Door Gunnar van der Vliet
Verloop onder personeel bij gemeenten waardoor historische kennis en vertrouwensrelaties verdwijnen. Organisatoren die opnieuw moeten beginnen uit te leggen hoe zij hun evenement organiseren. Dit is niet louter een personeelsvraagstuk, het leidt tot bestuurlijke risico’s en vraagt om actiever inzetten op kennisdeling, reflectie en borging binnen de gemeentelijke organisatie.
“Bart Hoepmaker gaat na 42 dienstjaren bij de gemeente Beverwaard met pensioen. Bart wist alles van de lokale evenementen. Hij kende de organisatoren, de gevoeligheden, de stille afspraken en de lessen uit eerdere edities. Zeg je evenement, dan zei je Bart. Op 17 maart nemen we officieel afscheid van Bart. U bent van harte welkom om Bart te bedanken en hem geluk te wensen met zijn pensioen. Omdat Bart zich al die jaren met hart en ziel heeft ingezet, kon hij zelfs wat eerder met pensioen. 1 december was eigenlijk zijn laatste werkdag.
Gelukkig is er een vervanger gevonden. Jelmer Sietsema gaat het team versterken. Jelmer heeft recent de studie Veiligheidskunde afgerond en start op 1 mei als nieuwe evenementenvergunningverlener en -coördinator. In de tussentijd kunnen organisatoren met hun vragen terecht bij Joke Bruins. Zij is vergunningverlener RO en neemt tijdelijk de taken van Bart waar, totdat Jelmer begint.”
Alleen Joke had het al druk. Ze wist wel iets van evenementen, maar lang niet zoveel als Bart. Door de toegenomen werkdruk is Joke helaas op 20 januari j.l. uitgevallen met een burn-out. En daar liep, in een paar weken tijd, een groot deel van de opgebouwde kennis en ervaring de deur uit…
Deze situatie is misschien wat aangezet, maar wie werkzaam is in of rond het gemeentelijk evenementenveld zal de kern herkennen. Het vertrek van een vaste waarde kan het hele proces onverwacht op losse schroeven zetten. Niet omdat er geen goede bedoelingen zijn, maar omdat kennis, netwerk en ervaring vaak sterk persoonsgebonden zijn georganiseerd. Dat maakt het systeem kwetsbaar.
Een herkenbaar patroon in gemeenteland
Wat hier gebeurt, staat niet op zichzelf. In veel gemeenten – en met name in kleinere – rust het evenementenproces op de schouders van één of enkele ervaren medewerkers. Zij zijn het geheugen van de organisatie. Zij weten waarom een evenement ooit zo is ingericht, welke risico’s eerder speelden, welke oplossingen werkten en welke juist niet. Die kennis staat zelden volledig op papier, laat staan dat zij structureel is geborgd.
Tegelijkertijd zien we een bredere ontwikkeling: vergrijzing, krapte op de arbeidsmarkt en een toenemend verloop binnen de publieke sector. Gemeenten komen handen tekort en zoeken naar creatieve oplossingen, zo blijkt ook uit recente berichtgeving (Gemeenten komen handen tekort en zoeken naar creatieve oplossingen). Taken worden gecombineerd, functies breder gemaakt en tijdelijke oplossingen steeds normaler. Vanuit een bedrijfsmatig perspectief is dat begrijpelijk. Vanuit het oogpunt van continuïteit en kwaliteit is het echter niet zonder risico’s.
Evenementen vormen daarbij een bijzonder dossier. Het is een vakgebied op het snijvlak van veiligheid, leefbaarheid, economie en cultuur. Het vraagt om inhoudelijke kennis, bestuurlijke sensitiviteit en gevoel voor lokale verhoudingen. Dat leer je niet uitsluitend uit een handboek. Dat ontwikkelt zich door jarenlange betrokkenheid en door het opbouwen van relaties met organisatoren en ketenpartners.
De gevolgen voor organisatoren
Voor organisatoren van evenementen is het verlies van die continuïteit vaak direct voelbaar. Waar zij jarenlang konden terugvallen op een vaste contactpersoon, krijgen zij ineens te maken met wisselende gezichten. Iedere nieuwe behandelaar begint, begrijpelijkerwijs, met een eigen beoordeling. Dossiers worden opnieuw gelezen, risico’s opnieuw gewogen en afspraken opnieuw bevraagd. Dat leidt zelden tot kwade wil, maar wel tot onzekerheid. Organisatoren moeten opnieuw uitleggen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt, waarom een opzet historisch zo gegroeid is en welke mitigerende maatregelen in het verleden effectief bleken. De opgebouwde vertrouwensrelatie staat daarmee onder druk. Zeker bij terugkerende evenementen, die juist gebaat zijn bij voorspelbaarheid en een gelijkmatige ontwikkeling, werkt dit vertragend en soms frustrerend.
Daarnaast verschuift het risico. Waar de gemeente eerder fungeerde als sparringpartner met kennis van zaken, komt de verantwoordelijkheid steeds meer bij de organisator te liggen. “Kunt u dat onderbouwen?” wordt dan niet alleen een inhoudelijke vraag, maar ook een gevolg van het ontbreken van interne kennis en historisch perspectief.
Een bestuurlijk risico, geen individueel probleem
Het is verleidelijk om dit te zien als een personeelsvraagstuk. Iemand gaat met pensioen, iemand anders neemt het over, en de organisatie beweegt verder. In de praktijk is het echter een bestuurlijk risico. Wanneer cruciale processen leunen op individuen, ontstaat kwetsbaarheid. Zeker in een context waarin evenementen steeds complexer worden en maatschappelijke verwachtingen toenemen.
Dit risico wordt nog onvoldoende expliciet benoemd. Terwijl het verlies van kennis en ervaring voorspelbaar is, wordt er vaak pas gehandeld als het al te laat is. Dan is de vaste waarde vertrokken, de opvolger nog niet ingewerkt en de tijdelijke oplossing overbelast. De gevolgen komen vervolgens terecht bij organisatoren, terwijl de oorzaak vaak in de interne organisatie ligt.
Investeren in borging en kennisdeling
Het verdient aanbeveling dat gemeenten dit eerder signaleren en hier structureel op anticiperen. Dat begint bij het erkennen dat evenementenbeleid en -uitvoering specialistisch zijn. Niet in de zin van exclusief, maar in de zin van vakmanschap. Vakmanschap vraagt om overdracht, reflectie en borging.
Dat kan op verschillende manieren. Door dossiers beter vast te leggen, maar vooral door kennis actief te delen binnen teams. Door niet één, maar meerdere medewerkers te betrekken bij het evenementenproces. Door junioren tijdig mee te laten lopen met ervaren krachten, zodat kennis niet pas wordt overgedragen op het moment van vertrek. En door ruimte te creëren voor reflectie op eerdere edities, zodat lessen niet verloren gaan.
Daarnaast vraagt het om realistische keuzes in taakbelasting. Evenementen “erbij doen” lijkt efficiënt, maar vergroot het risico op uitval en kwaliteitsverlies. De anekdote van Joke Bruins is in dat opzicht illustratief. Goede bedoelingen en flexibiliteit hebben hun grenzen.
Continuïteit als gezamenlijke verantwoordelijkheid
Het waarborgen van continuïteit op het gebied van evenementen is geen luxe. Het is een randvoorwaarde voor veiligheid, kwaliteit en vertrouwen. Dat is niet alleen in het belang van organisatoren, maar ook van gemeenten zelf. Bestuurlijke betrouwbaarheid zit immers niet alleen in beleid, maar ook in uitvoering.
Het kan niet zo zijn dat het gebrek aan interne borging telkens op het bordje van organisatoren terechtkomt. Van hen wordt verwacht dat zij professionaliseren, risico’s beheersen en zich blijven ontwikkelen. Die verwachting is terecht. Maar diezelfde lat mogen we ook leggen bij gemeenten. Ontwikkeling vraagt om investeren, ook aan de publieke kant van de tafel.
Vergrijzing en verloop zijn geen tijdelijke fenomenen. Ze zijn een structureel gegeven. De vraag is dus niet óf het gebeurt, maar hoe we ermee omgaan. Wie daar nu bewust op stuurt, voorkomt dat straks opnieuw alle kennis en ervaring ongemerkt de deur uitloopt. En dat is, gezien de maatschappelijke waarde van evenementen, een risico dat we ons moeilijk kunnen veroorloven.