Een blog van Tom Bindels, Event Safety Institute
Optochten en parades
Carnaval staat weer voor de deur. Traditioneel een periode waarbij met name ‘onder de rivieren’ in vrijwel elk dorp en elke stad een optocht wordt georganiseerd. Vanuit ESI en CrowdProfessionals zijn we regelmatig betrokken bij de planvorming van parades en optochten. Het crowd management werkt bij dergelijke evenementen anders dan bij evenemententerreinen met een vaste inrichting. De dynamiek is groter en het sturen van publiek moeilijker. Daarom geven we een aantal tips en aandachtspunten voor het crowd management bij optochten en parades.
Risico’s
Een optocht of parade is een georganiseerde trektocht van mensen en/of voertuigen om iets te vieren of publiek te vermaken. Denk aan corso’s, muziekparades, carnavalsoptochten en folkloristische stoeten. Net als de definitie ‘evenement’ is ‘optocht’ dus een concept dat veel verschillende wijzen van invulling kan krijgen. Kenmerkend is echter dat er altijd sprake is van een route die wordt gevolgd en publiek dat langs deze route staat als toeschouwer. In verhouding tot een evenemententerrein met één podium is het risico op verdrukking door competitieve drang meestal kleiner, omdat de mogelijkheid om op de eerste rij te staan veel groter is door lengte van de route en de beperkte druk van aansluitend publiek. We weten dat vanaf drie rijen dik het zicht vaak al zodanig wordt belemmerd, dat het voor de personen op de vierde rij niet meer mogelijk is om de optocht nog goed te kunnen zien en te beleven. Het kan voorkomen dat er, door gebrek aan ruimte, toch meer rijen publiek komen te staan, maar in eerste instantie en wanneer mogelijk zal publiek primair zelf een plek zoeken langs de route waar ruimte vrij is. Als de optocht vooral bestaat uit hogere wagens, kunnen de zichtlijnen nog voor meer rijen publiek goed blijven.
Een adequate spreiding van publiek kan om interventies en bijsturing vragen. In de instroomfase omdat er delen van de route zijn waar teveel publiek op af komt en delen van de route die vaak minder populair zijn. Of omdat de doorloop wordt gehinderd door publiek dat een looproute blokkeert, waardoor de gewenste spreiding niet kan ontstaan. Maar ook tijdens de optocht kunnen risico’s op het gebied van overcrowding ontstaan. Door de dynamiek van de optocht ontstaat er feitelijk tijdens de circulatiefase van het evenement al een uitstroom van publiek vanuit de delen van de route waar de optocht al is gepasseerd. Mogelijk wil een deel van het vertrekkende publiek de optocht nog een keer bekijken op een ander punt van de route. Ook komt het voor dat aansluitend aan een optocht programmering is gepland op een specifieke (feest)locatie, waarvan de capaciteit beperkt is. Crossflows (kruisende publieksstromen) zijn dan ook een fenomeen waarop geanticipeerd dient te worden bij optochten en parades. In binnensteden met nauwe straten, grachten, bruggen, poorten en terrassen in het bijzonder. Een DIM-ICE analyse en een RAMP-analyse van het gebruik van routes, gebieden en verwachte bewegingen helpen dan om de risico’s goed in beeld te krijgen.
Design
Het is noodzakelijk om zicht te krijgen op de publiekscapaciteit van de route. Als algemene richtlijn kan je ervan uitgaan dat per strekkende meter gemiddeld twee personen schouder aan schouder langs een route kunnen staan. Als we vervolgens uitgaan van het maximaal aantal rijen en we weten waar het mogelijk is voor publiek om te gaan staan kan een inschatting kan worden gemaakt van publiekscapaciteit. Door dit aantal af te zetten tegen het verwachte aantal toeschouwers ontstaat een eerste beeld of aanvullend crowd management wenselijk is.
Een tweede designaspect is het feit dat de spreiding langs de route nooit geheel gelijk is. Er zijn drukkere en minder drukke delen. Op basis van bereikbaarheid, inrichting en ervaringen uit het verleden is het mogelijk om een kaart te maken met de verwachte drukteverdeling, zie het voorbeeld.
Een derde belangrijke stap is het in beeld brengen van knelpunten en obstakels in de looproute van publiek langs de route. Straatmeubilair, uitstallingen en terrassen willen nog wel eens voor vernauwingen in looproutes zorgen. Zo kan het noodzakelijk zijn om de horeca tijdens de optocht te verbieden een terras te plaatsen om loopruimte te creëren. Maar ook voor alle objecten die de organisator wil plaatsen – zoals eetkramen, bars en kassa’s – dient te worden beoordeeld of deze de doorstroming belemmeren en of de benodigde ruimte voor publiek erdoor in het gevaar komt. Het is raadzaam om deze knelpunten in een knelpuntenkaart op te nemen. Zie bovenstaand voorbeeld voor een geïntegreerde drukte- en knelpuntenkaart (een vorm van RAMP-analyse).
Informatie
Op het gebied van informatievoorziening valt het aan te bevelen om voorafgaande aan de optocht het kaartje met de beschikbare plekken langs de route en de verwachte drukteverdeling met bezoekers te delen. Zo kunnen bezoekers zelf al een inschatting maken van de verwachte drukte en ervoor kiezen om naar de minder drukke locatie te gaan. Dit kan bijvoorbeeld op de website, via social media, in een folder bij een bewonersbrief of in het lokale nieuwsblad.
Voor de instroomfase van het evenement kan het vervolgens zinvol zijn om te werken met tekstkarren of LED-schermen om publiek te informeren over gewenste looproutes of indien kijklocaties vol zijn. Ook kan het zinvol zijn om op drukke delen van de route met beperkte loopruimte éénrichtingsverkeer voor voetgangers in te stellen. Het meest zichtbare is om dit met banners boven de in- en uitgangen aan te duiden en sfeerwachten of vrijwilligers in te zetten om publiek te informeren.
Management
Optochten vinden vaak plaats in een binnenstad. Een eerste punt van discussie waar we regelmatig mee in aanraking komen is of de gehele route c.q. binnenstad aangemerkt dient te worden als evenemententerrein. En aanvullend, wie er dan verantwoordelijk is voor het evenemententerrein. Is de organisator van de optocht verantwoordelijk te houden voor het crowd management in de gehele binnenstad? Het antwoord op deze vraag kan per gemeente verschillen. Ongeacht de uitkomst, blijft het van groot belang dat er sprake is van een integrale aanpak. Zowel de organisator als de gemeente en de politie hebben een rol in het crowd management en de verdeling van taken en verantwoordelijkheden hierbij dient helder te zijn. Om de samenwerking tijdens een optocht goed te laten verlopen, valt het aan te raden een coördinerend, multidisciplinair team in te richten om het crowd management effectief uit te voeren.
Voordenken
Voor alle bovenstaande interventies geldt dat deze al in de voorfase van het evenement moeten worden gepland, uitgewerkt en georganiseerd. Voordenken dus, in plaats van nadenken. Dit vraagt de nodige aandacht in de fases van planvorming, vergunningverlening en preparatie van het evenement. Daarop dient deze aanpak te landen in het veiligheidsplan, IOP of crowd management-plan van het evenement. Een laatste tip: sluit deze fases af met een goede doorleefsessie, voor u samen aan het evenement begint.
Vragen over crowd management bij optochten en parades? Neem gerust contact met ons op of stuur een mail naar info@esi.email.