Tijdens het ESI jaarcongres op 28 maart 2024 in de Flint in Amersfoort kun je dit jaar kiezen uit een uitgebreid aanbod van subsessies. Komende periode geven we middels interviews met de begeleiders meer informatie over deze sessies. Hierbij introduceren we graag de eerste subsessie: Defqon.1 Weekend Festival: hoe een mega-event stuurt op veiligheid en mobiliteit.
Rob Souren, werkzaam bij Q-dance, die marktleider zijn wat betreft harddance events, zal ons meenemen in de wijze waarop dit harder styles festival stuurt op veiligheid en mobiliteit. Defqon.1 Weekend Festival groeide in 2023 van 65.000 naar 70.000 bezoekers. Voor het deze stap maakte gingen hier grondige analyses aan vooraf, met data van o.a. telcamera’s, dichtheidsmetingen en analyses van doorstroomsnelheden. Mobiliteit levert momenteel de grootste uitdagingen op; hoe krijg je bezoekers zover dat ze andere vervoerskeuzes maken, zodat het logistieke proces bij in- en uitstroom soepeler verloopt?
Twee mogelijkheden
De evenementenbranche staat onder druk door de verhoogde kosten van materialen en personeel, zo ook bij Defqon.1. Om deze hogere kosten te dekken zijn er twee mogelijkheden: de toegangsprijs flink opschroeven of de capaciteit van het festival verhogen en dus meer kaartjes verkopen. Met een terrein waar nog voldoende ruimte is voor groei, kiest Defqon.1 voor de tweede optie. “Het terrein in Biddinghuizen kan veel meer hebben, er zou denk ik makkelijk 100.000 festivalgangers terecht kunnen, maar bottlenecks in de vluchtcapaciteit van de main stage en de doorstroomsnelheid van de mobiliteit rondom het terrein zorgen ervoor dat deze maximale capaciteit niet gerealiseerd kan worden”, vertelt Souren. Om toch de stap te kunnen maken van 65.000 bezoekers naar 70.000, zijn er heel wat data-analyses aan te pas gekomen om de precieze bezoekersstromen in kaart te brengen. “Typerend aan het publiek van Defqon.1 is dat ze een groot fan van het merk zijn. Ze willen er als eerste zijn en gaan als laatste weg; dat betekent dat de weekendbezoekers er donderdags heel vroeg zijn om het beste plekje op de camping te hebben. Ook zijn er tijdens het festival verschillende showmomenten waarop iedereen naar de main stage komt: Power Hour op zaterdagmiddag en de drie eindshows op vrijdag, zaterdag en zondag. Dit zorgt voor een complete verschuiving op je evenemententerrein, wat allemaal gemonitord wordt door verschillende telcamera’s, CCTV camerasystemen en analyses van doorstroomsnelheden”, aldus Souren.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Er is data verzameld: wat nu?
Bezoekers van de subsessie zullen, onder andere, meer informatie krijgen over de verschillende manieren dat je data kan verzamelen en hoe je met die data bezoekersstromen kan sturen of capaciteit kan optimaliseren. Zo kun jij bijvoorbeeld door middel van telcamera’s zien waar de grootste mensenmassa vandaan komt en of daarvoor de toegangswegen genoeg capaciteit hebben, of kun je met overzicht foto’s van de menigte zien waar de grootste mogelijkheden liggen om de capaciteit te vergroten van bijvoorbeeld de main stage.
Tijdens deze subsessie zal Rob ook verder op de samenwerking met de gemeente en hulpdiensten ingaan. Bij het mogelijk maken van de capaciteitsvergroting van Defqon.1 speelden deze partijen namelijk een grote rol. Rob vertelt wat in het voortraject de zaken zijn waar ze naar hebben gekeken, hoe dat uiteindelijk op het evenement heeft uitgepakt en wat de eventuele verbeterpunten zijn. Volgens Rob waren er ook bij Defqon.1 2023 zeker nog genoeg verbeterpunten. “Alles was goed verlopen, maar het kon zeker nog soepeler”, aldus Souren. Met de verschillende data-analyses kan er vooraf geprobeerd worden alles zo goed mogelijk neer te zetten, en tijdens de show kan daarmee nog een klein beetje aan de knoppen gedraaid worden, door bijvoorbeeld toegangswegen tijdelijk dicht te doen of te bufferen, maar de uiteindelijke verbeteringen komen pas na goed overleg van de analyses met alle belangrijke partijen.
Het gebruik van verschillende manieren van dataverzameling, de conclusies die hieruit getrokken kunnen worden en de samenwerkingen die nodig zijn om deze conclusies daadwerkelijk toe te passen vormen de rode draad van deze subsessie.
Wie mogen de subsessie niet missen?
Deze subsessie is voor beide kanten van de tafel interessant, dus zowel voor evenementenorganisaties als voor gemeenten en adviserende diensten. Organisatoren kunnen meer te weten komen over de verschillende manieren die er zijn om data te verzamelen en hoe ze deze kunnen gebruiken om de bezoekersstromen en het evenemententerrein te optimaliseren. Daarentegen is het voor gemeenten en adviserende diensten juist interessant om meer te weten te komen wat de mogelijkheden zijn van het inzetten van data-analyses en over hoe ze organisatoren kunnen adviseren in het voor- en na traject van een evenement op gebied van data-analyses.
