Naar een Veiligheidsadviesgroep

Naar een Veiligheidsadviesgroep

Syan Schaap, Event Safety Institute

Vrijwel iedere gemeente heeft het: een overleg gericht op het bespreken van de vergunningaanvragen van evenementen. Omdat dit overleg bij verschillende gemeenten zo veelvormig is qua doelstelling, samenstelling en periodiciteit, leek het me goed om gericht een aantal kaders te bieden. Deze kunnen de gemeente helpen om bewust keuzes te maken.

Naam

De benaming kan al veel (of juist niets) zeggen over het doel en de samenstelling van een overleg. We komen in de praktijk veel verschillende namen tegen voor (vrijwel) hetzelfde overleg. De benamingen “evenementencommissie”, “evenementenoverleg” en “dienstenoverleg” hoor ik het vaakst. Deze namen dekken eigenlijk allemaal de lading niet goed. Ze klinken nogal vrijblijvend en weinig doelgericht. Daarom stel ik voor om een benaming te gaan hanteren die in lijn ligt met de Britse benaming: Safety Advisory Group, in goed Nederlands “Veiligheidsadviesgroep” ofwel VAG. Want dat is immers de reden dat u bij elkaar zit: advies geven, over veiligheid. Niet in een vrijblijvend overleg, maar met een team en een duidelijke missie: veilige evenementen.

Doelstelling

Laten we het doel eens wat scherper stellen. Dit is om het bevoegd gezag te adviseren over aanvragen van evenementenvergunningen, zodat het een besluit kan nemen over de afgifte van de beschikking, met bijbehorende ontheffingen, verkeersbesluiten en wat dies meer zij. Deze advisering richt zich primair op de beoordeling van de aanvraag en bijbehorende veiligheidsaanpak op grond van de APV-weigeringsgronden: openbare orde, openbare veiligheid, gezondheid en milieu. Het is dus geen overleg waarin nieuw beleid wordt bedacht. Ook de marketingdoelen moeten niet als verstorende factor in het overleg naar voren worden gebracht. Als u wilt spreken over marketingdoelen, organiseer dan een andere meeting!

Deelnemers en rollen

Met bovengenoemde doelstelling, is het belangrijk om kritisch te zijn op de deelnemers en de rollen die zij hebben in het overleg. Het adviseren van het bevoegd gezag houdt in dat een vertegenwoordiger van het bevoegd gezag het overleg leidt. Dat bevoegde gezag is bij de evenementenvergunning altijd de burgemeester, dus is de vraag: wie vertegenwoordigt de burgemeester in het overleg? Dit kan een vergunningverlener zijn, maar meer voor de hand ligt dat het een senior medewerker vergunningverlening of de adviseur Openbare Orde en Veiligheid (OOV) van de gemeente is. Als OOV de voorzittersrol heeft, is het van belang dat de betrokken vergunningverlener in ieder geval wel in het overleg aansluit. Zou dit niet gebeuren, dan zou er veel informatie verloren kunnen gaan in de overdracht na afloop.

Een ander mogelijk lid van de VAG is de gemeentelijke evenementencoördinator. Deze functie wordt in den lande heel divers ingevuld, maar ligt vaak op het snijvlak van veiligheid, economie en cultuur. Wanneer de functie vooral gericht is op veiligheid, is kan ook hij of zij de voorzitter zijn. Is het meer een economisch georiënteerde functie, laat de evenementencoördinator dan vooral aanschuiven om de dwarsverbanden binnen de gemeente te kunnen bewaken.

Verder is het raadzaam om de coördinator gemeentelijk toezicht te laten aansluiten. Permanent of afhankelijk van de agendapunten (bijv. evaluatie van een evenement of het laatste overleg voor het evenement waarin de prioriteiten voor het toezicht ook worden behandeld).

Andere gemeentelijke afdelingen en diensten kunnen afhankelijk van de agendapunten aansluiten. Denk aan verkeer, openbare werken, de Milieudienst, de Omgevingsdienst en Juridische Zaken.

Daarnaast sluiten de vertegenwoordigers van externe adviserende diensten in het overleg aan. In de basis zijn dat politie, brandweer en GHOR, maar het kunnen ook private organisaties zoals busondernemingen of de NS zijn. Voor de behandeling van grote B- en alle C-evenementen sluiten, conform de landelijke systematiek van de risico-aanpak, ook de coördinator evenementen van de veiligheidsregio en de adviseur van bureau Conflict- en Crisisbeheersing van de politie aan.

Deelnemers moeten hun dienst echt kunnen vertegenwoordigen, dat wil zeggen: ter plekke kunnen meepraten over de aanpak op de meest gangbare facetten van veiligheid, zonder eerst in de eigen organisatie om een besluit te moeten vragen.

Bepaal ook wie het verslag maakt van ieder overleg. Is dit de vergunningverlener of een aparte verslaglegger? In ieder geval niet de voorzitter, die moet immers actief het proces bewaken en goed op inhoud mee kunnen praten.

De organisator van het evenement is agendalid van de VAG: afhankelijk van de bespreekpunten wordt hij of zij uitgenodigd. Zo kan een serie A-evenementen kort in de VAG worden behandeld zonder dat ieder keer de organisator wordt uitgenodigd. Plant de voorzitter van de VAG voor een B- of C-evenement een risicoanalyse, dan kan de organisator niet ontbreken en zal hij in veel gevallen ook zijn veiligheidscoördinator of één of twee inhuurpartijen meenemen.

Veiligheidsadviesgroep: samenstelling
Vaste leden Agendaleden
OOV (voorzitter)

Vergunningverlening

Evenementencoördinator

Coördinator Toezicht

Coördinator Evenementen Politie

Adviseur Brandweer

Adviseur GHOR

Organisator/ aanvrager

Inhuurpartijen organisator

Adviseurs andere gemeentelijke afdelingen

Omgevingsdienst

Externe adviseurs (privaat)

Bureau CCB Politie

Evenementencoördinator Veiligheidsregio

 

Planning

Maak ook duidelijke keuzes in je planning en periodiciteit. Hoe vaak je met de VAG bij elkaar zult moeten komen, hangt natuurlijk af van het aanbod van evenementen. En de benodigde tijd voor het doornemen van de evenementen. Zo kan ervoor worden gekozen om de A-evenementen wel aan te stippen maar slechts inhoudelijk te bespreken als een VAG-lid hier vooraf om heeft gevraagd. Voor de B- en C- evenementen kan een basislijn worden gekozen van bijvoorbeeld twee (bij B) of vier (bij C) overleggen per evenement. Op basis van de jaarkalender kan zodoende een planning worden voorbereid.

Let ook op de tijd tussen de overleggen. Een periodiek overleg is in ieder geval verstandig. Heeft de gemeente relatief weinig grote evenementen, dan lijkt het voldoende om maandelijks bij elkaar te komen. Maar in de periode in aanloop naar het evenementenseizoen is dat misschien te weinig, omdat je telkens vier weken moet wachten voor je elkaar weer spreekt over de voortgang. Plan het proces per evenement dan ook vooruit en bepaal aan de hand daarvan wanneer de overleggen nodig zijn. Wellicht is een maandelijks overleg in sommige periodes prima, maar is in een andere periode wekelijks overleg nodig.

Aandacht verdelen

De meeste gemeenten hebben rond de 60% tot 70% A-evenementen, 20% tot 30% B-evenementen en geen of een klein aantal C-evenementen. Wanneer een bepaald C-evenement alle aandacht dreigt op te slokken in de VAG, is het raadzaam om een apart overleg over dit C-evenement in te plannen. Bijvoorbeeld: van 9 tot 10 uur bespreekt u de voortgang op de A- en B-evenementen, tussen 10 en 11 is er gericht tijd voor het C-evenement. Dan schuiven dus ook de coördinator evenementen van de veiligheidsregio en de adviseur CCB van de politie aan. Zodoende kan de samenstelling van de VAG ook worden afgestemd op de evenementen die u behandelt.

Van overleg naar adviesgroep

De Britse Health and Safety Executive (HSE) legt op haar website goed uit wat het doel is van de VAG. Dit sluit goed aan op de bovengenoemde doelstelling: het adviseren over de veiligheids- en gezondheidsaspecten van het evenement. Wat opvalt is dat in het Britse systeem de organisator, die lid is van de VAG, door de diensten wordt geadviseerd en vervolgens zijn eigen verantwoordelijkheid moet nemen wanneer het aankomt op toepassen van deze adviezen. Hij heeft de juridische verantwoordelijkheid om een veilig evenement te realiseren en is bijvoorbeeld ook verplicht verzekerd. In ons systeem wordt primair de gemeente als bevoegd gezag geadviseerd en legt deze via de vergunning voorschriften op aan de organisator. Er zijn dus wat nuanceverschillen in de systemen, maar in de kern moet hetzelfde werk gebeuren. De organisator dient ook hier op basis van de inhoudelijke beoordeling en advisering door het bevoegde gezag de eigen plannen aan te passen. De vergunning is niet meer dan het sluitstuk van het interactieve proces waarin met de organisator de passende afspraken en voorschriften worden afgestemd.

Mijn beeld is dat hoe meer de VAG zich als team gaat gedragen, hoe meer de teamleden zullen gaan bijdragen aan eensgezindheid en door het team gedragen standpunten ontstaan. Waarbij natuurlijk altijd moet worden gewaakt voor groupthink en routine. In een goed functionerend team wordt de formeel-juridische verhouding in de groep minder dominant en ontstaat een gezamenlijke missie om te zorgen voor veilige evenementen.

Meer nieuws ›