Een blog van Tom Bindels, Event Safety Institute
Uit evaluaties van incidenten, rampen en crises blijkt keer op keer dat coördinatie en communicatie de bepalende succesfactoren zijn voor het beperken van de impact van een grootschalig incident. De wijze waarop invulling wordt gegeven aan multidisciplinaire coördinatie door de betrokken partijen bij een evenement verschilt per gemeente en per evenement. Dit biedt mogelijkheden tot maatwerk, maar levert tevens een doorlopend vraagstuk op bij het bepalen van de juiste organisatiestructuur voor de coördinatie. We bespreken hier enkele handvatten en tips gebaseerd op praktijkervaringen vanuit ESI en CrowdProfessionals.
Veiligheidszorg tijdens evenementen is voor een groot deel een coördinatievraagstuk. Is er een crisis, dan wordt gewerkt met een vastgestelde opschalingsstructuur, de Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP). Deze kent vaste deelnemende partijen met vastgestelde opkomstentijden en duidelijk uitgewerkte rollen. Bij evenementen is deze GRIP-structuur veelal (en hopelijk!) niet aan de orde. En bij gebrek aan duidelijke kaders ontstaan dan de discussies: is een coördinatiestructuur wel nodig, wie moet er dan bij aansluiten, welk mandaat hebben het team en haar leden, hoe vaak komen zij bij elkaar?
Organisatievorm
In de praktijk is er een divers palet aan organisatievormen en benamingen voor coördinerende teams in omloop. Denk onder andere aan de termen ‘veiligheidsoverleg’, ‘veiligheidsteam’, ‘CMT (Coördinatie en Management Team)’, ‘ECC (Event Control Center)’ en ‘pre-COPI’. Soms is het een andere naam voor hetzelfde concept, maar in veel gevallen is er sprake van fundamentele verschillen. Een veiligheidsoverleg is veelal een overleg dat plaatsvindt voorafgaand aan en/of tijdens het evenement om multidisciplinair af te stemmen over het evenement. Soms wordt de term echter ook gebruikt voor een coördinatievorm die anderen aanduiden als een ‘veiligheidsteam’ of ‘coördinatieteam’: een doorlopend multidisciplinair team dat de aansturing verzorgt van de veiligheidsprocessen tijdens het evenement. Organisatoren willen de term ‘veiligheidsteam’ ook nog wel eens gebruiken voor het interne coördinatieteam van organisatie, beveiliging en medische hulpverlening. Het komt daarnaast ook voor dat er dan gesproken wordt over een CMT, om een onderscheid met het interne veiligheidsteam van de organisatie te maken. Het CMT wordt dan bemenst door vertegenwoordigers van de gemeente en de hulpdiensten. Het CMT vertoont raakvlakken met een pre-COPI dat, zoals de term al zegt, een preparatief COPI betreft waar officieren van dienst uit de crisisorganisatie aan deelnemen ter voorbereiding van een eventuele opschaling. Een ECC is veelal een naam voor een locatie (een commandoruimte) die doorlopend wordt bezet door leden van een veiligheidsteam en een CMT of pre-COPI. Volgt u het nog?
De verschillende organisatievormen hebben allen één overeenkomst: het zijn coördinerende teams die een rol hebben tijdens het reguliere verloop van het evenement. Ze gaan over het veiligheidsmanagement van het evenement, het crowd management en/of de voorbereidingen voorafgaande aan het crisismanagement. De teams gaan nadrukkelijk (nog) niet over crisisbeheersing, hiervoor is er de reguliere opschalingsstructuur. De teams opereren dus in “GRIP 0” of “de koude fase” en vervallen of krijgen een ondersteunende rol bij een opschaling of “warme fase”. Een pre-COPI wordt actief als COPI bij een opschaling.
Dit brengt ons bij de vraag: hoe kies je nu de juiste passende vorm? Welke factoren zijn bepalend?
Omvang evenement
De omvang van het evenement heeft invloed op de noodzaak tot gezamenlijk coördinatie. Het spreekt voor zich dat een braderie van beperkte omvang niet noodzaakt tot inzet van een veiligheidsoverleg of veiligheidsteam. Bij een grote jaarmarkt, met aandachtspunten in de inrichting en met betrekking tot loopstromen, is al wel behoefte aan een of meerdere gezamenlijke afstemmingsmomenten op de kritische momenten. Een grote vrijmarkt op Koningsdag met veel verschillende deelevenementen – met ieder eigen organisatoren – en bezoekers in de gehele binnenstad vraagt om doorlopende coördinatie van in te zetten diensten. Over het algemeen kan worden gesteld dat hoe meer bezoekers er zijn en hoe dynamischer het verloop van het evenement is, des te groter de behoefte aan coördinatie wordt.
Risicobeeld
Het risicobeeld van een evenement is bepalend voor de vraag of en hoe coördinatie moet worden ingezet. Zo heeft het aantal bezoekers invloed op het risicobeeld: met meer bezoekers wordt het risico op crowd gerelateerde incidenten mogelijk groter. Maar ook het activiteitenprofiel speelt mee. Een dance-event kent andere risico’s dan een open-air concert van klassieke muziek. Evengoed kunnen beide evenementen vragen om een bepaalde vorm van coördinatie, waarbij bij het ene evenement meer aandacht is voor drugsincidenten en bij het andere evenement meer focus ligt op het voorkomen van onwelwordingen en de ontvluchting van verminderd zelfredzamen.
Over het algemeen kan worden gesteld dat de risicocategorie A, B of C al voor een grote mate bepalend is voor het gewenste niveau van coördinatie. Een A-evenement behoeft geen integrale coördinatie, een groot B-evenement en een C-evenement wel. Bij een C-evenement is bijna altijd een permanent actieve coördinatiestructuur wenselijk.
Karakter
Het openbare of besloten karakter van het evenement is eveneens bepalend voor de wijze waarop de coördinatie vorm wordt gegeven. Voor evenementen met een duidelijk afgehekt evenemententerrein en waar sprake is van kaartverkoop ligt de verantwoordelijkheid voor het veiligheidsmanagement van het evenement primair bij de organisator. Hij heeft zijn eigen veiligheidsteam en een veiligheidsoverleg met de gemeente en hulpdiensten op enkele momenten kan dan voldoende zijn. Bij hele grote besloten evenementen kan het risicoprofiel desondanks toch vragen om inzet van een ECC waarin ook de gemeente en de hulpdiensten permanent actief zijn. Bij openbare evenementen in de openbare ruimte van een binnenstad is de organisator ook primair verantwoordelijk voor de veiligheid van het evenement, maar daar is de scheiding in verantwoordelijkheden niet zwart-wit. Een parade door een binnenstad trekt publiek door de gehele stad en vraagt eveneens inzet van gemeentelijke handhavers en politie, inzet die op een evenemententerrein binnen de hekken niet wordt gepleegd. De betrokkenheid van meer partijen creëert een grotere coördinatiebehoefte en dus een uitgebreidere vorm van samenwerking.
Crowd management
Crowd management bij een evenementen in een binnenstad, met complexe publieksstromen en inzet van vrijwilligers, sfeerwachten, beveiligers, toezichthouders, handhavers en/of politie vraagt om een strakke coördinatie van deze inzet. De regie op deze coördinatie lag vroeger vaak bij de politie. Aangezien de politie zich moet herbezinnen op haar kerntaken en crowd management daar onder normale omstandigheden niet toe behoort, komt dit steeds vaker onder verantwoordelijkheid van de gemeente. Deze schakelt daar dan de nodige expertise bij in, zoals een adviseur crowd management vanuit CrowdProfessionals. Het organiseren van een veiligheidsoverleg is dan niet voldoende, een permanent actief coördinatieteam is dan wenselijk. In tegenstelling tot een veiligheidsoverleg of pre-COPI, is deelname van de brandweer of GHOR vaak niet noodzakelijk, omdat zij geen rol hebben in het crowd management. De deelnemers aan het veiligheidsteam zijn afhankelijk van de in te zetten taken en rollen.
Preparatie op crisisbeheersing
Dit brengt ons bij de laatste bepalende factor, de gewenste preparatie op de crisisbeheersing. We hebben al eerder een onderscheid gemaakt tussen het veiligheidsmanagement van het evenement en crisismanagement wanneer het evenement tot incident wordt. Bij sommige evenementen wordt het door de Veiligheidsregio noodzakelijk geacht om een COPI of ROT sneller paraat te hebben dan de reguliere opkomsttijd van respectievelijk 30 en 45 minuten. In deze gevallen kan het een overweging zijn om een pre-COPI of preparatief ROT in te richten. Ook de inrichting van een gemeentelijk actiecentrum voor processen die vallen onder Bevolkingszorg behoort tot de mogelijkheden. Voorkom hierbij echter de valkuil dat deze gremia zich bezig gaan houden met het veiligheidsmanagement van het evenement wanneer er nog geen sprake is van een opschaling. Verantwoordelijkheden gaan dan door elkaar heen lopen. De werkwijze die in de praktijk veelal beter werkbaar is, is het werken met een veiligheidsoverleg kort voor aanvang van een evenement, een coördinatieteam voor het crowd management tijdens het evenement en opschaling conform de regulier GRIP-procedure. Een coördinatieteam kan bij een calamiteit dan al de eerste maatregelen treffen en haar verantwoordelijkheden overdragen aan het COPI wanneer dit na een half uur operationeel is. Indien gewenst kan het coördinatieteam het COPI dan adviseren en ondersteunen in de uitvoering van maatregelen. Voorkom dat een pre-COPI, CMT, pre-ROT of actiecentrum gemeente het crowd management van het evenement overneemt. Dit vraagt andere expertise.
Randvoorwaarden
Belangrijke randvoorwaarden voor de uiteindelijke keuze van het juiste vorm van coördinatie zijn de praktische haalbaarheid en het draagvlak van de betrokken partners. De gekozen structuur moet pragmatisch, werkbaar en doeltreffend zijn. Indien een coördinatieteam primair als taak heeft de aansturing van het crowd management in de binnenstad tijdens een evenement, is het bijvoorbeeld vaak niet noodzakelijk dat een OvD-B of OvD-G aansluit. Dergelijke functionarissen kunnen wel zijn aangesloten in een veiligheidsoverleg of pre-COPI. Zelfs voor een veiligheidsoverleg kan het daarnaast wenselijker zijn dat juist de medewerker brandpreventie aansluit die ook betrokken is geweest in de planvorming in de voorfase en bij de integrale schouw, in plaats van een OvD-B. De doelstelling van de coördinatiestructuur is dan ook bepalend voor haar samenstelling en maatwerk blijft van belang. Het is noodzakelijk om hier in de voorbereiding op een evenement integraal over na te denken en dit vast te leggen in planvorming. Bij B-evenementen kan dit worden meegenomen in het veiligheidsplan van de organisator. Bij C-evenementen is een nadere uitwerking van de multidisciplinaire preparatie noodzakelijk in een multidisciplinair plan, met input van alle betrokken diensten.
Meedenken en doorleven
Vanuit ESI en CrowdProfessionals denken we graag met u mee over het coördinatievraagstuk bij uw evenement. Ook kunnen we u ondersteunen in het opstellen van een IOP en in het testen van de multidisciplinaire samenwerking door middel van een doorleefsessie.
Meer weten? Tijdens het jaarcongres evenementenveiligheid op 31 oktober kunt u de sessie Coördinatie en crisisbeheersing op evenementen volgen. Op 28, 29 en 30 oktober volgt u in Utrecht de cursus Crisisbeheersing op evenementen.
Heeft u concrete vragen naar aanleiding van deze blog, neem dan vooral eens contact met ons op.