Janno Brinkhuis, Event Safety Institute
Al ruim 10 jaar houd ik mij bezig met mobiliteit rondom evenementen. Op de evenementen waar ik als adviseur bij betrokken ben, valt mij op dat er structurele verbeteringen mogelijk zijn in het beoordelen van kwantiteit en kwaliteit van de geleverde diensten op het gebied van mobiliteit. Het kan namelijk vaak veiliger en goedkoper.
De meeste evenementenorganisaties zijn veelal behept met een redelijk kennisniveau om de benodigde verkeersmaatregelen in te kunnen schatten voor bijvoorbeeld de aan- en afvoer van bezoekers. Echter, wanneer een mobiliteitsplan moet worden geschreven als onderdeel van het vergunningsproces, wordt voor de inschatting van de benodigde inzet van verkeersmaatregelen vaak vertrouwd op “expertise” van commerciële partijen. Er wordt lang niet altijd vanuit objectieve beoordeling naar evenementenlocaties gekeken bij de inhoudelijke totstandkoming van een mobiliteitsplan. Mobiliteit rondom evenementen is tenslotte al jaren big business.
Er komt veel kijken bij het opzetten van een mobiliteitsaanpak. De inschatting van inzet van mensen en materieel, de verdeling tussen de vervoersmodaliteiten en de verwachte spreiding in tijd en routes bijvoorbeeld. Deze aanpak en verdediging ervan tegenover adviseurs en vergunningverleners wordt vaak aan de ingehuurde commerciële partij overgelaten. Dit kan betekenen dat er méér verkeersmaatregelen worden ingepland dan strikt noodzakelijk, omdat uiteindelijk het belang van een commerciële leverancier van verkeersmaatregelen is een zo hoog mogelijke omzet te genereren.
Tijdens de uitvoering van een mobiliteitsplan kan dit zelfs betekenen dat er op enig moment minder inzet van verkeersmaatregelen of minder personeel wordt ingezet dan op de offerte of de eindafrekening staat. Minder is dan namelijk ook al voldoende. Het valt niet op, want het loopt allemaal goed. Vaak wordt er na afloop van het evenement gekeken naar het resultaat, maar is niet altijd inzichtelijk hoe dit resultaat bereikt is.
Een organisator is vaak druk genoeg met duizend en één verschillende zaken op het evenemententerrein zelf. Voor hem is het daardoor lang niet altijd niet haalbaar om te controleren of daadwerkelijk alle geplande verkeersmaatregelen worden geleverd buiten het evenemententerrein. Ook al zou er tijd over zijn deze controle wel te doen, dan nog is het lang niet altijd zichtbaar voor een organisator of er daadwerkelijk afwijkingen zitten in de geleverde verkeersmaatregelen. Simpelweg omdat een organisator niet altijd uitputtende kennis heeft van de details van een mobiliteitsplan.
Een gebrek aan inzicht in de werkwijze van leveranciers, zowel tijdens voorbereiding als tijdens uitvoering, kan onnodig geld kosten en komt de veiligheid niet ten goede. Er worden soms risico’s genomen zonder medeweten van de organisator. Dit betekent echter niet dat evenementenorganisaties volledig afhankelijk zijn van commerciële partijen voor de inhoud van een mobiliteitsplan. Er zijn een aantal mogelijkheden om deze transparantie te vergroten.
In de voorbereidingsfase is het van belang dat de inhoudelijke kennis van de evenementenorganisatie zelf op peil is, waarbij in elk geval de criteria helder zouden moeten zijn waaraan een goed mobiliteitsplan zou moeten voldoen. Kennis hierover kan door middel van een opleiding of coaching worden vergroot. Indien er twijfels zijn, kan het verstandig zijn om een onafhankelijk expert van ESI te benaderen voor een second opinion op de geplande verkeersmaatregelen.
Indien er behoefte is aan meer inzicht in de effectiviteit van de geleverde verkeersmaatregelen, kan er tijdens de uitvoering van een evenement een audit worden uitgevoerd door een onafhankelijk expert van ESI. Daarmee krijgt u meer inzicht in de verhouding tussen het plan en de praktijk.
Lees meer over ons aanbod van diensten op het gebied van mobiliteit bij evenementen hier.
Heeft u vragen n.a.v. deze blog? Neem contact met ons op door een e-mail te sturen naar info@esi.email.