Evenementen in 2022: over forse tekorten, voorzichtige bezoekers en snel schakelen

Evenementen in 2022: over forse tekorten, voorzichtige bezoekers en snel schakelen

Medewerkers van gemeenten, organisatiebureaus en veiligheidsregio’s kwamen 10 maart online bij elkaar voor het ESI webinar ‘Veiligheid en Regelgeving op evenementen’. Tijdens deze sessie werden actuele ervaringen uit de verschillende regio’s met elkaar gedeeld en waren er gastbijdrages van prof. dr. Keith Still en Kees Arts. Keith Still deelde zijn visie op evenementen post-covid en wat we mee kunnen nemen uit deze periode, terwijl Kees Arts als evenementencoördinator van de Veiligheidsregio Brabant-Noord en Brabant-Zuidoost de deelnemers meenam in de hectische voorbereidingen op Carnaval 2022 en de (bestuurlijke) afwegingen die daar zijn gemaakt.

Tijdens de start van de webinar is geïnventariseerd hoe de deelnemers tegen het evenementenseizoen van 2022 aankijken. Van de ruim 60 aanwezigen verwacht 51% dat er aankomend evenementenseizoen evenveel evenementen plaats zullen vinden als in 2019. 21% verwacht meer evenementen en 28% verwacht er minder. Dat laatste is opvallend te noemen, omdat vrijwel alle deelnemers bevestigen dat er meer evenementenaanvragen binnenkomen. Hierbij wordt aangegeven dat er vooral meer kleinere evenementen bij lijken te zijn gekomen.

Zorgen over komend evenementenseizoen

Waar maken deelnemers zich zorgen over? Uit de inventarisatie die we hielden blijkt dat de zorgen vooral zitten in de tekorten; aan personeel bij organisatoren, evenementenbeveiligers, beschikbare kalenderdagen, evenementenmedewerkers, toeleveranciers, de terugtrekkende beweging van de politie in de evenementenwereld en weggevloeide ervaring uit de evenementenbranche.

Daarnaast gaven meerdere deelnemers aan zich zorgen te maken om het 1G-beleid bij grootschalige evenementen binnen. Er was discussie over hoe je om moet gaan met grootschalige en meerdaagse evenementen die grote dichte tenten plaatsen die dan onder het 1G-beleid vallen. Is het organisatorisch haalbaar om bij de toegang van deze tenten te testen, of is dat niet uitvoerbaar en moet dan dus het hele evenementen onder het 1G-beleid vallen? Inmiddels is ook de 1G-regel voor binnenevenementen komen te vervallen.

Een greep uit de deelnemers van het webinar

Evenementen in 2022

Wat deelnemers opvalt is dat door de onzekerheid en de vele veranderingen die steeds weer over ons heen komen een groot beslag wordt gedaan op de flexibiliteit van de vergunningverleners. De vergunningen worden door de constante beleidswijzigingen vaak kort voor het evenement pas aangevraagd, wat bijt met de normale vergunningtermijnen, en/of op het laatste moment nog aangepast. De meeste deelnemers zien een verhoging in het aantal aanvragen ten opzichte van 2019, maar verwachten wel dat er minder evenementen zullen plaatsvinden ten opzichte van 2022.

Tekort aan ervaring

Een zorg die er in het bijzonder uitspringt is het tekort aan ervaring bij evenementenorganisaties. In twee jaar tijd is veel expertise vertrokken uit de evenementenbranche. Helaas zijn in sommige gevallen de lege plekken (nog) niet opgevuld en kampt de sector met een enorm tekort. In sommige gevallen zijn er ook nieuwe mensen voor in de plaats gekomen zonder praktijkervaring. Daarnaast is er ook bij overheden veel ervaring weggevloeid en zijn hier onervaren personen voor teruggekomen. Personeel dat nog nooit een vergunningaanvraag heeft beoordeeld, geen evenementen heeft geadviseerd, geen evenement heeft georganiseerd of geen opleiding genoten om zijn/haar taak uit te kunnen voeren; dit zien deelnemers als een groot probleem. Een aandachtspunt is hierbij dat de planvorming van voorgaande jaren nog goed kan zijn, maar degenen die het uit moeten voeren het nog niet in de vingers hebben.

Hierdoor is het bij het organiseren van evenementen nog waardevoller geworden om vroegtijdig met alle betrokken partijen aan tafel te gaan. Wie zijn de nieuwe gezichten, wat is hun ervaring, welke informatie is er beschikbaar en welke aandachtspunten zijn er. Evaluaties van voorgaande edities doornemen zijn hierbij ook meer dan ooit belangrijk geworden.

Prof. dr. Keith Still: events post-covid

Prof. dr. Keith Still nam ons mee in het voorzienbare gedrag van de bezoekers post-covid. Hij onderscheidt hierin drie publieksprofielen. Het eerste profiel is de covid-vermijdende bezoeker; deze bezoeker is voorzichtig op het gebied van besmetting en blijft weg van grote evenementen. De tweede is de groep feestende bezoekers; deze bezoekers halen de verloren evenemententijd na twee jaar restricties in en zijn moeilijk van deze missie te weerhouden. Onder deze groep zitten ook jongeren die niet ervaren zijn met uitgaan. Tenslotte als derde de tegendraadse bezoeker; deze bezoeker wil niks van coronaregels weten, zal op mogelijke maatregelen kritiek hebben en kan zich hier ook tegen verzetten. Still benadrukt dat door het kennen van je type bezoeker je de inrichting, informatievoorziening en het management kan aanpassen aan de risico’s die kenmerkend zijn voor jouw bezoekers. Denk daarbij ook aan de inzet van schaarse beveiliging of politie. Aanpassingen in de inrichting, informatievoorziening of het management kunnen negatief voor bepaalde bezoekersgroepen uitpakken. Anderzijds kan het bieden van extra voorzieningen in de vorm van desinfectiezuilen, testmogelijkheden en het creëren van meer ruimte tussen de bezoekers ook juist covid-mijdende bezoekers aantrekken.

Carnaval 2022

Kees Arts, Evenementencoördinator van Veiligheidsregio Brabant-Noord en Brabant-Zuidoost, nam ons mee in de voorbereidingen op en de uitvoer van carnaval 2022, het eerste echte grote evenement sinds de start van de pandemie. Tot kort voor carnaval was het niet de verwachting dat dit evenement zonder restricties kon worden gevierd. Op 14 januari werd tijdens de persconferentie door het kabinet bekendgemaakt dat de winkels en kappers weer open mochten. Dit betekende de eerste voorzichtige hoop dat er met carnaval iets georganiseerd mocht worden. Pas op 15 februari, 11 dagen voor de start van carnaval, vervielen alle coronarestricties. Hierdoor is er uiteindelijk slechts anderhalve week de tijd geweest om de viering aan te passen naar de nieuwe situatie. Dit is gelukt doordat er met alle betrokken partijen afstemming heeft plaatsgevonden en doordat er op voorhand in alle scenario’s is voorgedacht, van de meest strenge coronaregels tot geen coronaregels.

In de voorbereiding zorgde de eventuele viering van carnaval behoudens veiligheidsvraagstukken ook voor bestuurlijke vraagstukken. De “Haagse regels” die golden voor 15 februari maakte een carnaval al mogelijk, maar dat zou betekenen dat carnaval moest worden gevierd met vaste zitplaatsen en met 1,5 meter afstand. Hiermee werd carnaval niet alleen een ‘probleem’ voor de volksgezondheid, maar ook voor de openbare orde en het bestuurlijk gezag. Er zou naar verwachting nagenoeg geen naleving zijn op de regels, terwijl de gemeenten daar niet op zouden kunnen handhaven met als gevolg dat het evenement niet beheersbaar zou zijn en het gezag zou worden ondermijnd. De Haagse werkelijkheid strookte dus niet met de praktijk. Dit hebben de Brabantse carnavalsburgemeesters duidelijk gemaakt aan het kabinet. Uiteindelijk kon carnaval als een gezellig volksfeest worden gevierd, zij het nog met enige beperkingen die mede kwamen door gebrek aan voorbereidingstijd.

De lessons learned die Kees Arts met de groep deelde waren:

evenementen zijn meer dan ooit een bestuurlijk thema;
onderlinge afstemming met buren én partners is cruciaal;
politieke realiteit vs. rationaliteit levert lastige situaties op;
we zijn als overheden in staat snel en flexibel te anticiperen.

Vervolg
Het volgende webinar is op dinsdag 10 mei 2022 van 10:00 – 12:00 uur via MS Teams. Wil je hierbij zijn? Schrijf je dan in op deze pagina! Wil je praktijkverhalen met ons delen of een uitdaging in tijdens de sessie voorleggen? Mail ons dan via info@esi.email.

Meer nieuws ›