Het valt nog niet mee om nu een evenement te vergunnen. De versnelde versoepelingen die het kabinet vrijdag 18 juni bekendmaakte tijdens een persconferentie hebben veel impact op de mogelijkheden en voorwaarden waaronder evenementen weer kunnen plaatsvinden. Met 30 juni als ingangsdatum voor het weer toestaan van grote evenementen (meer dan 50 en maximaal 25.000 bezoekers) is er direct werk aan de winkel. Maar het is allemaal nog niet zo eenvoudig. Want op meerdere vlakken is het nog behoorlijk onduidelijk.
Evenementen met toegangstesten
Dit is de categorie evenementen die in de media de meeste aandacht heeft gekregen. Het kabinet volgde de adviezen vanuit de Fieldlabs en maakt het nu mogelijk om evenementen op 100% van hun normale capaciteit te organiseren, mits alle bezoekers en medewerkers met een coronatoegangsbewijs kunnen aantonen dat zij negatief zijn. Dit kan een negatieve testuitslag zijn van een teststraat van Testen voor Toegang, maar ook een bewijs dat je hersteld bent van corona of een vaccinatiebewijs. Voor deze categorie van evenementen ligt het voor de hand dat de gemeente wil weten a) of de aanvrager daadwerkelijk werkt met Testen voor Toegang, b) of er genoeg testcapaciteit is en c) hoe de organisator in zijn crowd management-aanpak inspeelt op de extra handelingen die nodig zijn om te controleren op de toegangsbewijzen (hoelang duurt de handeling? Is er extra personeel voor? Wat doet hij met bezoekers die niet zijn getest?).
Een punt van aandacht is hoe je je ervan vergewist dat een organisator werkt met Testen voor Toegang. Evenementen tot 1000 bezoekers hoeven zich niet vooraf aan te melden bij testen voor toegang. De lijst die de Stichting Open Nederland bijhoudt en wekelijks toestuurt aan gemeenten is dus niet compleet en is volgens de stichting ook niet bedoeld voor toezicht en handhaving. Het kan dus zijn dat een organisator zegt met testen voor toegang te werken maar dat pas in de praktijk blijkt dat dit niet het geval is. Stichting Open Nederland verwacht overigens niet dat er op enig moment te weinig testcapaciteit zal zijn. Organisatoren en gemeenten moeten er dus kennelijk op kunnen vertrouwen dat die capaciteit er is.
Subsidieregeling
Voor de betaalde publieksevenementen speelt mogelijk ook het garantiefonds een rol, de zogenoemde subsidieregeling evenementen. Al is deze regeling voor gemeenten niet direct relevant, aanspraak kunnen doen op dit garantiefonds kan wel uitmaken of een evenement doorgaat of niet. De regeling is nu opengesteld, na goedkeuring door de Europese Unie. Let wel: er gelden behoorlijk veel voorwaarden voor, zoals dat er al twee eerdere edities moeten zijn geweest, dat het geen gratis toegankelijk evenement mag zijn en voor de vorige editie een annuleringsverzekering is afgesloten. Lees er meer over op RVO.nl.
Doorstroomevenementen
Dit is de categorie die vorig jaar als eerste weer open mocht: kermissen, jaarmarkten en braderieën. Waar in 2020 de organisator zijn capaciteit op 1,5 meter zelf eerst mocht bepalen, werd later gesteld dat de veiligheidsregio de veilige 1,5 metercapaciteit moest beoordelen. Dit jaar kiest het kabinet voor deze categorie van evenementen één vaste norm van 5 vierkante meter vloeroppervlak per bezoeker. Dit moet, zo blijkt uit de concepttekst van de aanpassing in de TRM, worden gebaseerd op de voor publiek toegankelijke ruimte op het evenement. Daarmee vallen dus de ruimtes die worden ingenomen door bouwsels en backstage-gebieden af.
De vraag hier is hoe je gaat toezien op de naleving van deze maximumcapaciteit: hoe de organisator dit vooraf kan aantonen én hoe de gemeente er in de uitvoering toezicht op kan houden. Als voorzienbaar is dat er meer bezoekers op afkomen dan de locatie mag hebben met de 5m2-norm, dan ligt het voor de hand dat er een systeem moet worden ingesteld om overschrijding van die capaciteit te voorkomen. De simpelste methode lijkt dan er een hek omheen te zetten. Echter ook als binnen de hekken de maximale capaciteit wordt beheerst, kan dit buiten de hekken tot een flinke oploop leiden. Dat kan op zijn beurt weer gevolgen hebben zoals ordeverstoringen en blokkade van vluchtwegen. Nog helemaal niet zo eenvoudig dus om deze categorie van evenementen op een verantwoorde wijze te organiseren en te vergunnen! Ook evenementen in deze categorie kunnen overigens werken met testen voor toegang. Maar het animo onder de bezoekers van dit type evenementen om zich te laten testen lijkt minder dan bij de op jongeren gerichte festivals.
Overige publieksevenementen
Dan is er natuurlijk nog de categorie evenementen die niet meedoet aan toegangstesten en geen doorstroomevenement is. Deze moeten dan op 100% van hun 1,5 metercapaciteit worden georganiseerd. Voor deze evenementen geldt nog de verplichting om een gezondheidscheck te laten uitvoeren en de gelegenheid te bieden voor bezoekersregistratie in verband met bron- en contactonderzoek (ditmaal is de expliciete eis opgenomen dat de informatie bij de registratie niet zichtbaar is voor andere bezoekers!). Ook moeten er hygiënemaatregelen worden getroffen, moeten stromen van publiek worden gescheiden van elkaar en moeten deelnemers worden geplaceerd. Dansen in een menigte kan dus niet. En deze evenementen moeten nog evengoed een coronaplan maken als dat vorig jaar nodig was onder de noodverordeningen. Die plannen moet de gemeente vervolgens toetsen en daarover kan advies worden ingewonnen bij de GGD en andere adviespartners.
Eendaags of meerdaags
Tot eind juli mogen evenementen niet langer duren dan 24 uur achtereen. Dit houdt in dat er maximaal één overnachting kan plaatsvinden. Vanaf eind juli wordt het dan mogelijk om evenementen toe te staan met meerdere overnachtingen. Ook daar komen dan nog bepaalde voorwaarden voor, zoals een testlocatie op het evenement. Voor de duidelijkheid: een kermis van veertien dagen wordt dus niet als meerdaags evenement gezien, maar als veertien eendaagse evenementen en die mag dus al wel vanaf eind juni plaatsvinden.
Maximale aantal bezoekers
Tenslotte geldt er nog een regel voor het maximaal gelijktijdige aantal aanwezige bezoekers. Dit is tot eind juli 25.000; vanaf dat moment gaat naar verwachting de bovengrens voor het bezoekersaantal eraf. Dit is echter nog niet opgenomen in de Tijdelijke regeling en dus nog even afwachten.
Politiecapaciteit en extra maatregelen
De politie heeft recent meermaals aangegeven behoorlijke zorgen te hebben over de in potentie volle evenementenkalender in de komende maanden. Want de politie heeft veel werk gehad aan toezicht, aan demonstraties en allerlei ander werk als gevolg van de coronacrisis. Er moeten nog veel verlofdagen worden opgemaakt en dat verhoudt zich lastig tot een piekinzet als gevolg van allerlei evenementen. Er is een brief over verschenen en minister Grapperhaus zocht hierover recent ook de media op. De algemene oproep is om verstandig om te gaan met de beperkte politiecapaciteit en te beoordelen waar organisatoren nog extra maatregelen kunnen nemen die bijdragen aan beperking van de benodigde politie-inzet.
Onzekerheid over het vergunnen
De versnelde versoepelingen hebben veel gemeentelijke medewerkers onzeker gemaakt over de eisen die je nu aan evenementen stelt en de normen waar je dan op toetst. Waar moet een goed coronaplan precies aan voldoen? Moeten organisatoren nu meer veiligheidstaken krijgen dan in andere jaren, welke taken dan en wat kan nog wel van de politie worden verwacht? Wat wil je als gemeente van de organisator van een evenement met coronatoegangsbewijzen zien voor je een dergelijk evenement vergunt? Veel gemeenten die recent participeerden in de rondetafelbijeenkomst van de VNG gaven aan graag meer duidelijke landelijke kaders te ontvangen op dit punt.
Een ander punt van onzekerheid is hoe te anticiperen op nog verdergaande veranderingen. Heeft het bijvoorbeeld zin om nu nog een coronaplan te eisen van een evenement dat pas op 1 september plaatsvindt? Kan je een vergunning voor een meerdaags evenement verlenen met de aanname dat dit vanaf eind juli mogelijk wordt gemaakt? Kan je een vergunning verlenen voor een evenement met meer dan 25.000 bezoekers terwijl dit momenteel nog niet is toegestaan? Kan je al anticiperen op het volledig loslaten van de 1,5 meternorm in september of oktober? In algemene zin kan worden gesteld dat je niet iets kunt vergunnen dat momenteel verboden is. Gemeenten die wij spreken gaan hier pragmatisch mee om en bereiden vergunningen zoveel mogelijk voor, in afwachting van het moment waarop de vergunning kan worden verleend.
ESI zal zich de komende tijd met de VNG en het netwerk van evenementencoördinatoren van de veiligheidsregio’s inspannen om duidelijkheid te bieden, goede voorbeelden en werkwijzen te delen en partijen met elkaar in contact te brengen. Heb je bepaalde vragen over een specifiek type evenement of over de maatregelen die een organisator zou kunnen of willen nemen, neem dan contact met ons op.