De aansturing van veiligheidsorganisaties bij open evenementen

Wie regisseert de samenwerking als de openbare ruimte het evenemententerrein is?

Door Sem Verhagen, afstudeeronderzoeker ESI

Carnaval in Tilburg. Steeds meer bezoekers, meerdere evenementenlocaties verspreid door de binnenstad en een publiek toegankelijk evenement dat bijna een volle week in beslag neemt. Een openbaar toegankelijke omgeving waar organisator, gemeente, private beveiliging, politie, EZO en BOA’s elk vanuit hun eigen taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid opereren. Maar samen één veiligheidsorganisatie moeten vormen.

De vraag die mij in dit onderzoek steeds bezighield: hoe zorgen we voor een efficiënte en zorgvuldige aansturing van de veiligheidsorganisatie?

Open evenementen zijn anders

Bij een festival met een omheind terrein is de structuur relatief helder. De organisator heeft de vergunning, beheert de locaties en draagt de eindverantwoordelijkheid voor wat er binnen de hekken gebeurt. Hulpdiensten opereren als vaste partners, maar de organisator heeft duidelijk de regie over de eigen veiligheidsorganisatie op het terrein.

Bij open evenementen ontbreekt die heldere afbakening van gebiedsgebonden taken. De openbare ruimte is van iedereen en tegelijkertijd van niemand. Een calamiteit op een stadevenement raakt direct aan de publieke ruimte en daarmee aan de verantwoordelijkheden van meerdere partijen tegelijk. Geen enkele partij heeft de volledige regie en toch moet iemand de aansturing van de veiligheidsorganisatie in handen nemen. Dat vraagt om een wezenlijk andere manier van organiseren.

Vanuit die gedachte begon dit onderzoek. Niet om vast te stellen dat open evenementen complex zijn, dat weet het veld allang, maar om te begrijpen hoe complexiteit in de praktijk wordt georganiseerd en aangestuurd en wat beter kan. Doel was om te komen tot aanbevelingen voor het organiseren van een goede aansturing van de veiligheid.

Wat zag ik in het veld

In mijn onderzoek bracht ik bezoeken aan evenementen als de NN Marathon Rotterdam, de Marathon Leiden en Koningsdag Arnhem. Ik sprak professionals uit gemeenten, politie, veiligheidsregio’s en de private sector en keek mee in het Event Control Center (ECC) van deze evenementen. Wat ik zag, herkende ik steeds opnieuw.

De wil om samen te werken is er. Bijna zonder uitzondering. Maar de structuur om die samenwerking goed te laten landen, ontbreekt regelmatig. Partijen weten niet altijd van elkaar wat ze kogen verwachten. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) zijn vooraf niet altijd goed expliciet gemaakt. Informatie wordt verzameld maar niet altijd gedeeld. En als het spannend wordt, ontstaan er snel blinde vlekken in het operationele totaalbeeld.

Het resultaat is dat de veiligheidsorganisatie functioneert op basis van ervaring, persoonlijke relaties en individueel initiatief. Dat werkt, totdat iemand uitvalt, een situatie escaleert of een bekende partij aanschuift die de informele lijnen niet kent.

De aansturing als grootste uitdaging

 Wat mijn onderzoek steeds opnieuw bevestigde, is dat de grootste uitdaging niet zit in de wil of de capaciteit van de betrokken partijen, maar in de operationele aansturing van de samenwerkende veiligheidsorganisatie. Wie coördineert het geheel? Wie bewaakt het totaalbeeld? Wie heeft de beslissingsbevoegdheid om bij te sturen als iets misgaat?

Bij open evenement is die aanstuurlijn vaak niet explicit belegd. De gemeente is vergunningverlener maar heeft niet altijd de regie. De politie heeft publiekrechtelijke bevoegdheden maar moet niet te snel een te grote rol hebben in het aansturen van de veiligheid. De organisator draagt verantwoordelijkheid maar heeft geen zeggenschap over de hulpdiensten of wat er nog meer gebeurt in de stad. En zo zit iedereen naast elkaar in het ECC, elk met hun eigen systemen en informatiestromen, terwijl het gedeelde operationele beeld langzaam ontstaat.

Handreiking als spiegel voor de aanpak

Goede samenwerking bij open evenementen begint bij de leermomenten die je opdoet tijdens de uitvoering van je evenement, die je meeneemt naar de evaluatie als concrete aanpakstappen voor de volgende editie. Als gedeeld bewustzijn over hoe de veiligheidsorganisatie eruitziet als het er echt op aankomt.

Daarvoor heb ik een praktische handreiking ontwikkeld. Een werkdocument voor iedereen die betrokken is bij de inrichting van de veiligheidsorganisatie van een grootschalig open evenement: van de OOV-coördinator van de gemeente tot de veiligheidscoördinator van de organisator en van de commandant politie tot de private veiligheidsmanager. De handreiking biedt een basisstructuur voor de voorbereiding, uitvoering en nafase van open evenementen, met aandacht voor TVB-verdeling, overlegstructuren, leiding, coördinatie en gedeeld operationeel beeld.

Geen verplichte blauwdruk, maar een spiegel waaraan je je eigen aanpak kunt afmeten. Open evenementen zijn te divers in schaal, stedelijke context en samenstelling van betrokken partijen om één universele structuur te rechtvaardigen. Mijn hoop is dat deze handreiking bijdraagt aan een sector waarin professionals kunnen voortbouwen op wat werkt en structureel kunnen leren van wat beter kan.

Sem Verhagen deed zijn afstudeerstage bij Event Safety Institute in het kader van de opleiding Leisure & Event Management en specialisatie Live Music & Dance Events aan de Breda University of Applied Sciences. Zijn handreiking ‘Samen sturen op veiligheid’ is beschikbaar via ESI.