Frank Wijnveld, directeur van CrowdProfessionals en docent en adviseur bij ESI
Veel organisatoren, evenementlocaties en gemeenten worstelen met de wijze waarop plannen voor evenementen gestructureerd moeten worden. De diverse inhuurpartijen leveren meestal ieder hun eigen plannen aan. Vaak ontbreekt uniformiteit of zijn er zelfs tegenstrijdigheden tussen de plannen. Naast het veiligheidsplan en het beveiligingsplan worden onder meer ook plannen met betrekking tot mobiliteit, medische inzet en productionele aspecten aangeleverd. Niet zelden constateren de gemeente en haar adviseurs dat er (grote) verschillen zitten tussen de plannen. Vanzelfsprekend leidt dit tot gefronste wenkbrauwen en onduidelijkheid, maar ook tot een veelheid aan vragen. Dit alles vergt algauw extra inspanning van alle betrokkenen, met als gevolg een langdurig proces. Dat kan beter.
Het gaat vaak al mis bij de aannames en analyses die de basis vormen voor de afzonderlijke plannen. Als de ontwerper van het mobiliteitsplan andere aannames doet dan de schrijver van het veiligheidsplan en/of de leverancier van beveiligingsinzet, kan het zo maar zijn dat de benodigde inzet van mensen, middelen en maatregelen niet gereed en afgestemd is op de juiste piekmomenten en de juiste behoefte. Voor vergunningverleners en adviseurs is het daarbij de vraag welk plan nu voorziet in de juiste informatie. Zijn er uiteenlopende aannames over de maximale bezoekersaantallen, bestaan er afwijking in de beschrijving van de programmering en zijn er meerdere versies van een inrichtingstekening? Reken maar dat het leidt tot vragen en daarmee tot vertraging in de vergunningverlening.
De geschetste problemen zijn te ondervangen door het opstellen van één gezamenlijk plan: het Integraal Organisatie Plan, of kortweg IOP. Aan overheidszijde wordt al langer gewerkt met een IOP, het Integraal Operationeel Plan. Dit is een gezamenlijk plan van gemeente en hulpdiensten dat een beschrijving geeft van de te treffen maatregelen en voorzieningen binnen de door het bestuur bepaalde beleid en tolerantiegrenzen, en zich richt op de risico-, incident- en herstelfase.
Aan de overheidszijde heeft deze integrale aanpak haar nut al bewezen en het is dan ook logisch om iets soortgelijks aan de private zijde te organiseren. Binnen ons bedrijf ontwikkelden wij voor organisatoren, steden, evenementenlocaties en stadions inmiddels ook IOP’s, die de integrale aanpak van de organisatie van het evenement belichten.
Als opstellers voeren wij de regie op de totstandkoming van het plan. Wij verenigen alle partijen rondom dezelfde risico-, capaciteit- en vluchtweganalyse. Vanuit dat startpunt gaan wij gezamenlijk verder met onder meer de aspecten mobiliteit, crowd management, veiligheid, medische dienstverlening en productie. In het proces worden ook doelgroep, activiteiten en omgeving meegenomen en samen met de organisatie van het evenement in een, logisch geordend plan beschreven.
In dit proces leveren beveiligingsleveranciers en medische zorgverleners nog steeds hun eigen inzetplannen aan, maar deze zijn nu gebaseerd op de eenduidige analyses en kerngegevens. Al deze ingrediënten worden als input en worden uiteindelijk in het IOP opgenomen, met elkaar in verband gebracht en in een logische volgorde gezet.
De organisator levert vervolgens één plan aan voor alle deelaspecten. Wij zien in de praktijk dat het vaak even wennen is voor vergunningverleners en adviseurs die gewend zijn om voor ieder onderwerp een ander plan open te slaan. Maar al snel ziet men de voordelen en is de veelgehoorde mening dat het plan erg goed leesbaar is, logischer leest en meer synergie oplevert. Daarnaast zijn de onderscheidende processen veel eenvoudiger koppelbaar. Een voorbeeld: als binnen het ontruimingsdeel gesproken wordt over een volledige ontruiming van het terrein, staat gelijk ook beschreven wat bijvoorbeeld productie (techniek en communicatie), beveiliging (strategie en inzet) en de mobiliteit (ophogen pendelbussen, uitstroom scenario inzetten etc.) zullen organiseren om de bezoekers verder veilig uit te laten stromen en huiswaarts te krijgen.
Het IOP biedt ook duidelijkheid qua taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden alsook opschaling zodat ook de overheidspartijen het IOP als uitgangspunt kunnen nemen voor de organisatie voor hun (opvolgende) processen. Daarmee is het IOP een waardevol, toegankelijk en bijzonder bruikbaar document voor alle stakeholders, terwijl het door haar uniformiteit processen versnelt en alle betrokkenen beter verenigt.
Concluderend kan worden gesteld dat de organisator er goed aan doet om de planvorming op het gebied van productie, veiligheid, gezondheid en mobiliteit onder centrale regie te ontwikkelen en in één overkoepelend plan bij elkaar te brengen: het IOP. In het proces van opstellen van het plan kunnen data over het evenement worden gedeeld en geverifieerd, maak je met elkaar analyses en haalt de opsteller de nodige informatie op bij alle betrokken disciplines. Zo ontstaat al gedurende het ontwikkelproces meer integraliteit, wat tijdens het evenement zal bijdragen aan goede samenwerking en heldere verwachtingen over en weer. Per saldo zien wij overigens dat het IOP als geheel feitelijk minder bladzijden telt dan de verschillende losse plannen bij elkaar.