Welke workshops kies jij tijdens de workshoprondes van het ESI Jaarcongres? Deze keer behandelen we de workshop: Veilige evenementen, van papier naar praktijk. Waarbij twee sprekers je meenemen in het proces van planvorming naar uitvoering.
Camiel Wijtvliet, Event Safety Institute, gaat in gesprek met twee praktijkexperts die normaalgesproken een heel seizoen op festivalweides aan het werk zijn. Marion Vos, die onder meer werkt voor Bevrijdingsfestival Overijssel, en Marcus ten Zijthoff van de Feestfabriek (vooral bekend van de Zwarte Cross) delen hun ervaringen en inzichten met betrekking tot het plannen, inrichten en uitvoeren van een veilig festival. Zij geven de deelnemers inzichten en tips mee over op het gebied van natuur en milieu en het organiseren van crowd management op een druk festival.
Interactie
Deelnemers kunnen vooral veel verhalen uit de praktijk verwachten op basis van twee thema’s: crowd management en duurzaamheid. De gastsprekers stellen zich op als vraagbaak en moedigen de deelnemers van de workshop aan om vragen te stellen. ‘We juichen interactie toe. We sluiten aan waar de deelnemers het liefste over willen hebben op basis van de twee vooraf gekozen thema’s waarop wij veel praktijkervaringen hebben.’, aldus Marcus ten Zijthoff. ‘De deelnemers kunnen zelf bepalen welke thema het hoofdonderwerp wordt tijdens deze workshop.’
Volledige aanvraag
Op de twee eerdergenoemde thema’s is veel te zeggen over wet- en regelgeving, maar wat betekent dat nu voor een evenement? De ruimte tussen organisatoren en overheid willen de sprekers wegnemen. ‘De gemeentemedewerkers die betrokken zijn bij het voortraject moedigen we aan om ervaring op te doen tijdens de workshop en op het evenement zelf.’ Marion Vos vult aan: ‘Kijk alleen al naar het proces van vergunningverlening. Een x aantal weken van tevoren moet je een volledige aanvraag hebben gedaan. Wat is volledig? Aanvullende voorwaarden die worden gesteld moeten we blijven bijstellen. Een veiligheidsplan is in principe nooit klaar tot op de dag van het evenement. We zullen moeten onderzoeken hoe je op een verantwoorde manier kan meeveren in strakke eisen van de vergunningverlening.’
Beide sprekers hebben veel ervaring met verschillende evenementen. Ieder evenement heeft haar eigen karakter en daarmee ook haar eigen uitdagingen. Zwarte Cross kent met extreme stunts andere risico’s dan het Bevrijdingsfestival. Bij laatstgenoemde zit de uitdaging voornamelijk in crowd management, omdat het een gratis toegankelijk evenement is en je niet precies weet hoeveel bezoekers je kunt verwachten op je evenement. Marcus en Marion weten als geen ander wat je kunt verwachten op papier en in de vertaling daarvan naar de praktijk.
Voor wie?
Voor iedereen die bij evenementen is betrokken van planvorming tot uitvoering. Zeker voor alle schakels tussen papier en praktijk zoals vergunningverleners en adviserende hulpdiensten.
Het ESI Jaarcongres vindt plaats op 12 april 2022 in Zwolle in congrescentrum Lumen. Meer weten over het ESI Jaarcongres? Klik hier.
