoordelijken kunnen “draaien” om de rijen te managen.
Uitstroom en DIM-ICE
In de wereld van crowdmanagement gebruiken we de DIM-ICE methode. DIM gebruiken we in de plannings- en ontwikkelfase van een evenement, want DIM staat voor Design, Information en Management en in die fase kunnen we sleutelen aan het voorkomen (of in ieder geval minimaliseren) van wachtrijen.
Design gaat over de inrichting van de locatie: bredere looproutes, meer detectiepoorten bij de securitycheck, meer toiletten en meer verkooppunten zorgen voor meer verwerkingscapaciteit en kan het terrein dus meer mensen per tijdseenheid verwerken.
Dat kán helpen. Maar kent ook weer beperkingen. Beperkingen die we alleen maar kunnen opheffen door te draaien aan de hieronder staande “tandwielen”.
Information, het woord zegt het al, gaat over de informatie die je hebt over de komende bezoekers. Heel veel mensen? En hoe laat komen die dan ongeveer?
Als we van die “heel veel” nu gewoon “veel” kunnen maken, scheelt dat enorm. Of als ze verspreid komen, helpt dat al heel veel. Ook hier kunnen we dus bijsturen door te werken aan design en Management.
Management gaat over het vermogen om te kunnen observeren, analyseren en bij te sturen. Een “organisatie-dingetje” dat niet alleen gaat over leidinggeven, maar vooral ook over voordenken en voldoende materiaal en mensen ter beschikking hebben om effectief te kunnen zorgen voor de veiligheid, gezondheid en heet welzijn van iedereen op het terrein.
Van plan naar uitvoering
Crowdmanagement gaat over het “managen” van bezoekersstromen. Dat bezoekers massaal op dezelfde tijdstippen toiletten bezoeken, een drankje halen en (last but not least) massaal tegelijk vertrekken is een belangrijke bron van rijvorming. Bij CrowdProfessionals maken wij daarom verkeersplannen, beveiligingsplannen, terreininrichtingsanalyses en -tekeningen die de organisatie en de hulpdiensten in staat kunnen stellen om te managen. Daarnaast leveren we desgevraagd specialisten die het sturen aan de drie tandwielen maximaal beheersen.
Uiteraard hebben crowd- of safetymanagers geen reserve-uitgang in de binnenzak van de jas, dus is het voordenken over de aantallen, piektijden en de capaciteit van de uitstroomlocatie tijdens de voorbereiding van een evenement van het allergrootste belang.
Als we weten wat de maximale terreincapaciteit is, en wat de mogelijke bezoekersaantallen zijn, gaan we analyseren wanneer die aantallen kunnen leiden tot opstoppingen. Dat hang af van de programmering van de artiesten en het eventuele vuurwerk dat we bij grote evenementen vaak als slotstuk terug zien komen.
Uitdagingen bij de uitstroom
“De mens is een kuddedier”, hoor ik regelmatig tijdens overleggen die betrekking hebben op veiligheidsplannen of crowdmanagement plannen. Dat is niet helemaal waar. Mensen worden (ook) kuddedieren gemaakt. Door de terreininrichting of door de programmering. Men gaat naar een evenement of festival om een aantal onderdelen te beleven. Naast de sfeer en aankleding gaat men toch vooral voor bepaalde artiesten en (vaak) ook voor het afsluitende vuurwerk.
Het beheersen van de bezoekersstromen in die uitstroomfase is voor iedereen spannend. Men is moe (want al een paar uur op het terrein), men is opgewonden (want men heeft net een topartiest of een mega-licht- en vuurwerkshow gezien) en wil gezamenlijk als groep vertrekken naar de bussen of de parkeerplaatsen. Daarnaast is het donker, is men ter plaatse onbekend en heeft men waarschijnlijk alcohol gedronken. In zo’n setting willen tienduizenden bezoekers tegelijk vertrekken.
Die uitstroom vloeiend laten verlopen kan qua infrastructuur niet georganiseerd worden. Doorgaans is de uitgang niet breed genoeg om zo’n grote mensenstroom in een korte tijd te kunnen verwerken. Hoeveel bussen je ook inzet, het blijft een lange rij. Datzelfde geldt ook voor de uitritten van de parkeerplaatsen. Vertrekken van een groot evenement kan zomaar twee uur duren voordat men echt onderweg is naar huis.
Slimmer programmeren
En als we die uitstroom zodanig willen organiseren dat het ”gefaseerd” gebeurt? Dan zal iets moeten gebeuren aan de programmering. Dus slimmer programmeren na de hoofdact of na het vuurwerk. Een soort afterparty terwijl de bars en de foodtruck nog open zijn. Rustig kunnen chillen voordat je naar de uitgang gaat en je vervoer opzoekt.
Ondanks dat organisatoren en hun verkeers- en veiligheidsteams weten dat de uitstroomfase spannend en soms problematisch verloopt, is het verplaatsen van de topartiest of het vuurwerk naar eerder tijdens het evenement vaak voor de evenementenorganisatie een absolute “no go”. Men sleutelt liever aan de infrastructuur en de inzet van meer beveiligers en meer verkeersregelaars dan het programma anders in te richten.
Toch is een geleidelijke uitstroom wenselijk. Het veel beter te managen door beveiligers en verkeersregelaars. Deze mensen hebben die vaak al uren gewerkt en moeten aan het eind van hun dienst nog “pieken”. Zo’n maximale personeelsinzet in het midden van de nacht is qua planning vaak een probleem en door de te betalen toeslagen ook nog eens extra duur. Ik vind het persoonlijk nog steeds verwonderlijk dat we het einde van veel festivals en evenementen op deze wijze programmeren. De organisator creëert door op deze wijze te programmeren zijn eigen problemen en extra kosten.
Het goed managen van de uitstroomfase van een evenement of festival is een wezenlijk onderdeel van de veiligheid op het terrein en van de gezondheid en het welzijn van bezoekers én personeel. Daarbij belast het ook de omgeving van het evenement minder. Als we dit onderwerp echt serieus nemen, zullen we ook aanpassing van de programmering serieus moeten overwegen. Het is een éénvoudige manier om beter voor je bezoekers en je medewerkers te zorgen.
Het Bevrijdingsfestival in Wageningen had hun top-act in de middag gepland om overcrowding en andere problemen later op de avond te voorkomen. Wat mij betreft: hulde! Wie volgt?