Waar professionele evenementenorganisatoren vaak al veel expertise in de eigen organisatie hebben op het gebied van veiligheid, zijn vrijwilligersorganisaties al snel kwetsbaarder voor mogelijke risico’s. Gemeenten schakelen ESI in om juist bij deze doelgroep het bewustzijn en de kennis van veiligheid, risico’s en aansprakelijkheid te vergroten, zoals op 13 april in Lochem.
De gemeente Lochem volgde met andere gemeenten in de regio Noord- en Oost-Gelderland afgelopen najaar en winter de leergang Evenementenveiligheid van ESI. Dit zette de gemeente Lochem aan het denken en daarop vroeg ze ESI om ook de organisatoren in de gemeente extra kennis en inzichten bij te brengen.
Op woensdag 13 april kwamen ongeveer veertig organisatoren van lokale evenementen bij elkaar in het gemeentehuis. De aftrap werd verzorgd door wethouder Eric-Jan de Haan en burgemeester Sebastiaan van ’t Erve. Zij benadrukten het belang van evenementen voor de gemeente en gaven aan de organisatoren graag bij te staan om mooie en veilige evenementen mogelijk te maken.
Aansprakelijkheid
Namens ESI verzorgde Syan Schaap een inleiding over verantwoordelijkheden, juridische vereisten die voor alle evenementen gelden en de actuele veiligheidsvraagstukken rond evenementen. Syan wees erop dat gemeenten door ontwikkelingen in de maatschappij niet anders meer kunnen dan steeds scherper naar vergunningaanvragen te kijken. Gaat er toch iets mis, dan moet je kunnen aantonen dat je hebt voorgedacht over voorzienbare risico’s en dat je de maatregelen hebt genomen om die op een aanvaardbaar niveau te brengen. Hij benoemde een aantal vragen die je jezelf als organisator kunt stellen om te bepalen of je kwetsbaar bent voor aansprakelijkheid als er onverhoopt een incident plaatsvindt.
Veiligheidsplan
Daarna vervolgde ESI-adviseur Ben Jan van der Klis met een bijdrage over het opstellen van een goed veiligheidsplan. Ben Jan benadrukte dat een goed plan altijd maatwerk is en gebaseerd moet zijn op een eigen risicoanalyse. Hij deelde de opbouw van een logisch geordend plan en lichtte toe wat je in welk onderdeel van het plan aan informatie geeft. Ook ging hij in op de overdracht van planfase naar uitvoeringsfase. “Realiseer je dat mensen maar 20% wat je hen meegeeft in een briefing onthouden”. Daarom is het van belang om medewerkers en vrijwilligers ook tijdens een evenement langs te lopen en te checken of ze goed weten wat ze moeten doen in bepaalde scenario’s.
Verantwoordelijkheid
De bijeenkomst maakte de tongen flink los in de gemeente. Tijdens de naborrel werd nog intensief gepraat over hoe je anno 2022 als organisator kunt doen wat er van je verwacht wordt. En hoewel er zeker ook wat kritische geluiden waren over de grote aandacht voor veiligheid en verantwoordelijkheid, werden velen aan het denken gezet. ESI heeft op deze wijze hopelijk kunnen bijdragen aan meer scherpte en aandacht voor veiligheid in de voorbereidingen van de evenementen in de gemeente Lochem.
Is een dergelijke bijeenkomst ook interessant voor jouw gemeente? Neem dan contact met ons op en we bespreken de mogelijkheden.
De Berkelbode was ook aanwezig en schreef er dit artikel over – Goed veiligheidsplan is voor elke evenementorganisator onmisbaar | Het laatste nieuws uit Lochem (berkelbode.nl)
