Doorleefsessie test samenwerking en crisismanagement

Doorleefsessie test samenwerking en crisismanagement

In Nederland worden jaarlijks duizenden evenementen georganiseerd. Het ene evenement nog groter dan het andere. We maken plannen en stevenen recht op de uitvoering af. Vaak organiseren we het evenement voor de zoveelste keer. We weten inmiddels wel wat we in de plannen verwerken en weten we zeker wat erin staat. Maar is dit wel zo?

Mijn naam is Frank Wijmenga en ik begeleid vanuit ESI zogenoemde ‘doorleefsessies’. Ik loods personen binnen een veiligheidsteam dwars door de wereld van crisismanagement en maak hierbij de operationele verbindingen tussen de verschillende hulpdiensten, evenementenorganisatoren en hun personeel met de planvorming.

Wat is een doorleefsessie? Een tot twee weken voor het evenement komen de organisator, zijn onderaannemers, de gemeente en operationeel leidinggevenden van de hulpdiensten bij elkaar om met elkaar de reactie op mogelijke incidenten te ‘doorleven’. Dit gebeurt aan de hand van een aantal incidentscenario’s. Ik nodig de deelnemers uit om aan te geven hoe ze zouden gaan handelen in de gegeven situatie. Vervolgens vraag ik kritisch bij alle betrokken partijen door en wil ik er met de groep achter komen hoe de deelnemers daadwerkelijk zouden gaan optreden. Omdat ik als relatieve buitenstaander de sessie begeleid, wordt er niet naar de bekende weg gevraagd en worden deelnemers echt uitgedaagd om verder te denken.

Na de sessies die ik samen met veiligheidsteams heb doorleefd, is mij in ieder geval één ding opgevallen: “We schrijven veel, maar weten we wel allemaal wat we geschreven hebben en klopt dit wel allemaal in de operationele zin?”

Wat ik tegenkom in sessies, zijn betrokken mensen die vanuit hun professie een evenement tot een goed einde willen brengen. Ieder op zijn eigen wijze. De wijze waarop mensen gewend zijn om te werken past lang niet altijd bij de werkwijze van hun partners en strookt ook lang niet altijd met de planvorming. Zo komen we er gedurende de sessie soms achter dat een gedeelte van de planvorming niet aansluit bij de daadwerkelijke operatie.

Dit is juist de kracht van doorleefsessies. Plannen doorleven en daar waar nodig zaken bijstellen en repareren! Een uitspraak die veelvuldig voorkomt tijdens een sessie is: “ Maar hoe kan ik jou dan bereiken? ik heb geen portofoon!” Dit is een voorbeeld van kleine details die cruciaal kunnen zijn op het gebied van veiligheid. Dit maakt een doorleefsessie van grote waarde.

Tot slot kan ik u zeggen dat nagenoeg na iedere sessie in de evaluatie vermeld staat::

“Ik heb het gevoel dat we gewerkt hebben aan het wij gevoel en wat zijn we blij dat we dit gedaan hebben. Nu kunnen we nog een aantal zaken, die in de planvorming ‘minder briljant’ waren, bijstellen.”

Heeft u vragen n.a.v. deze blog? Neem contact met ons op door een e-mail te sturen naar info@esi.email

Meer nieuws ›