Door Daniël Schipper
Tijdens Koningsdag, Bevrijdingsdag en andere open stadsevenementen dringen zich vaak jaarlijks dezelfde vragen op over het beheersen van de veiligheid en wie regie moet voeren over de aanpak. Daniël Schipper betoogt dat het open karakter van deze evenementen moeilijk te verenigen is met een strakke rolverdeling of centrale regievoering. Het gaat hier om het samenspel en dat kan je organiseren.
Massale evenementen brengen zowel het beste als het kwetsbaarste in een stad naar boven. Ze verbinden mensen, versterken het gevoel van trots en creëren herinneringen die een leven lang meegaan. Maar juist in deze periode van het jaar wordt ook iets anders zichtbaar. Rond Koningsdag en Bevrijdingsdag veranderen veel Nederlandse steden in één groot, open evenemententerrein. Vaak blijft dat niet beperkt tot een afgebakend plein of park, maar strekt het zich uit over straten, grachten en wijken. Dat is geen nieuw fenomeen. Al jarenlang wordt geprobeerd grip te krijgen op deze dynamiek, met wisselend succes. Daarmee dringt zich een fundamentele vraag op: wie voert eigenlijk de regie?
Van afgebakend terrein naar open systeem
Veel evenementen spelen zich af op een duidelijk begrensd terrein, met hekken, toegangscontrole en een organisator die eindverantwoordelijk is. Op dagen als Koningsdag en 5 mei zien we echter een heel ander beeld. De stad zelf vormt het decor, zonder duidelijke grenzen. Vrijmarkten, podia, horeca en spontane initiatieven lopen naadloos in elkaar over. Bezoekers bewegen zich kriskras door de stad en volgen niet één programma, maar bepalen hun eigen route. De randen van het evenement bestaan feitelijk niet meer. Juist dat maakt deze dagen zowel waardevol als complex.
Al jaren op zoek naar grip
Gemeenten, hulpdiensten en organisatoren proberen al decennialang grip te krijgen op deze dagen. Met spreidingsmaatregelen, druktemonitoring, Crowd Management en communicatiecampagnes wordt geprobeerd bezoekersstromen in goede banen te leiden.
Maar de realiteit is weerbarstig:
- Drukte ontstaat soms onverwacht en verplaatst zich snel.
- Delen van de stad raken overvol, terwijl andere gebieden leeg blijven.
- Het gedrag van bezoekers is soms moeilijk voorspelbaar.
- Drukte ontstaat ook op plekken die vooraf niet als risicogebied waren aangemerkt, bijvoorbeeld door spontane samenkomsten of veranderende loopstromen.
Onze ambitie om deze dynamiek te beheersen botst met het open en vrije karakter van deze evenementen.
Meerdere spelers, geen duidelijke regisseur
In deze context zijn veel partijen betrokken: de gemeente, politie en andere hulpdiensten, horeca en andere ondernemers, organisatoren van deelactiviteiten en het publiek zelf. Iedere partij vervult een rol, maar niemand heeft het totaaloverzicht of de volledige regie. Sterker nog: het systeem is zo open en diffuus dat centrale sturing maar beperkt mogelijk is.
Bij een open evenement past in theorie een bepaalde rolverdeling. De gemeente is kaderstellend en verantwoordelijk voor openbare orde en veiligheid. Hulpdiensten treden op bij incidenten en calamiteiten. Ondernemers en organisatoren zijn verantwoordelijk voor hun eigen locaties of activiteiten. In de praktijk lopen deze verantwoordelijkheden echter door elkaar heen. De grenzen tussen publiek domein en georganiseerd evenement vervagen, waardoor ook verantwoordelijkheden diffuser worden. Juist dat maakt het complex: iedereen heeft een deel van de puzzel, maar niemand beschikt over het volledige plaatje.
De illusie van controle
Toch organiseren we deze dagen vaak vanuit het idee dat die controle er wél is. Plannen, draaiboeken en maatregelen suggereren een mate van beheersbaarheid die er in de praktijk maar ten dele is. Zeker op dagen als Koningsdag en 5 mei, waarop een groot deel van de stad tegelijkertijd in gebruik is, blijkt dat controle altijd relatief is. Publieksstromen laten zich niet volledig sturen en situaties kunnen snel veranderen. Misschien is het tijd om die realiteit explicieter te erkennen.
Die illusie ontstaat ook doordat we grip proberen te krijgen op factoren die we maar beperkt kunnen beïnvloeden. Hoe druk het wordt, hangt bijvoorbeeld sterk af van het weer, de programmering en zelfs van trends op social media. Daarnaast is handhaving in een open stad complex. Overtredingen van huisregels of evenementenbeleid — denk aan fatbikes of scooters die zich tussen voetgangers bewegen — zijn moeilijk structureel te voorkomen. De schaal en openheid van het evenement maken volledige controle simpelweg onhaalbaar.
Zone Ex: ruimte voor het onverwachte
Een concept dat hier goed op aansluit, is ‘Zone Ex’: het expliciet erkennen van gebieden of situaties waarin de dynamiek moeilijk voorspelbaar is en standaardmaatregelen minder effectief zijn. In plaats van te proberen deze volledig te controleren, ligt de focus op het flexibel inspelen op wat zich daar ontwikkelt.
Door deze zones vooraf te benoemen en hier in de voorbereiding al rekening mee te houden, ontstaat meer realisme in de aanpak. Het sluit aan bij de gedachte dat niet alles maakbaar is, maar dat je wel beter voorbereid kunt zijn op het onverwachte. Zie ook onze eerdere blog over dit onderwerp.
Van regie naar samenspel: werken vanuit een Event Control Center
In plaats van te zoeken naar één regisseur, ligt de uitdaging mogelijk in het versterken van het samenspel. Dat vraagt om gedeeld situationeel bewustzijn, continue afstemming tussen partijen, ruimte voor adaptief handelen en duidelijke afspraken over opschaling wanneer dat nodig is. De kern verschuift daarmee van beheersen naar samen navigeren in een dynamisch systeem.
Een manier om dit samenspel concreet vorm te geven, is het werken met een Event Control Center (ECC) tijdens grootschalige, stedelijke evenementen van deze aard. In een ECC zitten alle relevante partijen fysiek of hybride bij elkaar: gemeente, politie, eventuele andere hulpdiensten, organisatoren en vertegenwoordigers van deelgebieden, mobiliteitspartners en eventueel een liaison naar de horeca. Vanuit één centrale plek wordt gewerkt met een gedeeld, real-time beeld van de stad. Denk aan:
- druktemonitoring (camera’s, sensoren, tellingen);
- meldingen vanuit de stad en het veld;
- informatie uit social media en publiekscommunicatie;
- operationele informatie van hulpdiensten.
De meerwaarde zit niet alleen in de informatie zelf, maar vooral in het feit dat interpretatie en besluitvorming gezamenlijk plaatsvinden. Daardoor kan sneller worden geschakeld bij oplopende drukte, eenduidiger worden gecommuniceerd en gerichter worden ingegrepen waar nodig.
Samen werken vanuit een ECC maakt het mogelijk om, ondanks het ontbreken van één centrale regisseur, toch als één systeem te opereren. Tegelijkertijd is het geen wondermiddel. Het is in essentie een manier van organiseren. Het vraagt erom dat partijen elkaar daadwerkelijk opzoeken, informatie actief delen en bereid zijn gezamenlijk besluiten te nemen.
Daarbij is het essentieel dat er een duidelijke aansluiting is op de formele crisisorganisatie, zodat bij opschaling snel en gestructureerd kan worden gehandeld. Ook vraagt dit om een gedegen voorbereiding op onvoorziene scenario’s, juist omdat de dynamiek van dit soort dagen zich niet volledig laat voorspellen.
Organiseer het samenspel
Dat de discussie over de taken, verantwoordelijkheden en beheersbaarheid van dergelijke open evenementen elk jaar opnieuw oplaait, laat zien hoe hardnekkig dit vraagstuk is. Ondanks jarenlange ervaring en de doorontwikkeling van maatregelen blijft de spanning bestaan tussen vrijheid en beheersbaarheid. Misschien is dat ook onvermijdelijk.
De stad als evenemententerrein is geen nieuw fenomeen, maar wel een realiteit die in deze periode van het jaar zichtbaarder wordt. Misschien is de belangrijkste vraag dan ook niet: wie is de regisseur? Maar: hoe zorgen we dat het samenspel werkt, juist als volledige regie ontbreekt? Het Event Control Center biedt daarin geen wondermiddel, maar wel een belangrijke stap: van versnipperde informatie en afzonderlijke besluiten naar een gedeeld beeld en gezamenlijk handelen.