Op het ESI Jaarcongres op donderdag 9 maart 2023 in theater Flint in Amersfoort kun je in drie rondes workshops volgen. Welke kies jij? Dit keer lichten we de sub-sessie uit over de Fieldlab pilots in Nijmegen. Waarin ‘samen werken aan informatiedeling’ centraal staat.
Paul Geurts, Strategisch Informatie Adviseur bij de gemeente Nijmegen, en Theo Bronts, Adviseur Crisisbeheersing bij Veiligheidsregio Gelderland-Zuid, nemen je mee in de laatste ontwikkelingen op het gebied van innovatie bij grote evenementen in Nijmegen. Het Nijmeegse ‘Fieldlab’ is een publiek-private samenwerking waarin applicaties worden ontwikkeld en getest, welke zijn gebaseerd op geo-data om informatie te delen en te ontsluiten. Het gebruik van deze data is ondersteunend aan het evenementproces en ondersteunt het proces van aanvraag en behandeling, operationele voorbereiding, toezicht, operationele uitvoering en evaluatie.
Fieldlab Grootschalige Evenementen Nijmegen
Bij dit initiatief werken verschillende organisaties intensief samen aan een innovatief 3D-model van de stad, om het organisatie- en veiligheidsproces rond grote evenementen zoals de Vierdaagsefeesten te optimaliseren. Zo kan een organisator zijn evenemententerrein realistisch inrichten in de driedimensionale interactieve kaart van de fysieke omgeving, passend in de regels voor zijn vergunningaanvraag. Een vergunningverlener kan het plan op deze manier efficiënter en beter toetsen aan eisen, omgeving en voorwaarden. Voor en tijdens het evenement kan in de tweelingstad ook gesimuleerd, gecontroleerd en gemonitord worden voor efficiënte handhaving en betere veiligheid.
Van pilot naar implementatie
Fieldlab Nijmegen heeft inmiddels de eerste resultaten opgeleverd. Een vervolgfase in de ontwikkeling wordt het simuleren en monitoren van bezoekersstromen en drukte voor en tijdens het evenement, zodat beter crowd management en handhaving mogelijk worden. Dit zorgt voor een betere, realistische voorbereiding voor de organisator en veiligheidsdiensten, waarbij alle partijen dezelfde data tot hun beschikking hebben, zodat zij bijvoorbeeld het evenementengebied kunnen verkennen of incidenten kunnen oefenen.
De resultaten van het Fieldlab moeten een nieuwe manier van samenwerken opleveren. Iets wat beide sprekers omschrijven als een lastige fase. Geurts: ‘We zitten met elkaar in een informatieketen, we snappen dat we niet allemaal in hetzelfde tempo onze informatiestructuren kunnen aanpassen.’ Hoewel het veranderen van een werkwijze binnen organisaties als een uitdaging wordt gezien, staan ze hier positief in. ’De behoefte is er en de techniek is goed, vooral het beleid wat erom heen zit en welke stakeholders hierbij betrokken zijn vergt extra aandacht.’, voegt Bronts toe.
Wat kunnen bezoekers verwachten van deze workshop?
Deelnemers worden tijdens de workshop meegenomen in de technische mogelijkheden die er zijn bij het gebruik van slimme toepassingen. Zij krijgen inzicht in wat nodig is voor een goede digitale ondersteuning tijdens de aanvraag-, adviserings- en warme fase van een evenement. ‘De workshop is een kennismaking voor het benutten en ontwikkelen van geo-data die beschikbaar is. Het is vooral ook een trigger om te komen tot een zorgvuldig en weloverwogen beleid. Het is een aanzet om na te denken hoe het evenementenproces is georganiseerd in jouw regio.’, aldus Theo Bronts.
Het thema van het congres is Samenwerken aan veilige evenementen, wat betekent goede samenwerking in de evenementenbranche voor jou?
Geurts ziet een directe relatie tussen het thema en het Fieldlab-initiatief: ‘Het initiatief draait om samenwerken aan informatie: samen informatie maken, samen informatie delen en samen informatie gebruiken. We werken aan een manier van informatiedeling die voor iedereen gelijk is.’ Met als gevolg: minder ruis, geen discussie over onduidelijkheden en meer tijd voor hoofdzaken.
Wie mogen de workshop niet missen?
Juist omdat er aan een informatiedeling wordt gewerkt die voor iedereen gelijk is, wordt iedereen die een lijn heeft met de evenementenwereld aangemoedigd de workshop bij te wonen. Evenementenorganisatoren, evenementencoördinatoren van de hulpdiensten en gemeentemedewerkers in de breedste zin van het woord; van toezichthouders tot vergunningverleners.
Bron: Vierdaagsefeesten Marcel Krijgsman