Blog van Janno Brinkhuis, adviseur bij CrowdProfessionals en trainer bij ESI
Geen evenement ontkomt tegenwoordig meer aan maatregelen om de vervoersstromen in goede banen te leiden. Het inzetten van parkeerplaatsen, fietsenstallingen en pendelbusdiensten is gemeengoed geworden bij grote én kleine evenementen. Zeker als evenementen worden gehouden op locaties met een omliggende infrastructuur die niet ontworpen is voor het verwerken van grote publieksstromen, speelt mobiliteit een grote rol. Er moet immers zuinig worden omgesprongen met de beschikbare ruimte, maar ook met het budget: het is niet de bedoeling tientallen euro’s per bezoekers uit te moeten geven om te kunnen voldoen aan de vervoersbehoefte van de bezoekers. Toch merken wij dat er op dit gebied nog veel te verbeteren is.
De afgelopen periode hebben we mogen adviseren op verschillende mobiliteitsplannen van uiteenlopende evenementtypen. Opvallend was dat nog te vaak alleen op basis van ingeschat aanbod wordt gepland, terwijl op voorhand al inzichtelijk is dat de werkelijke vraag het ingeschatte aanbod wel eens zou kunnen overstijgen. Er wordt voor evenementen vaak uitgebreid onderzoek gedaan naar de wensen en behoeften van bezoekers als het gaat om de muzieksoort, de programmering, het eten en drinken, de toiletten, mogelijke rustruimtes en bijvoorbeeld de drukte-ervaring op pleinen, velden en in tenten. Inzicht verkrijgen in de vervoersbehoefte is echter nog te vaak ondergeschikt.
Accuraat beeld
Het is niet altijd eenvoudig om vooraf accuraat te kunnen bepalen welke vervoersbehoefte de bezoekers zullen hebben. Toch is het noodzakelijk een zo accuraat mogelijk inzicht te verkrijgen in de bezoekersbehoefte, om de soepele verwerking van vervoersstromen te kunnen borgen. Dit inzicht resulteert in een prognose, waarbij als stelregel geldt dat een kleinere mate van zekerheid resulteert in een groter risico op afwijking en dus in een grotere benodigde reservecapaciteit; het risico dat de realiteit van de prognose afwijkt is dan immers groter.
Veel voorkomende missers
In de mobiliteitsplannen van evenementen herken ik vaak een aantal veel voorkomende missers. Ik onderscheid hierin de binnenstedelijke, vrij toegankelijke evenementen van de commerciële festivals en dance-events.
Bij binnenstedelijke evenementen wordt nog te vaak vastgehouden aan het aanbod dat er al is:
- Het mobiliteitsplan bevat een opsomming van de beschikbare parkeergelegenheden met bijbehorende maximale capaciteit en een uitwerking van het bestaande verwijssysteem. Maar als niet bekend is wat de bestaande (rest)parkeercapaciteit van deze parkeerplaatsen is en hoe deze restcapaciteit zich verhoudt tot het aantal auto’s dat van deze locaties gebruik wil gaan maken, weet je eigenlijk nog niets;
- Het mobiliteitsplan bevat een uitwerking van extra fietsenstallingen die net buiten het centrum worden geplaatst om te voorkomen dat er overal fietsen staan, maar ook hier geldt: weet je wel of de capaciteit van deze fietsenstallingen daadwerkelijk afdoende is voor de behoefte van de bezoekers?
- Het mobiliteitsplan bevat een opsomming van de maximale vervoerscapaciteit van openbaar vervoer tijdens in- en uitstroom. Als onduidelijk blijft welke restcapaciteit dit openbaar vervoer biedt en je ook niet weet welke aantallen gebruik willen maken van deze openbare vervoersmogelijkheden, hoe weet je dan of deze capaciteit afdoende is?
Bij festivals en dance-events in buitengebieden geldt vaak het credo: “build it and they will come”:
- Als we een pendeldienst opzetten en breed communiceren dat er een pendeldienst is, dan wordt daar automatisch gebruik van gemaakt. Maar is dat wel zo? Misschien heb je wel een zware over- of ondercapaciteit. Wanneer je via de website van je evenement tickets voor deze pendeldienst aanbiedt, heb je de inkomsten voor een deel al binnen voor het evenement én heb je een beter inzicht in de vervoersbehoefte voor deze pendeldienst.
- Als we een veld vol zetten met voldoende dranghekken dan komen daar vanzelf fietsen op af. Wanneer je stimuleert met de fiets te komen door een bewaakte fietsenstalling aan te bieden en er goede signing naartoe plaatst, is de kans groot dat een groot gedeelte van het totaalaantal fietsen daarvan gebruik zal maken. Echter is dit nooit helemaal te borgen, zeker niet als je alleen borden inzet. Als je dit combineert met de inzet van personeel heb je er in alle redelijkheid alles aan gedaan om te voorkomen dat er overal fietsen staan. En ook voor de fietsen geldt: is het inzicht in aanbod er niet, dan is de kans groot dat je een overcapaciteit (hogere kosten dan noodzakelijk) of een ondercapaciteit (alsnog overal wildparkerende fietsen) hebt;
- in een ideale wereld worden er alleen online parkeerkaarten verkocht en komen er ook geen auto’s zonder parkeerkaart aan op locatie; de realiteit is echter dat niet iedereen een parkeerticket op voorhand koopt. Niet iedereen is ervan op de hoogte dat er online kaartverkoop is, bezoekers besluiten pas op het laatste moment hoe ze naar het evenement gaan of er is een verstoring van het openbaar vervoer; allemaal kan het leiden tot een onvoorzien aanbod van auto’s voor het evenement. Een restcapaciteit zal altijd noodzakelijk blijven om een groter aanbod dan ingeschat te kunnen verwerken.
Naar een betere aanpak
Het is natuurlijk erg makkelijk deze punten te benoemen, maar kunnen we er dan ook iets aan doen? Allereerst is het nuttig om te kijken naar het type evenement en vervolgens binnen het bezoekersprofiel te kijken naar de herkomst van de bezoekers gekoppeld aan de gemiddelde leeftijd.
Voorbeeld 1: wanneer bij een pop-evenement met live artiesten, waarbij relatief veel alcohol gebruikt wordt, 80% van de bezoekers uit een straal van 5 kilometer rondom het evenement woonachtig is en de gemiddelde leeftijd niet boven de 55 jaar uitkomt, kan je redelijk veilig ervan uitgaan dat het grootste gedeelte met de fiets komt.
Voorbeeld 2: Wanneer bij een hardstyle festival, waarbij relatief veel drugs gebruikt wordt en niemand de bob wil zijn, 80% van de bezoekers verder weg woont dan 20km van het evenemententerrein, kan je ervan uitgaan dat bezoekers veel gebruik willen maken van georganiseerde busreizen en openbaar vervoer.
Je kan overigens nooit exact weten welke vervoersstromen een evenement voortbrengt. Inschattingen van de verdeling over de vervoersstromen zijn vaak gebaseerd op tellingen van de vorige editie en eventueel een (beoogd) effect van een (nieuwe) locatie en landelijke trends. Hoewel de verdeling over tijd vaak gebaseerd is op de scangegevens van de entree van de vorige editie, kan dit vanwege langere wachtrijen of lange looproutes naar de entree een vertekend beeld geven. Bij voorkeur wordt gekeken naar de zichtbare behoefte van bezoekers, die in kaart kan worden gebracht middels de verkoop van parkeer- en pendelbuskaarten, het aantal busreizen dat via verschillende commerciële aanbieders is geboekt en via polls op sociale media. De verdeling over tijd kan voor volgende editie gemakkelijk worden vastgelegd door per 30 minuten een vervoersstroom te tellen.
Zijn we gebonden aan reactionele maatregelen of kunnen we invloed of zelfs sturing uitoefenen op de behoefte van de bezoekers? Bij verreweg de meeste evenementen is het mogelijk invloed uit te oefenen op de behoefte én het gedrag van de bezoekers, wanneer het gaat om de wijze waarop deze bezoekers naar evenementen komen en de tijdvakken die gebruikt worden voor aankomst en vertrek. Door informatieverstrekking, spreiding van parkeerplaatsen in combinatie met differentiatie in parkeertarieven, het aantrekkelijker maken van pendelbussen of georganiseerd busvervoer of het stimuleren van gebruik van fietsen of OV.
Er zijn overigens wel enkele risico’s verbonden aan de beïnvloeding van bezoekers wanneer het gaat om vervoer. Indien er geen duidelijke doelstellingen geformuleerd zijn én deze doelstellingen niet accuraat geborgd worden, kan het effect van de maatregelen zomaar vele malen groter zijn dan eigenlijk de intentie was. Hierdoor kunnen maatregelen, die eigenlijk bedoeld zijn om een mogelijke probleemsituatie te voorkomen, juist een probleem veroorzaken.