In het voorbije evenementenseizoen is het bij een aantal evenementen fors misgegaan tijdens de in- en/of uitstroom; steeds veroorzaakt doordat de plannen te weinig doordacht of niet flexibel genoeg waren. Directe gevolgen hiervan waren ontevreden bezoekers en verminderde bereikbaarheid voor hulpverlening, maar de indirecte gevolgen zijn mogelijk nog ingrijpender: minder terugkerende bezoekers en in potentie strengere eisen of zelfs een lagere maximum publiekscapaciteit voor de volgende editie(s). Ik denk dat dit in veel gevallen voorkomen had kunnen worden.
Mobiliteit als onderdeel van het gastvrijheidsconcept
Bezoekers van evenementen willen gastvrij en goed ontvangen worden in een professionele, veilige omgeving en organisatoren willen, binnen de mogelijkheden, het maximale bieden tegen een zo gunstig mogelijk budget. Dergelijke doelstellingen en verwachtingen vertalen zich dan ook naar de begeleiding en ervaring van mobiliteit tijdens de in- en uitstroom van een evenement. Het is belangrijk dat bezoekers op de juiste manier te woord worden gestaan, dat ze eenvoudig de juiste routes kunnen volgen en dat ze de begeleiding door verkeersregelaars niet als storend maar als behulpzaam ervaren; de in- en uitstroom als onderdeel van de happy experience.
Dit alles stelt hoge eisen aan de organisator en aan de operationele partner. Zij kunnen niet enkel volstaan met het leveren van de absolute aantallen verkeersregelaars of een routinematige uitvoering. Juist de kwaliteit het op maat gemaakte operationele mobiliteitsplan, waarbij de kwaliteit van medewerkers en maatregelen een essentieel onderdeel is, bepaalt het succes of het falen. De mobiliteitsinzet bij evenementen is allang niet meer enkel erop gericht om te kunnen voldoen aan de eisen vanuit de vergunning. Het is van steeds groter belang dat de organisatie voldoet aan de verwachtingen van de bezoekers en door middel van een goed functionerend operationeel mobiliteitsplan een bijdrage levert aan het gehele veiligheids- en beheersplan. Mobiliteit is in feite onderdeel van het gehele crowd management.
(Hoe) kan ik borgen dat mobiliteitsplannen overeenkomen met de werkelijkheid?
Veel organisatoren besteden de vorming en uitvoering van een operationeel mobiliteitsplan uit aan een externe partner. Meestal wordt vanwege een package-deal en/of een beperkt mobiliteitsbudget gekozen om de uitvoerende partner tevens de strategische en operationele planvorming te laten verrichten. Een goede uitvoerder is echter niet per definitie een goede strateeg. Het is dan ook de vraag of het beste resultaat wordt bereikt als de analyse en planvorming op het gebied van mobiliteit bij de partij ligt die de uitvoering doet. Met het besef dat de mobiliteitsorganisatie niet meer gezien kan worden als noodzakelijk kwaad, kan deze geïntegreerd worden in de organisatie en als gelijkwaardig onderdeel in de draaiboeken verwerkt worden.
Een bijkomend risico van het uitbesteden van strategische en operationele plannen, is dat er hiaten kunnen ontstaan tussen de plannen van verschillende toeleveranciers en de veiligheidsplanvorming van de organisator. Hierdoor kan tijdens de operationele uitvoering een groot afbreukrisico ontstaan. De organisator is immers zelf verantwoordelijk voor de implementatie van beheersmaatregelen en heeft te maken met de consequenties op het moment dat deze maatregelen niet op de juiste manier uitgevoerd worden of niet op elkaar aansluiten. Hij heeft er alle belang bij dat mobiliteit, crowd management en calamiteiten integraal worden beschouwd en uitgewerkt in een alomvattende aanpak.
Al in de analyses tijdens de voorbereidingen is het van belang te erkennen dat alle onderdelen, partners en onderscheidenlijke fasen van het evenement raakvlakken hebben met elkaar. Door een bredere risicoanalyse en planvorming gericht op- en aansluitend bij een integrale aanpak, wordt het risico op uitval, of zelfs tegenwerking, sterk verkleind. Hiermee wordt tevens het risico dat plannen niet de werkelijkheid weergegeven kleiner, terwijl de kwaliteit van de plannen als onderdeel van het totale veiligheids- en beheersplan hoger wordt. Vaak wordt in risicoanalyses en de opvolgende scenariovorming het aspect mobiliteit niet of nauwelijks meegewogen, maar let wel: de ontruiming van een evenement is pas geslaagd als alle mensen veilig van het evenemententerrein af zijn én daarna ook veilig thuis zijn aangekomen de zorg stopt niet als bezoekers het “terrein af zijn”.
Mobiliteitsmanager
Goede operationele coördinatie tijdens de implementatie van het operationele mobiliteitsplan is essentieel voor de borging van een kwalitatief hoogwaardige en zekere uitvoering; daarvoor is een zelfstandig opererende mobiliteitsmanager essentieel. Ideaal gesproken heeft hij ook de voorliggende risicoanalyses gemaakt en de strategische planvorming verzorgd. De mobiliteitsmanager moet in voorkomende gevallen snel kunnen schakelen met alle betrokken disciplines binnen en buiten zijn organisatie. Hij/zij kan doorlopend de actuele situatie inschatten en hierop samen met de uitvoerende partners inspelen, in nauwe samenwerking met het veiligheidsteam.
De ervaring en vakkennis van de mobiliteitsmanager zijn in feite even belangrijk voor kwalitatieve en adequaat responsieve uitvoering als die van de uitvoerende organisatie zelf. Ook moet hij qua communicatie kunnen aansluiten bij zijn omgeving. Een goede briefing aan de medewerkers is hierbij een kritisch punt, maar ook advisering van- en terugkoppeling aan het veiligheidsteam. Door deze meer systematische en integrale aanpak wordt de uitvoering minder kwetsbaar voor foutjes of tekortkomingen bij uitvoerende medewerkers.
Advisering, opleiding en training
Kennis en inzichten op het gebied van mobiliteit zullen niet alleen bij de mobiliteitsmanager aanwezig moeten zijn. De centrale organisatie van het evenement heeft de nodige kennis nodig tijdens de conceptuele fase van het evenement, om te kunnen beoordelen of, en hoe, mobiliteit van invloed zal zijn op het succes van het evenement. Ook voor de budgettaire planning is het van belang om al tijdig inzicht te verkrijgen in de benodigde aanpak en bijkomende kosten. Daarnaast dienen medewerkers van gemeenten en politie te beschikken over voldoende kennis om te kunnen beoordelen of de geplande mobiliteitsaanpak de reëel voorzienbare risico’s op een effectieve wijze het hoofd biedt. Ook het uitvoerende personeel kan op voorkomende gevallen adequaat reageren, mits deze de juiste trainingen gevolgd hebben.
Wilt u vaststellen of uw plannen en draaiboeken van uw evenement overeenkomen met de werkelijkheid? ESI kan dit denkproces begeleiden en versterken. Dit kan als losstaand onderdeel, maar ook als deel van een totale risicoanalyse met mobiliteit als belangrijk onderdeel en door specifiek mee te denken met de uitwerking van relevante, maatgevende scenario’s.
2-daagse cursus Event Mobility Management; strategische risicoanalyse (ESI)
De tweedaagse cursus Event Mobility Management van het Event Safety Institute is bedoeld voor mobiliteitsmanagers, eventmanagers en medewerkers van gemeenten en politie. In deze cursus wordt onder andere dieper ingegaan op de specifieke methodieken van gebieds-, capaciteits- en risicoanalyse, specifiek gericht op mobiliteit rondom evenementen. Dit geeft u de handvatten om te kunnen beoordelen welke risico’s er kunnen ontstaan en wat per risico de gevolgen zouden zijn voor het totale evenement. Ook geeft dit inzicht in de relatie tot aan- en afvoerroutes en de maximale bezoekerscapaciteit van een evenemententerrein, alsmede inzicht in het belang van een duidelijk bezoekersprofiel en hoe deze zicht verhoudt tot het juist inschatten van de te verwachtten vervoersstromen. Dit alles is een vereiste om de (beheers)maatregelen juist in te kunnen schatten.
3-daagse training Event Mobility Coordination van de CrowdProfessionals Academy
In de driedaagse training Event Mobility Coordination van de CrowdProfessionals Academy wordt onder meer ingegaan op de vorming en totstandkoming van mobiliteitsplannen, zodat het begrijpend lezen van deze plannen door de (sub)coördinatoren van een mobiliteitsoperatie mogelijk wordt gemaakt. Ook kijken wij naar het omgaan met incidenten, het omgaan met crisissituaties en de vele bijzonderheden die de uitvoering van een operationeel mobiliteitsplan kent. De derde dag van deze opleiding bestaat uit een coaching on the job, waarbij de opgedane kennis in de praktijk kan worden gebracht.
Mobiliteitsmanagement nodig?
Ook tijdens het evenement kunnen wij u helpen met het monitoren van ontwikkelingen en kunnen wij adviseren over de te nemen maatregelen, mocht blijken dat er toch niet voorziene situaties ontstaan. Indien gewenst leveren wij voor uw evenement de mobiliteitsmanager.
Heeft u vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze blog? Neem dan contact met ons op via info@esi.email of bel ons op 085-401 81 22.