Rik Voogt, adviseur en trainer bij ESI
Op 28 september 2014 reed in Haaksbergen een monstertruck in op het publiek, met doden, gewonden en nationaal veel verontwaardiging tot gevolg. Dit incident dreunt tot op de dag van vandaag nog na bij veel gemeenten. Herkent u zich in de manco’s die uit de evaluatie zijn gebleken? Heeft u ook al scherp voor ogen waar voor uw gemeente de verbeterpunten zitten?
Het evenement in Haaksbergen waarbij het zo mis ging sloot voor velen totaal niet aan op hun beeld van een ‘risicovol evenement’. Het was geen groot festival voor een specifieke doelgroep in een grote stad, maar een promotieactie van een lokale ondernemersvereniging voor een doelgroep van mama’s, papa’s en de kinderen. Kwam het voor u ook opeens heel dichtbij toen u zag hoe een activiteit zomaar zo ontzettend mis kon gaan? Het publieke besef dat dit overal zou kunnen gebeuren zette de media op z’n kop. De gedachte dat toeschouwers er op mogen rekenen dat een vergunde activiteit in de openbare ruimte veilig is, overheerste. Maar ook werd gesteld dat dit uitgangspunt niemand ontslaat van de plicht om ook zelf na te blijven denken over wat verstandig en veilig is.
De Onderzoeksraad voor de Veiligheid (OvV) deed onderzoek naar het ongeval en bekeek vooral het proces van beoordeling en vergunningverlening door de gemeente. Een hard oordeel volgde in de rapportage met als ondertitel ‘tussen vergewissen en vergunnen’. Volgens de Raad was er sprake van een beperkte taakopvatting bij de vergunningverleners, een beeld bij alle betrokken partijen dat het evenement weinig risicovol was, een beperkte betrokkenheid van management en burgemeester en een gebrekkige evaluatie en collegiale toetsing. Risicofactoren die volgens de OvV in veel gemeenten de kwaliteit van het proces en daarmee de veiligheid bij evenementen bedreigen. Herkent u een of meer van deze manco’s in het proces in uw gemeente?
Beperkte taakopvatting
Het oordeel van de Onderzoeksraad is hard, maar terecht. Het kennisniveau en de deskundigheid van vergunningverlenende ambtenaren moet in veel gevallen nog omhoog. Zij kennen over het algemeen wel de procedurelijnen en termijnen van de Algemene Wet Bestuursrecht, maar weten ook dat de praktijk zich meestal verzet tegen de strikte toepassing daarvan. De specifieke kennis die nodig is voor een goede afweging rondom evenementenveiligheid, wordt vaak enkel door praktijkervaring opgedaan en is daarmee te afhankelijk van toevallige persoonlijke ervaring.
Opleiden, regelmatig trainen en kennis delen van vergunningverleners kan en moet. Maar er is meer. Ook de kennis en het bewustzijn van burgemeester, wethouders, managers en andere medewerkers zal omhoog moeten, willen we in de toekomst nog kunnen genieten van activiteiten en voorkomen dat alles met verboden en restricties dichtgetimmerd wordt.
Waarom is een evenement reguleren zo moeilijk?
Ten onrechte wordt het toestaan van een activiteit of evenement vaak als een taak van alleen de vergunningverlener afgedaan. Gemeenten kennen een mandaatregeling, waardoor de burgemeester eindverantwoordelijk blijft, maar niet alle aanvragen persoonlijk hoeft af te doen. De te verlenen vergunning is ‘slechts’ het gewaarmerkte document, waarin vermeld staat onder welke verzamelde randvoorwaarden een activiteit mag plaatsvinden. Onder dit document schuilt een complex proces van kennis, druk en belangen die niet (enkel) aan de vergunningverlener is toe te schrijven.
Elk evenement bestaat uit een ander samenstel van activiteiten. Evenementen spelen zich af op een wisselende maar altijd dynamische locatie, met een wisselend publiek. Het is de taak van de vergunningverlener om samen met een team van intern betrokkenen en hulpdiensten te coördineren onder welke voorwaarden dit veilig kan gebeuren.
Omdat dit ingewikkelder is dan het lijkt, hebben grotere gemeenten vaak een evenementencoördinator tussen de aanvrager, vergunningverlener en adviespartners in staan.
Bovenop dit proces met een veelheid aan wisselende factoren en gesprekspartners, komt de druk van de beleidsafdeling, die in veel gevallen vooral gericht is op het rendement dat een evenement kan opleveren. Het bestuur van de gemeente functioneert op grond van politieke keuzes en ambities. In sommige gevallen voert dit de druk op vergunningverlening op omdat een evenement een beleids- of reputatieversterkende werking kan hebben, of omdat de goedbedoelende vrijwillige organisatie van het evenement bijdraagt aan de leefbaarheid van dorp of wijk.
Ook leggen organisatoren soms druk op het beoordelingsproces. Omdat zij weten dat gemeenten ver gaan om een evenement binnen te halen, kunnen zij eisen stellen en worden er (bestuurlijk) al toezeggingen gedaan, nog voordat gecontroleerd is of deze ook waargemaakt kunnen worden. U kent ongetwijfeld de strijd om de rondreizende en landelijk zeer bekende activiteiten binnen te halen. Vooral waar evenementen gekoppeld zijn aan een goed doel, kan en wil de gemeente geen ‘partypooper’ zijn.
Kwaliteit: zo sterk als de zwakste schakel
En daar zit je dan als vergunningverlener; met een te grote werkvoorraad van te laat en gebrekkig aangeleverde aanvragen en de druk van alle kanten, omdat het evenement toch echt wel door moet gaan. Het creëren van de omstandigheden waarbinnen deze deskundigen hun werk goed kunnen doen is de verantwoordelijkheid van directie, management en bestuur van de gemeente. Bij evenementen is naast de burgemeester voor openbare orde en veiligheid vaak ook elke andere portefeuillehouder betrokken bij de afwegingen, omdat meerdere belangen en disciplines in één evenement samenkomen. De kwaliteit van de vergunningverlening staat of valt met de kwaliteit van het proces: van beleidsvoornemens, via intake, beoordeling en besluitvorming tot evaluatie. Succes kent vele vaders, bij missers staat de vergunningverlener vaak alleen.
Wie wil voorkomen dat in de eigen gemeente een volgende ‘Haaksbergen-situatie’ ontstaat, doet er goed aan de angel uit meerdere problemen te halen. Vergroot allereerst deskundigheid en vaardigheden en leg een stevig fundament voor een consistent integraal proces. Creëer daarbij bewustzijn over rolinvulling en voed daarmee de taakopvatting van medewerkers, managers , bestuurders. Besef daarbij dat betrokkenen wederzijds afhankelijk zijn in het proces en moeten kunnen vertrouwen op elkaars deskundigheid. Dát doet recht aan de gemeentelijke mandaatregeling en verkort de huidige afstand tussen ambtelijke, bestuurlijke en politieke verantwoordelijkheden.
Voer ook een inhoudelijke discussie over de zorgplicht voor veiligheid op evenementen en taakopvatting van de gemeente daarbij met het college en de gemeenteraad. Ga in debat met lokale organisatoren en belanghebbenden vanwege de afstemming van ambities en wensen op nut en noodzaak van consistentie in beleid en uitvoering. En vooral: blijf als gemeente de regisseur van het te leveren maatwerk, iedere keer weer.
Het is vrij lastig om zelf de specifieke knelpunten in het eigen, soms ingesleten, gemeentelijke proces te benoemen. Laat dat proces en de kwaliteit van de afwegingen in uw gemeente dan eens kritisch en onafhankelijk beoordelen. Stel op grond daarvan met alle betrokkenen vast wat er goed gaat en waar men in de uitvoering tegenaan loopt. Laat helder en duidelijk formuleren waar het knelt en wat daar de gevolgen van kunnen zijn. Dát stelt u in staat concrete keuzes over wenselijke veranderingen en mogelijke, soms noodzakelijke, verbeteringen te maken. Ook in uw gemeente.
Heeft u vragen n.a.v. deze blog? Neem contact met ons op door een e-mail te sturen naar info@esi.email