Door Syan Schaap
Bij veel van de vrij toegankelijke feesten die ons land kent ligt het initiatief bij horecaondernemers. Denk aan dorpsfeesten, Koningsdagvieringen en carnavalsvieringen, maar ook bij traditionele evenementen zoals de 1-Aprilviering in Brielle, Stoppelhaene in Raalte en het Leidens Ontzet (3 oktober) ligt de verantwoordelijkheid voor een belangrijk deel van de activiteiten bij hen. Voor bewoners en bezoekers van buiten die uit zijn op een leuk feest is het heel waardevol dat deze ondernemers zorgen voor de nodige reuring in de stad. Zonder hun initiatief en ondernemersgeest stonden de pleinen niet vol, waren er geen optredens, geen versterkt geluid of mooie aankleding, en ook geen veiligheidsmaatregelen om de boel in goede banen te leiden. Sterker nog: wanneer hun initiatieven dreigen te verdwijnen, ontstaan bij menig gemeente zorgen over de openbare orde op dergelijke feestdagen.
Tegelijkertijd valt mij iets op bij deze horeca-initiatieven, en dat is dat juist hier relatief vaak discussies zijn tussen de aanvragers/initiatiefnemers en de gemeente en de hulpdiensten over hun vergunningaanvragen, veiligheidsplannen en hun naleving van regels en afspraken. Waarom is dat zo en hoe kan je daarmee omgaan?
De kracht van herhaling
Veel door de horeca georganiseerde evenementen kennen een jaarlijks terugkerend karakter. Vaak zijn ze gekoppeld aan een nationale feestdag of een feestperiode (denk aan carnaval). Veelal zijn de evenementen jaarlijks ongeveer hetzelfde. Een podium op een vaste locatie, evenals de hekwerken, de barren, de toiletunits en de bebording. Door te herhalen ben je in staat om jaarlijks te leren en verbeteren. Was een opstelling van een bar bij nader inzien niet handig vanwege de doorstroming? Dan kan de volgende dag of anders het jaar erop de inrichting worden aangepast. Na enkele jaren zou dan de optimale opzet kunnen worden bereikt. Herhaling betekent ook dat je samen ervaringen opdoet en “in het evenement groeit”. Je krijgt steeds meer begrip voor gedragingen van bezoekers en de dynamiek van de dag, maar ook krijg je meer inzicht in hoe je partners naar het evenement kijken en hoe je samen met hen een aanpak kunt neerzetten waar iedereen zich happy bij voelt. Toch blijkt dat niet altijd zo gemakkelijk in de praktijk.
“Goed genoeg” voor de vergunning
Een veel terugkerend struikelblok bij horeca-evenementen is de kwaliteit van de planvorming. Deze zijn vaak net (of niet) goed genoeg om de evenementenvergunning te krijgen. De meeste horecaondernemers zijn geen event professionals en dat zie je nogal eens terug in de kwaliteit van de plannen die zij voor een evenement bij de gemeente indienen. Nadat de diensten hun punten van kritiek uitten verzuchtte een ondernemer “Kan de gemeente ons niet helpen met het plan?”. Een andere ondernemer gaf aan best een podium te willen neerzetten en slingers te willen ophangen, maar geen geld te hebben om iemand in te huren om een veiligheidsplan te schrijven. Een gemeente huurde zelf een tekenaar in om de plannen van alle organisatoren in ieder geval aan de minimale vereisten te laten voldoen. Een evenementencoördinator van een andere gemeente had zich al neergelegd bij de onvoldoende kwaliteit van de planvorming en probeerde daaromheen vooral goede mondelinge afspraken te maken over zaken als beveiliging, crowd management en alcoholbeleid.
Sommige ondernemers lijken het opstellen en indienen van zo’n veiligheidsplan bij de vergunningaanvraag te zien als een “papieren werkelijkheid”. Het vullen van papier met teksten die voldoende overtuigend zijn om akkoord van de gemeente te krijgen op een vergunningaanvraag. Zo stelde een beveiligingsorganisatie die namens de lokale horeca een plan had geschreven, dat het terrein “voldoende ruimte had” voor de 2.000 bezoekers zie men verwachtte, zonder iets te zeggen over de beschikbare vloeroppervlakte. Een evacuatieplan van een horeca-evenement vermeldde dat de evacuatie van het terrein zou worden uitgevoerd met beveiligers en BHV’ers maar vergat te vermelden waar die BHV’ers vandaan zouden komen als het nodig was.
Onkunde of onwil?
Ik vraag me al een tijdje af hoe het komt dat juist bij horecaevenementen vaak zoveel gedoe is met de planvorming. Een mogelijke verklaring is dat zij het evenement zien als een verlengstuk van hun dagelijkse werk: bezoekers ontvangen. Maar schatten zij dat dan wel goed in? Recent bezocht ik een congres over evenementenveiligheid in het buitenland, waar een spreker begon over het dunning-krugereffect. Hij doelde hiermee op het fenomeen waarbij mensen – in ons geval dus de organisatoren van deze evenementen – feitelijk onvoldoende competent zijn, maar hun prestaties hoger inschatten dan ze in werkelijkheid zijn. De verklaring hiervoor is dat deze organisatoren door hun incompetentie het cognitieve vermogen ontberen om te zien dat hun aanpak en keuzes soms de verkeerde zijn. Het grappige van dit effect is dat het ook andersom geldt: mensen die bovengemiddeld competent zijn in het organiseren van een veilig evenement hebben juist de neiging om hun capaciteiten lager in te schatten dan die van de anderen.
Het dunning-krugereffect legt de verklaring voor een kwalitatief minder georganiseerd evenement met name bij onkunde: als iemand zichzelf te hoog inschat kan het erg moeilijk zijn om die persoon ervan te overtuigen dat zijn prestaties echt niet goed genoeg zijn. Maar is het onkunde of onwil? Iedere euro die je als horecaondernemer moet uitgeven aan veiligheidsmaatregelen gaat immers ten koste van het resultaat. De ondernemers van een horecaplein van een dorpsfeest raakten bijvoorbeeld in een patstelling doordat een aantal van hen wilden samenwerken en de kosten wilden verdelen, terwijl een andere ondernemer niet wilde meedoen. Een free rider ligt daarmee op de loer. Gevolg? De ene keer wordt zo’n ondernemer met hekken en al buiten het evenement gehouden, de andere keer leggen de samenwerkende ondernemers het bijltje erbij neer omdat zij niet willen betalen voor maatregelen die ondernemers op het hele plein ten goede komen. Bij een stadsfeest met meerdere pleinen ontstond kritiek vanuit de horeca omdat zij moesten meebetalen aan een minder goed lopend evenement op een ander plein. Risico: een plein scheidt zich af van de centrale vergunningaanvraag en het kaartenhuis valt in duigen. Dergelijke gevolgen kunnen een negatief effect hebben op de reuring in de stad, op de beleving voor bezoekers, maar ook op de veiligheid.
Tekst gaat verder onder de afbeelding.
Geld verdienen
Als geld verdienen de enige drijvende factor is, doe je als ondernemer het nodige maar niet meer dan dat om aan de voorwaarden van een vergunning te voldoen. Zo werkt het economische model in de basis. Veel bezoekers betekent veel omzet, maar veel hekken, beveiligers en camera’s doen de resultaten kelderen. Dit terwijl juist deze feestdagen en -weken voor veel horecaondernemers bepalend zijn voor een goede jaaromzet. Deze uitgangspunten kunnen leiden tot een flinke strijd aan tafel wanneer de vergunningaanvraag wordt besproken. Zo kan discussie ontstaan over ieder punt dat extra geld kost en kan de neiging ontstaan om dergelijke kosten af te wentelen op een ander (bijvoorbeeld de gemeente of een centrale stichting).
Ik schets hierboven een wat al te stevig beeld van een horecaondernemer die alleen uit is op geld verdienen en geen intrinsieke motivatie heeft om een veilig evenement neer te zetten. Zo zwart-wit is het uiteraard niet. Ook deze ondernemers weten dat zij een verantwoordelijkheid hebben voor de veiligheid van hun bezoekers en zijn er niet op uit om hen een onveilige tijd te bezorgen. Dat hun verantwoordelijkheid voor hun bezoekers grote gevolgen kan hebben blijkt eens temeer uit de brand tijdens de nieuwjaarsnacht in de club in Crans-Montana, Zwitserland. De eigenaar werd direct opgepakt en heeft inmiddels toegegeven goedkoper geluiddempend materiaal te hebben gebruikt; waarschijnlijk kon de brand mede daardoor zo snel om zich heen grijpen.
Hoe stuur je op een veilig feest?
Als gemeente wil je graag dat het dorps- of stadsfeest blijft bestaan, maar realiseer je je wellicht dat de veiligheidseisen in de loop der jaren steeds strenger worden. Waar vroeger “alles kon”, wordt het horecafeest nu meer langs dezelfde meetlat gelegd als een commercieel festival. De gemeente kan hier op verschillende manieren mee omgaan. Een manier is om duidelijke, begrijpelijke beleidsregels te stellen die voor alle ondernemers gelden die aan het evenement willen meedoen. Gelijke monniken, gelijke kappen. Bijvoorbeeld over de inzet van beveiliging, het reguleren van drukte en het omgaan met 18-minners. Een tweede manier kan zijn om als gemeente de overkoepelende veiligheid rondom de horeca-activiteiten zelf te (laten) organiseren, met eigen mensen of een partij die de gemeente inhuurt. Dan liggen er minder verantwoordelijkheden bij de horecaondernemers, omdat de gemeente bijvoorbeeld kan communiceren met publiek, kan doseren naar volle pleinen en het verkeer rondom het evenement goed kan scheiden van de voetgangers. Een derde manier is om de organisatoren te helpen om te groeien in hun rol en verantwoordelijkheid. Dit kan door al veel tijd te steken in het doorspreken van de intenties en de benodigde aanpak met de organisatoren, voor er een plan wordt ingediend. Of middels voorlichting goed aan te geven waar een organisator aan moet denken als hij een dergelijk evenement neer wil zetten. De gemeente kan nog verder gaan door het aanreiken van experts die kunnen meedenken en adviseren. En natuurlijk is ook een combinatie van bovenstaande zaken mogelijk.
Gezamenlijk belang zien
Uiteraard willen veel horecaondernemers wel goede plannen voor een evenement maken, omdat zij graag een positieve beleving willen creëren, zonder lange wachtrijen of veel te hoge publieksconcentraties. Een onbereikbare bar is ook voor hen geen goed nieuws. Zij zullen willen inzetten op een optimale beleving en goede doorstroming bij ingangen, barren en toiletten. Als dat inzicht er is kan samen met de gemeente en adviserende diensten worden gewerkt aan een plan dat leidt tot maximale omzet binnen een veilige omgeving.
Een begin van een succesvolle aanpak zal dan ook zijn om het gezamenlijke belang te zien van een doordachte aanpak van het evenement als geheel. Vervolgens is het zaak om ook het beeld over het evenement en de verwachte dynamiek daarbinnen samen te vormen en hierover consensus te bereiken. Om scherp te observeren hoe het evenement in de praktijk verloopt en kritisch te evalueren wat er beter had gekund. Iedereen moet zich uiteindelijk kunnen verantwoorden voor zijn of haar aandeel in de organisatie van het evenement en daar hoort een professionele, zakelijke houding bij, waarbij niet moet worden vergeten hoe belangrijk initiatieven als die van de horeca zijn voor een stad of dorp.
