Door Daniël Schipper
Adviseur ESI & CrowdProfessionals
Het lijkt alsof steeds meer evenementenorganisatoren last hebben van toegenomen regeldruk bij evenementen. De oplossing, deregulering, heeft zeker voordelen, maar kent ook risico’s. Wij roepen op tot een beleid waarin vrijwillige evenementenorganisatoren proportionele veiligheidsvoorschriften meekrijgen, maar ook actief ondersteuning en training krijgen.
Al enige jaren luiden door heel Nederland steeds meer evenementenorganisatoren de noodklok en zijn met regelmaat in (lokale)media (ingezonden) artikelen te lezen waarin melding wordt gemaakt dat een bepaald evenement in haar voorbestaan wordt bedreigd. Veelal wordt dit verweten aan de stijgende kosten en het tekort aan medewerkers, maar ook aan de toenemende regelzucht rondom evenementen.
De afgelopen maanden zijn wij door verschillende gemeenten gevraagd om een analyse te maken het evenementenproces en het beeld dat organisatoren in toenemende mate aan meer regels moeten voldoen en te adviseren over de eventuele vermindering van regels (deregulering).
In deze blog beschrijven we de potentiële voordelen en uitdagingen van deregulering specifiek voor evenementen die georganiseerd worden door de groep niet-professionele organisatoren zoals vrijwilligersorganisaties en verenigingen.
Wat is deregulering?
Deregulering verwijst naar het verminderen of vereenvoudigen van overheidsregels en voorschriften. Het doel is om organisaties meer vrijheid te geven in hun operaties, de bureaucratische lasten te verminderen en innovatie te bevorderen. Voor (vrijwilligers)organisaties kan dit betekenen dat zij minder tijd en middelen hoeven te besteden aan administratieve taken en zich meer kunnen richten op het organiseren van de activiteiten. Maar dereguleren is onzes inziens ook, dat je er als overheid op vertrouwt dat de organiserende partij een veilig en feestelijk evenement nastreeft.
Huidige regeldruk bij evenementen
Vrijwilligersorganisaties en verenigingen die evenementen organiseren, geven aan geconfronteerd te worden met vele regels en voorschriften. Deze hebben betrekking op vergunningen, veiligheidsmaatregelen, milieuregels, verzekeringen en rapportageverplichtingen. In een onderzoek door Sira Consulting B.V getiteld ‘Regeldruk bij vrijwilligersorganisaties en filantropische instellingen’ van mei 2023, wordt geconcludeerd dat deze partijen een hoge regeldruk ervaren en dat deze veroorzaakt wordt door o.a. complexe aanvraagprocedures, lange wachttijden en hoge kosten.
Vergunningen en Toestemmingen
Een van de grootste uitdagingen die wordt benoemd is het verkrijgen van de nodige vergunningen. Dit proces is vaak tijdrovend en wordt als ingewikkeld ervaren. Organisaties moeten verschillende documenten indienen en voldoen aan diverse eisen, die per gemeente kunnen verschillen. Deze fragmentatie leidt tot inefficiënties en verhoogt de administratieve lasten. Voorbeelden uit de evenementenpraktijk zijn: de evenementenvergunning, toestemmingen voor gebruik van het luchtruim, een natuurwetvergunning, een omgevingsvergunning en een toestemming van Korpscheftaken voor het inzetten van inleenpartijen voor de beveiliging op een evenement (inclusief bijbehorende persoonsgebonden passen, op naam van de hoofdaannemer).
Veiligheidsvoorschriften
Veiligheidsvoorschriften die de gemeente middels de vergunning stelt aan evenementen zijn essentieel, maar kunnen soms te rigide zijn. Evenementen moeten bijvoorbeeld voldoen aan strenge regels op het gebied van brandveiligheid, EHBO, verkeer, crowd control en nooduitgangen. Hoewel deze maatregelen belangrijk zijn, kunnen ze in sommige gevallen disproportioneel zwaar zijn voor kleine evenementen. Daarbij kunnen de eisen die hulpdiensten stellen behoorlijk van elkaar verschillen, tussen regio’s maar soms ook zelfs binnen één dienst tussen de adviseurs onderling.
Voordelen van deregulering
Deregulering kan in theorie leiden tot een aanzienlijke vermindering van administratieve lasten. Door het vereenvoudigen van vergunningprocedures en het harmoniseren van regels (op nationaal niveau), kunnen organisaties sneller en efficiënter werken. Dit betekent dat organisaties meer tijd en middelen kunnen besteden aan het organiseren. En er minder behoefte is aan externe inhuur voor specialistische kennis, waardoor de kosten voor het organiseren van evenementen lager uitvallen. Bij evenementen zou deregulering bijvoorbeeld kunnen inhouden dat:
- Stikstofberekeningen bij kleinere evenementen niet meer worden vereist;
- Eisen zoals het indienen van een geluidsplan alleen worden gesteld bij evenementen met een bepaalde publieksomvang en/of een bepaalde geluidsbelasting;
- Beveiligers voortaan op persoonsgebonden passen overal mogen werken zolang zij zijn geregistreerd onder een erkend bedrijf.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Uitdagingen en risico’s
Een belangrijke zorg bij deregulering is dat er minder aandacht is voor de veiligheid op het evenement. Mede naar aanleiding van verschillende incidenten is de afgelopen jaren extra geïnvesteerd om het veiligheidsbewustzijn te vergoten. Veiligheidsvoorschriften zijn er niet voor niets, ze bestaan om deelnemers en publiek te beschermen. Het versoepelen van deze regels kan leiden tot onvoorziene risico’s en incidenten, vooral als organisaties niet de nodige expertise hebben om veiligheid zelfstandig te waarborgen.
Strenge regels en voorschriften kunnen helpen de kwaliteit en professionaliteit van evenementen te waarborgen. Deregulering kan ertoe leiden dat sommige organisaties de standaarden verlagen, wat de algehele kwaliteit van evenementen kan beïnvloeden. Dit kan op lange termijn het vertrouwen in deze evenementen ondermijnen. Stel dat deregulering bijvoorbeeld inhoudt dat de gemeente besluit meerjarenvergunningen voor evenementen te gaan verstrekken, dan ligt het gevaar op de loer dat per jaar te weinig concreet wordt gekeken naar nieuwe activiteiten, veranderingen in de omgeving of maatschappelijke ontwikkelingen die van invloed zijn op de veiligheid. Zo kan deregulering leiden tot kwaliteitsverlies.
Aanbeveling
Deregulering is dus een ‘lust’ die het evenement zeker ten goede kan komen, maar moet niet verworden tot een last wanneer daardoor de veiligheid op een evenement niet meer op orde is. Om de risico’s van deregulering te minimaliseren, is het cruciaal dat (vrijwilligers)organisaties zelf meer in staat worden gesteld tot het beoordelen van risico’s en maatregelen. Daarbij helpt het erg als zij de juiste ondersteuning en training krijgen. Dit kan door middel van workshops, handleidingen en toegang tot experts op het gebied van veiligheid en regelgeving. Door kennis en vaardigheden te versterken, kunnen organisaties beter omgaan met hun verantwoordelijkheden zonder de kwaliteit en veiligheid van hun evenementen in gevaar te brengen.
Daarnaast is het belangrijk om goed met de organisator samen te evalueren. Dit omvat het monitoren van de veiligheid, kwaliteit en impact van evenementen. Feedback van zowel organisaties als deelnemers kan worden gebruikt om de regelgeving en vergunningsvoorschriften continu te verbeteren en aan te passen aan de behoeften van de sector.
Conclusie
Deregulering van evenementen kan voordelen bieden voor vrijwilligersorganisaties en verenigingen. Echter, de uitdagingen en risico’s, zoals mogelijke veiligheidsrisico’s en kwaliteitsverlies, moeten zorgvuldig worden beheerd.
Gezien het maatschappelijk belang van (veilige) evenementen is het noodzakelijk dat gemeenten kritisch kijken naar het vergunningenproces en alle stappen die daarbij moeten worden doorlopen. Allereerst is het van belang dat er een goede risico-inschatting wordt gemaakt waarbij wordt uitgegaan van risicobeheersing en niet van risico-uitsluiting. Het gaat erom de reëel voorzienbare risico’s te identificeren en daar primair de nodige maatregelen op te nemen. Op die manier kan worden voorkomen dat organisatoren worden overvraagd en worden opgezadeld met maatregelen die disproportioneel zijn. Daarnaast is adequate ondersteuning en training voor deze organisaties gewenst, waarbij zij enerzijds ‘geholpen’ worden om het proces te doorlopen en anderzijds de benodigde kennis wordt meegegeven. Het einddoel is immers niet om regels te stellen, maar om een veilig en prettig evenement te realiseren!