ESI verzorgt nu ongeveer een jaar doorleefsessies. Deze zijn bedoeld als afsluiter van het voorbereidingsproces van een groter/risicodragend evenement. De doorleefsessie is bedoeld voor diegenen die tijdens het evenement operationeel actief zijn in het waarborgen van de veiligheid. Dit zijn de organisator en zijn veiligheidsdiensten, de gemeente, de andere leden van een eventueel coördinatieteam en de leden van een dienstdoend COPI en/of SGBO van de politie. Vaak schuiven in de “tweede ring” ook de vaste adviseurs van de gemeente aan, om feedback te geven vanuit het vergunningentraject.
Doorleefsessie is een relatief nieuwe term. Collega Frank Wijmenga is ermee begonnen in Zuid-Limburg. Doorleefsessies hebben geen officiële status in landelijke richtlijnen; wel wordt in de Handreiking Evenementenveiligheid als tip meegegeven dat een “table top oefening” nuttig is ter voorbereiding op het evenement. De doorleefsessie is in feite de table top zoals die zou moeten zijn. Geen simulatie-oefening met neptelefoontjes, geen instructie voor de klas en geen uitleg van de GRIP-structuur. Wat het wel is? Scenario-based een incident doorlopen en nagaan of alle hoofdrolspelers het juiste beeld hebben van hoe een incident gaat verlopen, welke gevolgen er voorzienbaar zijn en wat dit betekent voor de acties die in gang gezet moeten worden, alsmede de samenwerking die daarbij nodig is.
Wij mochten de afgelopen maanden een aantal doorleefsessies verzorgen in diverse veiligheidsregio’s. Telkens ging het om evenementen die al jarenlang plaatsvinden. Desondanks werd door de doorleefsessie vaak onverwacht helder gemaakt dat er nog veel niet was doordacht en dat betrokken partners nog een aantal belangrijke afspraken te maken hadden over het operationeel optreden en de samenwerking. De doorleefsessie deed stof opwaaien en zette mensen aan het denken; een fantastisch resultaat.
De doorleefsessie kan de push vooruit geven die in uw gemeente of veiligheidsregio het verschil maakt tussen “papier” en “praktijk”. De praktijkmensen die tijdens het evenement of een eventueel incident moeten optreden geven immers ook hun visie op de werkbaarheid van een aanpak die in het plan is bedacht. Zij kunnen op hun beurt worden bijgestuurd in hun normale denkpatroon over de aanpak en de inzet van hulpverlening. Want de bijzondere omstandigheden van evenementen maken het soms ook nodig om anders op te treden dan men gewend is.
Tot slot valt op te merken dat juist ook de combinatie van een risicoanalyse en een doorleefsessie goed lijkt te werken. De risicoanalyse is een multidisciplinaire aangelegenheid die de gemeente organiseert in samenwerking met de adviserende diensten en de organisator van het evenement. Deze vindt bij voorkeur vroeg in het voorbereidingsproces plaats. Na de risicoanalyse worden de adviezen aan de gemeente gegeven, worden veiligheidsplannen bijgesteld en volgt de vergunning. De doorleefsessie vormt daarna nog een toetsmoment: hebben we allemaal voor ogen hoe de hernieuwde aanpak gaat verlopen? Met een grondige risicoanalyse en een scherpe doorleefsessie ter afsluiting van de voorbereidingen, kunnen de betrokken partijen doorgaans met vertrouwen het evenement tegemoetzien.
Meer weten over de doorleefsessie? Neem contact op met ESI via info@esi.email of bel 085-401 81 22.