De Amerikaanse Event Safety Alliance bracht begin mei de “Re–opening Guide” voor evenementen uit. Doel van dit document is om event professionals handvatten te bieden voor het opnieuw opstarten van de evenementensector tijdens de COVID-19 pandemie. De guide beschrijft reëel voorzienbare gezondheidsrisico’s en bevat een overzicht van zinvolle maatregelen om deze risico’s te reduceren. Hoewel evenementen momenteel in ons land nog niet zijn toegestaan, bevat de guide mogelijk aanknopingspunten voor heropstart van de sector in de nabije toekomst. De ESA heeft getracht dit document zo praktijkgericht mogelijk in te steken, zonder een te simpel “checklistje” op te leveren.
Communicatie: bezoekers betrekken
Momenteel kennen we in Nederland de publiekscampagne “Samen krijgen we corona onder controle”. Een campagne gelijkend op die van onze nationale overheid adviseert de ESA ook voor evenementen. Weerstand die bezoekers nu misschien nog hebben tegen mondmaskers en social distancing kan verdwijnen, net als dit na 9/11 in de Verenigde Staten gebeurde bij extra controles in verband met het risico van terrorisme. Leg goed uit dat je de maatregelen neemt voor de veiligheid van bezoekers en wees duidelijk en transparant over de nieuwe gezondheidsmaatregelen die je in acht neemt. Manage de verwachtingen als je extra hygiëne-eisen stelt en bijvoorbeeld langere wachttijden verwacht. “We’re all-in this together”. De guide bevat verschillende tips over het gebruik van communicatiekanalen.
Aanpak veiligheid medewerkers
De ESA wijst erop dat het van groot belang is dat medewerkers van het evenement en/of de locatie zich goed houden aan de gezondheidsrichtlijnen. Stel een Coördinator infectiebeheersing (CIB) aan, met voldoende kennis van zaken over de gezondheidsaanpak. De CIB maakt een gezondheidsplan met de producent en de locatiehouder, dat hij afstemt met de lokale overheid. Ook bestaande veiligheidsplannen moeten op dit punt worden geactualiseerd. Ontwikkel training voor het personeel waarin ze leren wat de nieuwe gezondheidsrisico’s en -richtlijnen inhouden. De guide bevat verschillende praktische maatregelen die medewerkers in acht dienen te nemen. Specifieke aandacht gaat uit naar de aanpak van een zieke medewerker. Basisregel is ook hier: medewerkers moeten thuisblijven als ze zich ziek voelen en dit melden bij hun supervisor. Mocht er toch onverhoopt een zieke medewerker aanwezig zijn, scheid hem of haar dan van het andere personeel en documenteer goed alles over de omstandigheden, zodat contactonderzoek wordt geholpen. Als bevestigd wordt dat de medewerker corona heeft, informeer dan alle collega’s die in zijn buurt zijn geweest en spoor hen aan om hun gezondheid te monitoren en erover te rapporteren aan hun huisarts. Neem zowel voor de zieke medewerker als de betreffende collega’s een quarantainetijd in acht.
Maatregelen bij instroom
Overweeg het instellen van een “virtuele wachtrij” voor de toestroom, zodat een piekinstroom kan worden voorkomen. Dit kan ofwel door het meegeven van een bepaald tijdslot aan bezoekers, ofwel door bezoekers bij aankoop van het kaartje te laten kiezen voor een tijdstip en een toegang. Houd wel rekening met een deel dat door onvoorziene omstandigheden niet op het geplande tijdstip arriveert.
De ESA adviseert om op alle toegangsroutes desinfecteerpunten te plaatsen, die werken zonder aanraking. Plaats spatschermen om medewerkers achter balies te beschermen. Neem voldoende ruimte in acht voor een wachtrij op anderhalve meter afstand (ESI berekende dat 1 persoon 3,6 m2 in beslag neemt met de 1,5 meter afstandseis). De wachtrij kan meer ruimte nodig hebben, voorkom dat er daardoor een vermenging ontstaat met een looproute of een verkeersroute. Plaats bij de wachtrijen borden met de coronaregels.
Een volgende maatregel die de ESA nodig acht, is het screenen van alle bezoekers bij de toegang. Dit gebeurt door middel van het opnemen van temperatuur en een visuele check van de lichamelijke gezondheid middels observatie en het stellen van vragen.
Denk tenslotte ook goed na over het checken van meegebrachte bagage. Wanneer je wilt voorkomen dat medewerkers persoonlijke eigendommen van een bezoeker moeten aanraken, kan je overwegen alleen kleine tasjes toe te staan (waarbij op zicht de inhoud kan worden gecheckt) of om tassen te verbieden. Mocht je tassen verbieden of juist jassen toestaan, houd dan wel rekening met de bijeffecten zoals mensen met kinderen die geen luiers of flesjes kunnen meenemen en jassen die op een hygiënische wijze moeten worden aangenomen en weggehangen.
Ook voor bezoekers met een beperking hebben de nieuwe gezondheidsmaatregelen gevolgen. Hoe leg je bijvoorbeeld aan een dove bezoeker uit wat de nieuwe regels zijn? Een aanpassing aan de toegangen moet nog steeds toegankelijk zijn voor mensen met een rolstoel of rollator. Als de capaciteit van de locatie omlaaggaat vanwege social distancing, moet er nog steeds voldoende zitmogelijkheid zijn voor mensen met een beperking. Vraag hierover specifiek advies van een adviseur Toegankelijkheid, zegt de ESA.
Maatregelen bij uitstroom
Zorg voor een gecontroleerde, gefaseerde uitstroom van bezoekers. Begin achteraan en doe het rij voor rij of sectie voor sectie, net als in een vliegtuig. Zet medewerkers in om dit uit te leggen en het uitstroomproces te begeleiden. Let bij de uitstroom ook op het waarborgen van social distancing op de routes en parkeerplaatsen buiten het evenemententerrein.
Calamiteitenscenario’s
De ESA wijst erop dat je goed moet kijken naar de gevolgen van een voorzienbaar calamiteitenscenario voor de social distancing-aanpak. Moeten bezoekers vluchten naar een schuillocatie, heeft die dan wel capaciteit op basis van de anderhalvemeternorm? Kunnen bezoekers snel genoeg vertrekken zonder bij een nooduitgang of op een vluchtroute dicht op elkaar te komen? Bespreek dit met de hulpdiensten. Het vraagt wellicht om aanpassingen van de bestaande calamiteitenplannen. N.B. bij groot, direct gevaar (brand, aanslag, hevige storm, etc.) is het risico van te dicht op elkaar lopen logischerwijs ondergeschikt aan het belang om zo snel mogelijk weg te komen van het gevaar, aldus de ESA.
Overige richtlijnen
De ESA-guide geeft nog tal van andere tips, onder meer over toiletten, locaties met zitplaatsen, vrij toegankelijke locaties, horeca op het evenement, merchandiseverkoop, de productie, op- en afbouw en logistiek. Lees dit na in de guide als het jouw werk aangaat.
Capaciteit bepalen
Minder expliciet is de guide van de ESA over het bepalen van de maximale bezoekerscapaciteit van de evenementlocatie op basis van de social distancing-normen. Op dit punt zien we wat verschil in benadering tussen landen. De VS hanteren een afstandseis van 6 voet (2 meter), terwijl Nederland en België uitgaan van 1,5 meter als veilige afstand. Het veilig inrichten en gebruiken van een evenementlocatie waarbij 1,5 meter afstand door alle bezoekers in acht wordt gehouden is een zorgpunt voor veel event professionals. Vermoedelijk is dit eenvoudiger in een ruime congreszaal of op een kleine jaarmarkt dan bij een concert van een populaire popartiest. Wat mogelijk en nodig is hangt af van het publieksprofiel, het activiteitenprofiel en het ruimtelijk profiel van het evenement. Hier zal de komende tijd goed naar moeten worden gekeken.
Evenementen weer open
Zoals de ESA aangeeft, er is niet zoiets als een “ziektevrij evenement”. Wel kunnen event professionals laten zien dat ze alle redelijke veiligheids- en gezondheidsmaatregelen nemen, zodat live events weer kunnen opstarten en bezoekers het vertrouwen hebben om veilig te kunnen deelnemen aan deze events. Organisatoren hebben een “Duty of care”, wat inhoudt dat ze al het redelijke moeten doen om voorzienbare risico’s te beheersen. De ESA wijst op het feit dat het in de praktijk lastig zal zijn om een directe relatie tussen ziek worden en het aanwezig zijn geweest op een evenement juridische te bewijzen; de betreffende persoon zal immers op meer plekken zijn geweest en met meer mensen in aanraking zijn gekomen. Iedereen, bezoeker en medewerker, zal moeten doen wat hij of zij kan om de gezondheid van alle aanwezigen te waarborgen. Hoe beter dit werkt, hoe meer evenementen weer open kunnen gaan.