Crowd management bij extreem weer

Crowd management bij extreem weer

Crowd management bij extreem weer

Syan Schaap, Event Safety Institute, 18 mei 2015

Volgende week is het Pinksteren. Nog geen jaar geleden waren de ogen van eenieder die zich interesseert in evenementenveiligheid tijdens Pinksteren gericht op Pinkpop. Een grote storm naderde het terrein in Landgraaf, en de organisatie en de gemeente besloten om de 67.000 bezoekers op het terrein te houden. De storm trok rakelings langs het terrein. De grote vraag op dat moment was: ‘Nam Pinkpop het juiste besluit?’ Een jaar later is de vraag ‘hoe te handelen bij extreem weer’ nog steeds actueel.

Pinkpop is zeker niet het enige festival dat recent te maken heeft gehad met extreem weer. Nog geen maand geleden had een groot deel van de bevrijdingsfestivals te maken met zware regen en wind. De festivals in onder meer Haarlem, Assen en Almere werden tijdelijk stilgelegd of begonnen later. In Roermond werd een bezoekers geraakt door een dakpaneel van een marktkraam. Deze recente ervaringen laten zien dat extreem weer een zeer reëel risico vormt voor buitenevenementen.

Wat mij intrigeerde na de gebeurtenissen op Pinkpop, is dat extreem weer al gauw een complexe situatie oplevert. Enerzijds blijken de risico’s op de grond moeilijk te duiden. En anderzijds zijn de beslissingen die erbij aan de orde zijn – zoals ontruimen of niet – blijkbaar lastig. Dit bleek opnieuw toen in augustus 2014 slechts weer werd voorspeld en er alle aandacht was voor de noodscenario’s van Lowlands.

Om beter te weten te komen waar we het nu precies over hebben, heeft ESI in november 2014 twee workshops georganiseerd met een meteoroloog en een bliksemexpert. Hieraan deden in totaal ongeveer 40 professionals mee vanuit de evenementensector, gemeenten en adviserende diensten. De workshops leverden een aantal zeer bruikbare inzichten op. Zo blijkt de bliksembeveiliging van een open festivalterrein bijna onmogelijk en mag u er van uitgaan dat pas een uur van tevoren met redelijke zekerheid is te zeggen of het noodweer over uw festival trekt.





Deze en andere inzichten brengen ons op de vraag: welke strategie is de juiste als noodweer nadert? Welke beslispunten en maatregelen zou een goed noodweerscenario voor een festival moeten bevatten? Ik geef u aantal algemene handvatten, die u helpen om zich goed voor te bereiden.

  1. Werk het scenario extreem weer uit in de risicoanalyse. Dit houdt in dat u in de conceptuele fase van het evenement met alle betrokken stakeholders doordenkt wat de gevolgen zouden zijn van extreem weer. De analyse moet een gedragen beeld opleveren van de risico’s rond extreem weer en kan aanleiding zijn om aanpassingen te doen in de opzet en inrichting van het evenement. U kunt ook concluderen dat er een ‘restrisico’ is dat al dan niet geaccepteerd moet worden.
  2. Stel vast welke maatregelen er op de grond moeten worden genomen als er sprake is van harde wind, bliksem, harde regen of hagelbuien. Denk bijvoorbeeld aan het naar beneden halen van tijdelijke constructies, het leegmaken van tenten, het afzetten van delen van het terrein, publiekscommunicatie op het terrein en het bereiken van publiek dat nog onderweg is. Bereid deze maatregelen voor.
  3. Werk een uitvoerbare ontruimingsstrategie uit. Bepaal daarbij a) wat de belangrijkste kijklocaties zijn, b) hoe snel deze locaties leeg moet kunnen zijn, en naar welke veilige plaatsen er wordt ontruimd, c) welke strategie er nodig is om geheel of gedeeltelijk te ontruimen, d) welke mensen en middelen u daarbij nodig heeft en e) hoe de ontruiming zal worden aangestuurd.
  4. Benoem de beslispunten tijdens het scenario en koppel deze aan een bepaald moment in de tijd. Denk bijvoorbeeld aan 1) de start van preventieve communicatie over verwacht slecht weer, 2) de beslissing om later open te gaan, 3) het gereguleerd ontruimen van het terrein en 4) een noodontruiming. Baseer beslissingen op weermonitoring, en benut daarbij de kennis en kunde van adviseurs op het gebied van crowd management en tijdelijke constructies.

Natuurlijk is er altijd maatwerk nodig bij de voorbereiding op extreem weer tijdens evenementen. De locatie, het publiek, de omgeving van het evenement en tal van andere factoren spelen mee bij het bepalen van de meest geschikte aanpak. Wellicht liggen er voor u nog een aantal vragen op tafel die niet eenvoudig te beantwoorden zijn. In dat geval helpen de adviseurs van ESI u graag verder.

Heeft u vragen n.a.v. deze blog? Neem contact met ons op door een e-mail te sturen naar info@esi.email

Meer nieuws ›