Een capaciteitsanalyse van een evenement is een middel om te bepalen hoeveel personen veilig op de beoogde evenementlocatie aanwezig kunnen zijn (onafhankelijk van de verwachting). Elke locatie heeft grenzen en het is belangrijk dat deze in kaart worden gebracht om de limiet van de publiekscapaciteit te bepalen. Deze analyse wordt niet uitsluitend gebaseerd op de vierkante meters oppervlakte, maar komen veel meer factoren bij kijken die samen de veilige publiekscapaciteit bepalen.
De publiekscapaciteit van een evenement is altijd minstens een analyse van het maximale aantal personen dat kan in- en uitstromen, het maximale aantal personen op de locatie en de mogelijkheid om van die locatie te vluchten. We zien nog steeds evenementen waarbij er geen (grondige) analyse is gemaakt om de maximale capaciteit van een evenement te bepalen. Bij vrij toegankelijke stadsevenementen, als Koningsdag en Bevrijdingsdag, kan het ontbreken van een goede capaciteitsanalyse in combinatie met het open karakter van een dergelijk evenement bijdragen aan veiligheidsrisico’s zoals overcrowding op de locatie en congestie op de routes van en naar de locatie. Een capaciteitsanalyse is dus van belang om de volgende redenen:
1. Veiligheid van bezoekers
Een van de belangrijkste redenen voor het uitvoeren van een capaciteitsanalyse is het waarborgen van de veiligheid van de bezoekers. Door de capaciteit van de locatie te bepalen en vervolgens de juiste operationele maatregelen te nemen om te zorgen dat deze niet overschreden wordt, kunnen verantwoordelijke partijen ervoor zorgen dat er voldoende capaciteit is voor publiek, onder normale omstandigheden en in een noodsituatie.
2. Optimale ervaring van het evenement
Een goede capaciteitsanalyse helpt ervoor te zorgen dat deelnemers een optimale ervaring hebben tijdens het evenement. Zo kunnen op basis van de capaciteitsanalyse wachtrijen bij de toegang in de instroomfase worden voorkomen. Om de circulatiefase, wanneer bezoekers zich verplaatsen over het terrein, goed beheersbaar te houden moet bepaald worden wat de capaciteit is van de doorstroomroutes om te voorkomen dat deze gestremd raken. Dit geldt ook voor de uitstroomfase. Een waarde die ESI gebruikt om de doorstroomcapaciteit te bepalen is de norm van maximaal 82 personen per meter breedte per minuut, een Britse en Europese richtlijn. Deze norm is strenger dan de Nederlandse wettelijke normen, maar helpt voorkomen dat een locatie of doorstroomlocatie overvol raakt en er dus congestie of zelfs overcrowding ontstaat.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
3. Voldoen aan wet- en regelgeving
In het Besluit BGBOP staan, onder andere, voorschriften met betrekking tot de capaciteit van een vluchtroute en de omvang van een brandcompartiment. Dit zijn allemaal eisen waaraan een organisator moet voldoen. Per gemeente staan er in de evenementenvergunning ook voorschriften voor het organiseren van een evenement. De gemeente kan ook een locatieprofiel vaststellen, waarin ze onder andere het maximale toegestane aantal bezoekers van een evenement opneemt.. Een locatieprofiel is beleidsmatig vastgesteld en geeft kaders voor organisatoren. Een grondige capaciteitsanalyse helpt organisatoren ervoor te zorgen dat ze voldoen aan het locatieprofiel en dat ze de benodigde vergunningen verkrijgen voor het evenement. Als een organisator zich niet aan de vergunningsvoorschriften en wet- en regelgeving houdt loopt hij het risico op een bestuurlijke handhaving en kan zijn vergunning op de tocht komen te staan.
4. Bedrijfsmatige en economische optimalisatie
De capaciteitsanalyse draagt ook bij aan de optimalisatie van het rendement en de bedrijfsvoering van het evenement. Een overvol evenement maakt heen en weer lopen naar de bar moeilijk, waardoor de omzet daalt. Houden we rekening met een maximale publieksdichtheid die dit nog wel goed mogelijk maakt, dan draagt dat bij aan de omzet. Maar ook de bedrijfsvoering van de organisatie is erbij gebaat. Een overbelaste locatie kan leiden tot operationele problemen, zoals vertraagde service bij cateringpunten en (lange) wachtrijen voor toiletvoorzieningen. Hierdoor ontstaat een groot risico op irritaties, ontevredenheid en mogelijke klachten van bezoekers waardoor imagoschade kan ontstaan. Een capaciteitsanalyse geeft inzicht in de maximale bezoekerscapaciteit, waardoor ook de exacte hoeveelheid faciliteiten kan worden bepaald om deze hoeveelheid bezoekers met het juiste serviceniveau te bedienen. Dit kan kostenbesparend werken.
5. Risicobeheersing
Een goede capaciteitsanalyse maakt dat een organisator kan garanderen dat ook in noodsituaties een ontruiming of ontvluchting op een goede manier kan verlopen. Dit verzekert een organisator, onder andere, door voldoende beschikbare meters breedte aan nooduitgangen te hebben. De analyse van vluchtwegen begint bij het voldoen aan de wettelijke vereisten maar gaat verder. Vanuit het Besluit BGBOP zijn de voorschriften dat een tent, bestemd voor meer dan 225 personen, ten minste twee uitgangen heeft met een onderlinge afstand van minstens 5m. In de capaciteitsanalyse bekijken we ook waar deze vluchtwegen zich bevinden ten opzichte van de indeling van de locatie, en nemen we ook de mogelijke drukte op de vluchtroutes en de plek waar bezoekers naartoe vluchten in beschouwing. Deze zaken dragen bij aan risicobeheersing.
Een capaciteitsanalyse van een evenement is een essentiële stap, omdat het niet alleen de veiligheid van de bezoekers waarborgt, maar ook bijdraagt aan een optimale ervaring, efficiëntie van het proces en risicobeheersing. Het is een investering die zich uitbetaalt in het succesvol organiseren van evenementen die zowel memorabel als veilig zijn. Hulp nodig bij het opstellen van een capaciteitsanalyse? Neem contact op met ESI via info@esi.email of door een telefoontje naar 085-401 81 22.