Geschreven door Ben Jan
De jaarlijkse opening van het buitenseizoen voor evenementen in Nederland start traditioneel in het Paasweekeinde met het festival “Paaspop” in Schijndel. Vanaf die datum raast het evenementenseizoen wekelijks in volle vaart aan ons voorbij tot oktober 2018, met Koningsdag gelijk als een van de pieken van het evenementenseizoen. Allerlei bedrijven en organisaties moeten op Koningsdag weer een maximale inspanning leveren om aan alle behoeften (bijv. het leveren van de uitgevraagde aantallen beveiligingsmedewerkers en cateringpersoneel) te kunnen voldoen.
De vraag die ook ieder jaar weer voorligt is: hebben alle organisatoren hun zaken op orde; zijn plannen compleet en gebaseerd op goede risicoanalyses en is alles wat op papier staat in de praktijk ook feitelijk uitvoerbaar?
Laten we het veiligheidsplan eens nader onder de loep nemen. Waar moet dit plan op gebaseerd zijn en aan voldoen? Hoe wordt de inhoud beoordeeld door de vergunningverlener en de adviseurs vanuit de veiligheidsregio en de hulpdiensten (politie, GHOR en Brandweer).
De vergunningverlener en de overheid zitten bovenop het evenementenbeleid. We zien een steeds striktere afbakening van verantwoordelijkheden, soms doorgeschoten voorschriften, en de vergunningverlener verwacht de plannen vaak nog eerder dan verwacht. Daar tegenover heeft de organisator een grote verantwoordelijkheid en bestaat grote aansprakelijkheid; onder meer ten aanzien van de verwachte risico’s en de maatregelen die in verband daarmee genomen zijn.
Wanneer wij vanuit ESI presentaties en/ of workshops voor organisatoren verzorgen rond het thema “een goed veiligheidsplan” dan schrikken organisatoren nogal eens als zij worden geconfronteerd met voorbeelden en mogelijke consequenties die kunnen volgen als nalatigheid wordt aangetoond.
Het professionaliseren van een evenement kost geld en tijd. Aangezien veiligheid niet of nauwelijks te meten is, is het verhogen van het veiligheidsbudget en/ of het volgen van trainingen en opleidingen op het gebied van crowd management, mobiliteit of ontruiming helaas vaak niet direct de hoogste prioriteit bij organisatoren. Wij zien daarin overigens de laatste tijd wel een kentering. Steeds meer organisatoren zien veiligheid wel degelijk als servicemiddel en begrijpen dat “veilig voelen” onderdeel is van de totale experience.
Vanaf de start van de voorbereidingen dienen organisatoren na te denken over de volgende vragen:
· Vanaf welk moment gaan we nadenken over veiligheid?
· Hoe en met wie verrichten we een goede risicoanalyse als basis voor planvorming?
· Wie stelt het veiligheidsplan op en wanneer?
· Wordt er een format gebruikt of ontwikkelt de organisator een eigen plan?
· Welke afstemming is vooraf nodig en met wie?
· Welke strategische partners hebben we nodig
· Hoe worden alle medewerkers effectief voorbereid?
Het maken van een gedegen risicoanalyse, met daarbij een uitwerking van de maatregelen van de risico’s, die voor elk evenement weer anders zijn in de verschillende fasen (instroom, circulatie, uitstroom) van een evenement, dienen in een matrix te worden uitgewerkt en de uitkomsten en maatregelen moeten in de praktijk worden gebrieft aan partners en medewerkers.
Het uitwerken van maatgevende risico’s moet terugkomen in uitgeschreven calamiteitenscenario’s en het daaraan gekoppelde calamiteiten- en ontruimingsplan van het evenement.
De partners waarmee je op een evenement samenwerkt betrekken bij het opstellen van het veiligheidsplan is verstandig. Het strekt tot de aanbeveling om de grotere evenementen altijd multidisciplinair aan te vliegen. Alle betrokken stakeholders (beveiliging, EHBO, productie, mobiliteit, catering, locatie eigenaar) dienen hun informatie aan te leveren om tot een goed en volledig veiligheidsplan te komen. Samen kunnen zij ook tot betere analyses en oplossingen komen dan wanneer iedere partner dit voor zichzelf doet.
Met verschillende organisatoren en hun veiligheidspartners gaan wij een stap verder gaan en vormen voor hen een overkoepelend Integraal Organisatie Plan (IOP), waar het veiligheidsplan onderdeel van uitmaakt en waarop de plannen van de veiligheidspartners kunnen worden afgestemd.
Ook zien we steeds vaker dat organisatoren operationele professionaliteit inhuren, om zichzelf te laten “ontzorgen” op het gebied van veiligheid in de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het evenement. Een onafhankelijke Safety Manager kan vanuit een meer gefocust en neutraal oogpunt kijken naar de inzet van het ingehuurde beveiligingsbedrijf en het management hiervan, de organisator op de gewenste momenten adviseren aangaande veiligheidsvraagstukken en het eerste aanspreekpunt zijn naar alle veiligheidspartners en stakeholders toe aangaande alle veiligheids- gerelateerde onderwerpen van het evenement.
ESI staat met gespecialiseerde adviseurs klaar om te helpen bij het maken van het veiligheidsplan, de risicoanalyse, een IOP. We kunnen workshops en presentaties verzorgen aangaande elk gewenst veiligheidsonderwerp en een professionele Safety Manager leveren voor zowel de organisator, de veiligheidspartners of de vergunningverlener.
Namens ESI wensen wij alle organisatoren, veiligheidspartners en de betrokken stakeholders veel veiligheid en succes toe in het komende evenementenbuitenseizoen. Wij zullen zeker ons steentje bijdragen door opdrachtgevers die reeds voor ESI hebben gekozen van gedegen advies, plannen en professsionele Safety Managers te voorzien.
Heeft u vragen n.a.v. deze blog? Neem contact met ons op door een e-mail te sturen naar info@esi.email.