Roelf Pot, adviseur en trainer bij CrowdProfessionals
Bij CrowdProfessionals ontwikkelen en coördineren wij meerdere keren per jaar het crowd management en de mobiltieit voor een diversiteit aan open dagen. Denk daarbij aan (hoge)scholen die voorlichtingsdagen organiseren voor aankomende studenten en hun ouders, maar ook open dagen waar bedrijven graag willen laten zien wat zij doen en kunnen. Vaak is dit ook de dag dat de medewerkers hun werkplek laten zien aan familie. Zo komen er verschillende soorten bezoekers op de open dagen.
Open dagen vormen afwijkende gebeurtenissen binnen het vastgoed en/of op het terrein. Hoewel de activiteiten (en inrichting) afwijkend zijn, is er doorgaans geen aparte (evenementen)vergunning of melding nodig op grond van de APV. Of wel?
Want; wat als een open dag wel substantiële impact heeft op de openbare ruimte rondom het bedrijf of de instelling? Denk bijvoorbeeld aan een sterke verhoging van de gebruikelijke aantallen auto’s, het opstellen van foodtrucks, springkussens of andere activiteiten rond het gebouw of terrein, maar ook de grote groepen bezoekers die over de openbare weg (moeten) lopen. Kan dit allemaal in de openbare ruimte zonder dat een gemeente in kennis is gesteld en de veiligheid en de impact op de leefbaarheid wordt getoetst?
En hoe zit met de grenzen aan de gebruikersvergunning? Onderwijsinstellingen gebruiken de gebouwen opeens veel intensiever en op een geheel andere manier. Bedrijven zien zich tijdens de open dag geconfronteerd met een grote groep bezoekers die de reguliere toegangsprocessen, protocollen en veiligheidsvoorschriften doorkruisen. Wat betekent dit bijvoorbeeld voor een chemische fabriek die een familiedag organiseert en meer dan viermaal de normale hoeveelheid personen op het terrein krijgt, terwijl normaliter iedere bezoeker onderworpen wordt aan een veiligheidsbriefing bij de entree? Ook hier gaat het om het vooraf helder in kaart brengen van alle processen die zich af gaan spelen; een analyse maken dus als basis voor een maatwerk-veiligheidsplan met daarin ook de component crowd management.
Tips
Wij adviseren altijd tenminste twee dingen:
1: Neem minstens twee maanden van tevoren telefonisch contact op met de afdeling Vergunningen van uw gemeente. Bespreek wat u van plan bent en laat u voorlichten over het gemeentelijke vergunningenbeleid. Niets is zo vervelend als er kort tevoren of zelfs op de dag zelf ineens van overheidswege wordt ingegrepen omdat “de papieren niet in orde zijn”. Daarnaast kan het zo zijn dat de gemeente een waardevolle partner blijkt; bijvoorbeeld in het meedenken over verkeersstromen en de parkeerbehoefte! Maar diezelfde gemeente heeft ook een beeld van werkzaamheden aan de wegen, bouwwerkzaamheden in de omgeving en allerlei andere factoren die mogelijk van invloed zijn op uw open dag!
2: Start intern op tijd met het in kaart brengen van alle activiteiten, routes, bezoekers(groepen) en vlieg dit aan als veiligheidskritisch project; benader het als een (groot) evenement! Breng de activiteiten, locaties die gebruikt gaan worden, tijden, routes en verwachte publieksstromen en alle (toegang)processen in beeld en vertaal daarnaast de reguliere bedrijfsrisico’s ook naar de situatie tijdens- en de bezoekers aan de open dag.
Maak van de open dag een gedenkwaardige dag!
Open dagen vormen een moment in het jaar waarop het bedrijf, de (onderwijs)instelling of het terrein maximaal gepresenteerd moeten worden. Er wordt vanuit die strategie gericht geld geïnvesteerd in de organisatie. Goed gastheerschap en veiligheid moeten daarbinnen een belangrijke plaats innemen. Door goede planning van mobiliteit en bezoekersstromen kan optimale service verleend worden en zullen bezoekers een goede ervaring hebben. Voorbereiding is essentieel en ook het vooraf bedenken van reactie op afwijkingen (incidenten en calamiteiten) is daar onderdeel van.
Vragen?
Kortom: een open dag organiseren doe je niet zomaar. Omdat voor veel bedrijven en instellingen dit geen core business is ontbreekt het vaak aan kennis en inzichten. Onze ervaring is dat het dan helpt om de inzichten en werkwijzen van de aanpak van evenementenveiligheid, mobiliteitsmanagement en crowd management erop toe te passen. De adviseurs van CrowdProfessionals helpen u op weg.