Wie pakt de regie bij een grote wielerronde die in etappes door vijftien verschillende gemeenten koerst en waar liggen de verantwoordelijkheden gedurende zo’n etappe? Nadat op vrijdag de ploegentijdrit van La Vuelta Holanda ruim 23 kilometer lang door de stad Utrecht slingerde, vonden op zaterdag en zondag twee grote etapperondes plaats. ESI was bij de derde etappe op zondag betrokken, waarbij het peloton vertrok vanuit Breda, 196 kilometer door Noord-Brabant slingerde en uiteindelijk weer finishte in Breda.
Side events
Bij een grote wielerronde vinden naast het fietsen vaak veel side events plaats. Voor het peloton uit rijdt de reclamekaravaan en op en aan het parcours worden verschillende activiteiten en evenementen georganiseerd. Deze side events worden niet door de organisatie van de wielerronde georganiseerd, maar hebben wel degelijk mogelijk invloed op de wielerronde. Iedere organisator is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen evenement, waarbij ook moet worden gekeken naar het effect voor een heel dorp, stad of gemeente. Breda, dat met de start en de finish een groot aantal side events kende, heeft ESI ingeschakeld om een overkoepelend crowd management-plan op te stellen waarin de samenhang tussen de verschillende evenementen en La Vuelta Holanda werd onderzocht. Afstemming met de verschillende side events, de organisator van La Vuelta Holanda, de gemeentelijke afdelingen en de adviserende diensten is hierbij van cruciaal belang. Ook de overige doorkomstgemeenten waar side events plaatsvinden zullen deze evenementen moeten beoordelen en toetsen als een regulier evenement en kijken wat de samenhang voor hen betekent. De organisator van de wielerronde dient vervolgens op de hoogte te worden gebracht van de side events en de mogelijke invloeden die de evenementen op elkaar hebben. Al is dit allereerst hun eigen verantwoordelijkheid, ligt hier ook een belangrijke rol voor de afdeling vergunningverlening van de verschillende gemeenten.
Communicatie
Op het gebied van communicatie kent een groot sportevenement als La Vuelta veel stakeholders. Een dergelijk evenement heeft namelijk grote invloed op het gebruik van het openbaar vervoer, het wegennet en de openbare ruimte. Langs de gehele route worden wegen (kortstondig) afgesloten of worden omleidingen en parkeerverboden ingesteld. Naast het algemeen bekendmaken van deze omleidingen en parkeerverboden, dient er ook gerichte communicatie plaats te vinden naar bewoners, bedrijven en instellingen in het effectgebied van het evenement alsmede naar de bezoekers van het evenement. Ook hierin is de afstemming van cruciaal belang.
Veiligheid aan de route
Om de veiligheid van zowel de renners als bezoekers langs de route te kunnen garanderen worden meerdere maatregelen genomen. Vragen als ‘waar verwachten we publiek?’, ‘hoe komt het publiek op die locatie?’ dienen daarbij in ieder geval beantwoord te worden. Een van de maatregelen die worden genomen is het tijdelijk verwijderen van verkeersobstakels langs de route. Maar ook groenvoorzieningen dienen gemaaid te worden en bomen langs de route dienen gecontroleerd te worden (VTA-keuring) en eventueel te worden gesnoeid. Omdat regen/hoosbuien een reëel voorzienbaar risico zijn, dienen riolen/straatkolken te worden gecontroleerd en worden doorgespoeld langs de route. Opnieuw is hierbij de onderlinge afstemming van cruciaal belang!
Aansturing evenement
Naast bovenbeschreven facetten vindt er uiteraard veel meer plaats. Bij alles is vervolgens afstemming van cruciaal belang, maar alleen met afstemming ben je er nog niet. Er dient bepaalt te worden waar de regie van het evenement ligt en wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft. Bij La Vuelta is er gekozen om de wielerkoers alle dagen aan te sturen vanuit een multidisciplinair veiligheidsteam gevestigd in Utrecht. Voor etappedag 3 betekende dit dat het wielerfeest dat in Noord-Brabant plaatsvond werd aangestuurd vanuit een andere provincie. De regie over de side events in Breda lag bij het veiligheidsteam gevestigd in Breda. Aanvullend werd de politie aangestuurd vanuit een SGBO (Staf grootschalig en bijzonder optreden) in Bergen op Zoom. Om snel te kunnen schakelen en beelden/informatie vanuit het veiligheidsteam in Breda te kunnen delen met het veiligheidsteam in Utrecht en vice versa, heeft ESI als liaison van gemeente Breda plaatsgenomen in het veiligheidsteam in Utrecht.
Regierol gemeente nodig
Bij een gemeentegrensoverschrijdend evenement als La Vuelta Holanda zijn zeer veel stakeholders betrokken en vinden er veel side events plaats, waardoor er meerdere organisatoren zijn. De gemeente heeft een cruciale regierol. Allereerst om de verschillende evenementen te beoordelen en te bundelen om overzichtelijk te hebben wat er plaatsvindt en welke impact dit heeft. Aanvullend is het van belang om vervolgens en een inschatting te maken wat reëel voorzienbare calamiteitenscenario’s zijn en om de inzet van mensen, middelen en maatregelen te bepalen om op deze scenario’s te kunnen sturen. Er ontstaat hierdoor een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de organisator van de wielerkoers, de organisatoren van de side events en de gemeente.