Een nieuw evenement, hoe schat je de risico’s in?

Een organisator wil een nieuw evenement organiseren in jouw gemeente, of je organiseert zelf een evenement voor het eerst. Hoe schat je dan de risico’s in die gelden voor dit nooit eerder georganiseerde evenement? Je kunt immers niet voortborduren op ervaringen van eerdere edities. We lichten één en ander toe aan de hand van praktijkervaringen met het Total Loss-festival in Best.

Referentiekader

Om tot een gedegen inventarisatie van reëel voorzienbare risico’s te komen, zul je een vergelijking moeten maken met een passend referentiekader. Het referentiekader moet je kunnen vertalen naar het nieuw te organiseren evenement. Is er voor deze doelgroep weleens eerder een evenement georganiseerd? Dan is het de uitdaging de gedragingen van deze doelgroep te projecteren op het nieuw beoogde evenement. De termen design, informatie en management spelen daarbij een belangrijke rol. Dat roept al snel veel vragen op;

Zijn er eerdere ervaringen met de locatie waar het evenement gehouden wordt? Betrof dit dezelfde doelgroep? Heeft de organisator al eerder evenementen georganiseerd? Hoe ervaren is de organisatie en zijn inhuurpartijen in zijn algemeenheid en met betrekking tot de doelgroep en of locatie? En hoe zijn eerdere evenementen verlopen? Waren dit soortgelijke of andere type evenementen? Trekt het evenement lokale bezoekers of komen deze van buiten de regio? Zijn de inhuurpartijen bekend met de cultuur en omgeving? Sluiten de mobiliteitsvoorzieningen aan bij het nieuwe evenement?

In de praktijk zien we helaas nog vaak dat planvorming van een eerder elders gehouden evenement één op één overgenomen wordt voor een nieuw te organiseren evenement. Zeker wanneer het evenementen betreft die op verschillende locaties door het land georganiseerd worden. Dit is een valkuil, want er zijn grote verschillen in cultuur, infrastructuur, publieksprofiel en locatie te bedenken, die van grote invloed kunnen zijn op het evenement. Maatwerk is vereist voor het vaststellen van de reëel voorzienbare risico’s en de planvorming dient afgestemd te zijn op deze risico’s. Een integrale risicoanalyse is daarbij ten zeerste aan te bevelen. De RISKOM-methode is daarbij een handige tool.

Praktijkvoorbeeld: eerste editie van het Total Loss Festival

In september 2022 is in gemeente Best door Matrixx Events het Total Loss Festival georganiseerd. Het tweedaagse evenement met 35.000 bezoekers werd gehouden op evenemententerrein Aquabest. Dit evenement heeft artiest Snollebollekes als rode draad door het thema en het programma. Daarnaast komen er meer dan honderd artiesten in een unieke sfeervolle feestelijke setting, met hoogwaardige aankleding. De eerste twee edities konden niet doorgaan in verband met de door overheid opgelegde beperkingen ter bestrijding van de coronapandemie. Het evenement kon nu eindelijk, na drie jaar voorbereiding, plaatsvinden.

Met betrekking tot het publieksprofiel werden ervaringen bij de Snollebollekes-concerten in het Gelredome als uitgangspunt genomen. Daarbij is gekeken naar het consumptiegedrag, zodat een inschatting gemaakt kon worden van de cateringvoorzieningen en sanitaire voorzieningen. Maar ook ervaringen met het populaire “Links, Rechts” van artiest Snollebollekes konden worden toegepast op de inrichting van het terrein en worden meegewogen bij de inzet van beveiliging en EHBO. Menig persoon belast met veiligheidstaken zal zich achter zijn oren krabben bij het zien van de massa mensen die zich al springend van links naar rechts verplaatsen. In de praktijk en uit ervaring blijkt dat de wijze waarop dit plaatsvindt redelijk doordacht is. Bezoekers worden gevraagd elkaar vast te pakken en in te haken. Hierdoor ontstaat een grotere dichtheid van bezoekers, waardoor er ruimte omheen ontstaat die het toelaat om de zijwaartse bewegingen te laten plaatsvinden. Omdat in dit type publiek vrijwel iedereen meedoet, levert dit feitelijk geen problemen op. Voorwaarde is wel dat de totale dichtheid op het evenemententerrein niet te hoog is, want dan zou ondanks het “inhaken” geen extra ruimte ontstaan en zijn de risico’s op verdrukking wel aanwezig. Ook bezoekers die moeilijk ter been zijn kunnen beter een plaatsje buiten deze bewegingen zoeken.

Tekst gaat verder onder de afbeelding.

Tijdens de Gelredome-concerten is gekeken naar de manier waarop dit type bezoeker naar het evenement toe is gekomen. De verhoudingen in modaliteiten zijn geprojecteerd op de voorzieningen rondom Aquabest. Op basis daarvan is een schatting gemaakt van de hoeveelheid bezoekers die ontvangen kon worden. Net als bij veel grootschalige evenementen liggen de beperkingen ten aanzien van de bezoekerscapaciteit namelijk niet op het terrein maar zit hem dat in de mobiliteit. Het is daarom van belang een goede inschatting te maken van hoeveel bezoekers met de auto, fiets of besteld vervoer naar het evenement komen. Op basis van deze inschattingen is ervoor gekozen ook pendelbussen in te zetten van en naar NS-station Eindhoven. Dit referentiekader geeft een goed beeld om in de ontwerpfase van het evenement te gebruiken als uitgangspunt, maar het moet wel bijgesteld worden op basis van de werkelijke herkomst van het publiek. Deze is vaak te achterhalen uit de kaartverkoop. Als voorbeeld: als dit specifieke evenement in de Randstad georganiseerd wordt is het aannemelijk dat het publiek minder uit de regio komt dan in Best, aangezien bij deze artiest veel bezoekers uit Brabant te verwachten zijn. Dit geeft een grote verschuiving in modaliteiten.

Bestaande evenementen op Aquabest zijn ook geraadpleegd als referentiekader. Eerder georganiseerde evenementen geven een goed beeld van de mogelijkheden en onmogelijkheden op het terrein. En hoewel niet alle risico’s bij ieder evenement hetzelfde zijn. is het wel goed deze mee te wegen in de risicoanalyse.

Zo zijn op basis van eerdere ervaringen maatregelen genomen in de periferie van het terrein die overgenomen zijn van andere evenementen. Bijvoorbeeld maatregelen om brengen en halen op vluchtstrook van de nabijgelegen A2 te voorkomen. Dit na incidenten bij andere evenementen op deze locatie. En zijn percelen van omwonenden preventief afgezet met hekwerken om overlast te voorkomen, dit ook op basis van eerder gehouden evenementen op dit terrein. Op het terrein wijkt de inrichting op het oog niet veel af van andere evenementen. Opgedane ervaringen met betrekking tot crowd management en logistiek zijn slim overgenomen.

Slim is dat de partij die beveiliging coördineert bij de Gelredome-concerten nu ook de beveiligingsinzet bepaalt en coördineert en daarbij alle opgedane ervaringen meeneemt naar dit nieuwe evenement. Ook een voordeel is dat de partij die verantwoordelijk is voor in het goede banen leiden van de verkeersstromen al ruime ervaring had met deze locatie en omgeving. Zelfs een ongelukkig ongeval op één van de uitstroomroutes werd op basis van ervaring en lokale kennis door deze partij zelfstandig en in overleg met de politie snel opgelost. Zo is het evenement nieuw, maar zijn er voldoende handvatten gevonden om de risico’s op de juiste wijze in te schatten en is er voldoende ervaring om het evenement op veilige wijze te laten plaatsvinden.

Wat tot slot helpt, is dat de voorbereiding van dit evenement drie jaar lang heeft geduurd. Gedurende die periode heeft er intensief contact plaats gevonden met betrokken adviesdiensten die hun ervaringen en adviezen hebben gedeeld met de organisator. Al deze aandachtspunten zijn verwerkt in de planvorming. Het resultaat: tijdens het evenement hebben zich nauwelijks incidenten voorgedaan. Samenwerken werkt.