Goede coördinatie op evenementen helpt ook bij crises

In een interview met crisiscommunicatie-expert Roy Johannink spraken wij over crisismanagement tijdens evenementen. Roy’s boodschap is dat je in normale omstandigheden goed op elkaar ingespeeld moet raken. Dit zal ook de samenwerking en besluitvorming ten goede komen als een crisis jouw evenement treft.

Tijdens het evenementenseizoen van 2023 kregen verschillende evenementen in ons land te maken met ernstige incidenten. Maar hoe bereiden evenementen zich hierop voor en hoe brengen zij het ervan af als ze ermee te maken krijgen?

Voorbereiden op een crisis

Eén van de eerste dingen die Roy wil benadrukken is dat voorbereiden op een crisis wel degelijk mogelijk is. “Je kunt een normale organisatie trainen om te werken onder bijzondere omstandigheden.” De meeste evenementenorganisatoren in Nederland bereiden zich voor op een potentiële crisis in de planvorming, maar de extra stap daarin zijn de doorleefsessies. “Wie doet dan wat voor wie, bespreek dat maar eens met elkaar.” Inclusief de aanvullende vraag: “wat als de crisissituatie de eigen veiligheidsorganisatie van het evenement overstijgt?” Daar ziet Roy vaak nog wel verbeterpunten.

Coördinatie bij incidenten

Wanneer je te maken krijgt met een ernstig incident, zijn er vaak mensen getroffen, is er een gebrek aan data en is er tijdnood om te handelen. “De hoop is er dat je in dezelfde organisatiestructuur kan blijven werken, maar dat is niet altijd het geval. Verschillende onderdelen en processen worden geraakt. De vraag is dan: kunnen we dit af met de reguliere structuur?” Roy noemt als voorbeeld wanneer een artiest niet meer kan optreden op een evenement. Dan is er afstemming nodig: coördinatie tussen verschillende onderdelen van de evenementorganisatie. De ervaring van Roy toont aan dat hoe beter de coördinatie is in normale omstandigheden, hoe beter een organisatie kan coördineren tijdens een crisis. Kortom: soms is er niets bijzonders nodig qua organisatiestructuur.

Coördinatie na opschaling

Indien bij een situatie op een evenement ook de hulpdiensten opschalen, wordt de regionale crisisorganisatie actief. Dit noemen we GRIP-opschaling. De samenwerking tussen opgeschaalde hulpdiensten en het veiligheidsteam van de organisatie loopt niet altijd vlekkeloos. Zo kan het voorkomen dat het CoPI onnodig veel taken overneemt van het veiligheidsteam. Of dat het veiligheidsteam denkt: het CoPI doet dit wel. Of de communicatie van de regionale crisisorganisatie neemt het over. Je moet met elkaar weten voor welke onderdelen wie verantwoordelijk is. Roy pleit ervoor om vooral dit te bespreken tijdens de eerder genoemde doorleefsessie, zodat iedereen zich bewust is van zijn taak tijdens een incident. Dit creëert begrip en duidelijkheid bij alle partijen, zowel binnen als buiten het veiligheidsteam van het evenement.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Doorleefsessies

Bij een goede voorbereiding op een evenement hoort volgens Roy ook het uitwerken van ongeveer vijf scenario’s. Voorbeelden die hij benoemt zijn openbare ordeverstoring, brand, noodweer, uitval van elektriciteit en een explosie. Door het uitwerken én doorspreken van deze typen scenario’s vorm je een goede basis waarin alle processen ook aan de orde komen, zodat je weet of de coördinatie ook regulier loopt. En daarmee dus ook tijdens bijzondere omstandigheden.

Het belangrijkste advies van Roy is om deze scenario’s dan ook door te leven. Denk net even een stapje verder. Zorg dat je voorbereid bent op deze scenario’s en dat het bekend is in je organisatie wie welke rol oppakt. “Het kan niet zo zijn dat je nog moet nadenken over een statement wanneer het fout is gegaan. Immers: er kan altijd iemand overlijden tijdens een evenement. Dus: werk dit dan eens volledig uit in de voorbereiding.”

Anticipatie én veerkracht

Een effectieve voorbereiding op een crisis vraagt om een combinatie van anticipatie en veerkracht. Anticipatie vul je in door middel van risicoanalyses, plannen en systeemtests of oefeningen. Veerkracht creëer je als je team op elkaar is ingespeeld en uiteenlopende situaties herkent vanuit praktijkervaring en trainingen. Oefen of train daarom ook eens specifiek de crisiscommunicatie van een crisis.

Als het gaat over crisiscommunicatie, ziet Roy twee elementen die het steeds moeilijker maken om open te zijn over incidenten. Dit gaat enerzijds over het strafrechtelijke component en aan de andere kant over de privacy van betrokkenen. “Je kunt moeilijk een naam noemen als de verwanten nog niet geïnformeerd zijn.” De bescherming van mensen is een belangrijk goed binnen onze rechtsstaat. Het is daarin ook taak van de gemeente en evenementenorganisatoren om de privacy van mensen te beschermen. Hierdoor is het niet mogelijk om alle vragen te beantwoorden.

Indien er een strafrechtelijke component in de crisis zit, wordt openheid ook lastiger. Het Openbaar Ministerie doet namelijk eerst zorgvuldig onderzoek. Dat kost tijd. Je wilt dan 100 procent zeker weten dat wat je communiceert mag in het kader van het lopende onderzoek. “Dit is ook wat communicatie soms moeilijk maakt: je de privacy beschermen en het onderzoek niet in gevaar brengen, maar je wilt ook vragen en onduidelijkheid wegnemen.” Een strakke relatie met in dit geval politie en het Openbaar Ministerie is al in de voorbereiding belangrijk voor een evenementorganisator. In het besef dat een crisis nooit geheel uit te sluiten is, is een zorgvuldige voorbereiding cruciaal. Laten we samen streven naar een evenementenlandschap waar veiligheid en samenwerking de hoogste prioriteit (blijven) hebben.

Roy Johannink is trainer, adviseur en onderzoeker. Hij geeft trainingen aan operationele en bestuurlijke crisisteams, waarbij de focus ligt op het zo scherp mogelijk krijgen van de context van de wereld om je heen. Roy evalueerde de gebeurtenissen tijdens het noodweer dat Pinkpop in 2015 trof. Verder deed hij tijdens de coronapandemie onderzoek naar crisisteams en hoe zij met elkaar hebben samengewerkt en of de structuur daarin de juiste is geweest. Roy helpt daarnaast via De Crisisexperts organisaties die ondersteuning nodig hebben bij de crisiscommunicatie of het crisismanagement. Daarnaast heeft hij met Dianne Deurloo de CrisiscommunicatieAcademie en een podcast. Twee afleveringen zijn in elk geval relevant in het kader van evenementen: