Mobiliteitsmanagement: (hoe) zijn we voorbereid op slecht weer?

Mobiliteitsmanagement: (hoe) zijn we voorbereid op slecht weer?

Janno Brinkhuis, Event Safety Institute

Het komt steeds vaker voor dat evenementen te maken krijgen met uitzonderlijk slecht weer, waarbij er in toenemende mate grote risico’s zichtbaar worden voor de aan- en afvoer van bezoekers, hulpdiensten en leveranciers. Bij het vaststellen van de benodigde maatregelen om een evenement vlekkeloos te laten verlopen, is misschien niet de eerste gedachte die bij de planvormers van evenementen opkomt dat het weleens erg slecht weer kan zijn. In de zomer is het toch altijd mooi weer? Helaas is dit allang niet meer vanzelfsprekend en zijn er ieder jaar evenementen die zwaar worden getroffen door slecht weer. Daarom is het voor het mobiliteitsmanagement van belang de vraag te stellen: (hoe) zijn we voorbereid op slecht weer?

In de preparatie op slecht weer gaat de aandacht vaak eerst uit naar de evenementlocatie zelf, maar dit is een valkuil. De impact van slecht weer op de mobiliteit rondom het evenement kan nog veel groter zijn dan op het terrein. Een regelmatig voorkomend probleem is langdurige regenval. Parkeren op grasvelden, aanrijdroutes over onverharde wegen en geen aanwezige sleepwagens of tractoren om wagens weg te slepen; er zijn zo veel zaken die kunnen leiden tot stagnerende vervoersstromen of erger: een volledig onbereikbaar evenement. In het ergste geval kan het voorkomen dat het evenemententerrein onbereikbaar is voor hulpdiensten en bij calamiteiten geen snelle afvoer van slachtoffers mogelijk is.

hbhmvhvhBij slecht weer is het belangrijk de continuïteit van het evenement te waarborgen. Om bij slecht weer problemen te voorkomen is het belangrijk om slecht weer-scenario’s op te nemen in veiligheids- en mobiliteitsplannen. In deze scenario’s werkt u uit welke aanvullende maatregelen u treft als bepaalde weersomstandigheden zich voordoen. Door het in een plan uit te werken, wordt u gedwongen om alvast na te denken over de beslissingen die op dat moment aan de orde zijn en de mensen en middelen die u dan nodig heeft. Om een goed plan te kunnen maken hebben de partners inzicht nodig in de kwetsbaarheden van de evenementenlocatie bij slecht weer en het effect van slecht weer op het vervoer. Zij zullen daarbij in acht moeten nemen dat naar alle waarschijnlijkheid de verdeling van vervoersstromen bij slecht weer sterk kan afwijken van de prognose.

Voorkomen is beter dan genezen en dit geldt zeker voor de afhandeling van vervoersstromen rondom het evenement. Spreek vooraf met overheden en diensten af welke maatregelen benut kunnen worden bij een slecht weer-scenario, zodat er niet afgeweken hoeft te worden van de draaiboeken. Hiermee kunnen calamiteiten wellicht voorkomen worden in plaats van dat deze bestreden moeten worden. Er zijn verschillende maatregelen mogelijk waarover u onderling afspraken maakt. Denk bijvoorbeeld aan weermonitoring, het beschikbaar stellen van alternatieve parkeergelegenheden in geval van onbruikbare terreinen, het inzetten van externe parkeerplaatsen met inzet van pendelbussen, het benutten van alternatieve routes of een afwijkende communicatie naar bezoekers; allemaal aspecten om echte calamiteiten te voorkomen.

pinkpopblubberEen gedegen risicoanalyse is hierbij een must. U stelt daarin vast welke risico’s er bestaan, welke risico’s vrij gemakkelijk met minimale maatregelen beheerst kunnen worden en welke risico’s verdere analyse behoeven. Het kan blijken dat met extra maatregelen voorkomen kan worden dat slecht weer een nadelige invloed heeft op de vervoersstromen. Echter, er kan ook blijken dat er grenzen worden bereikt waardoor bijvoorbeeld het gewenste aantal bezoekers via een alternatieve route gewoonweg niet kan worden aangevoerd. De risicoanalyse en de bijbehorende beheersmaatregelen met betrekking tot verkeersstromen en andere omgevingsfactoren, zijn dan ook een onmisbaar onderdeel van de voorbereiding van het evenement.

1685429841-7bc1e362Zorg ervoor dat u deze risicoanalyse samen met de gemeente, overige wegbeheerders en hulpdiensten maakt, en dat geborgd is dat bij calamiteiten de draaiboeken van overheden aansluiten op de draaiboeken van de evenementenorganisatie. Uw inhuurpartij op verkeersgebied kan hierbij nuttige input leveren, maar is vaak niet voorzien van afdoende informatie van alle overige plannen en draaiboeken om een integraal plan op te stellen dat daadwerkelijk gekoppeld is aan alle draaiboeken van hulpdiensten.

Wilt u vaststellen of uw evenement voorbereid is op slecht weer? ESI kan dit denkproces begeleiden en versterken. Als begeleiding van een totale risicoanalyse met als belangrijk onderdeel mobiliteit, of specifiek door mee te denken met de uitwerking van de slecht weer-scenario’s binnen de verschillende plannen. Ook tijdens het evenement kunnen wij u helpen met het monitoren van ontwikkelingen en kunnen wij adviseren over de te nemen maatregelen.

In de tweedaagse cursus Event Mobility Management van het Event Safety Institute ontwikkelt u zelf nog meer inzicht in deze materie. In deze cursus wordt onder andere dieper ingegaan op de methodieken van gebieds-, capaciteits- en risicoanalyse specifiek gericht op mobiliteit rondom evenementen. Dit geeft u meer basis om te kunnen beoordelen of er risico’s ontstaan en wat de gevolgen zijn voor vervoersstromen, waarvan maatregelen bij slecht weer een onderdeel is.

Heeft u vragen naar aanleiding van deze blog? Neem dan contact met ons op via info@esi.email of bel ons op 085-401 81 22.

Meer nieuws ›