Door Marije Woudstra, stagiaire ESI
De Nederlandse evenementensector staat onder druk. Stijgende kosten, hogere artiestengages, personeelstekorten en strengere veiligheidseisen vergroten de complexiteit, terwijl organisatoren tegelijkertijd meer tijd en middelen kwijt zijn aan vergunningverlening en het voldoen aan regelgeving. Ook gemeenten signaleren toenemende uitdagingen, onder meer door maatschappelijke weerstand, door ruimtelijke verdichting en vanwege de openbare orde en veiligheid. In de afgelopen maanden heb ik mijn afstudeeronderzoek gedaan naar de spanning tussen toenemende eisen rond veiligheid en regelgeving en de praktische uitvoerbaarheid van evenementen. Ik had een specifieke focus op B-evenementen. Juist binnen deze categorie lijkt deze spanning het sterkst zichtbaar. B-evenementen bevinden zich tussen kleinschalige buurtinitiatieven en grootschalige festivals en worden vaak nog georganiseerd door vrijwilligers. Ik deed deskresearch en nam interviews af met organisatoren, vergunningverleners en veiligheidsadviseurs in drie middelgrote gemeenten in Noord-Nederland (Drenthe, Friesland en Groningen). In deze blog licht ik de uitkomsten van mijn onderzoek toe.
Goede samenwerking helpt enorm
Het besluitvormingsproces rondom veiligheidsmaatregelen bij evenementen wordt niet per definitie als problematisch ervaren. Wanneer er sprake is van vroegtijdig overleg, duidelijke communicatie en wederzijds begrip, wordt dit proces vaak als werkbaar en redelijk beleefd. Niet elke aanvullende eis leidt automatisch tot meer regeldruk; de mate waarin organisatoren het vergunningstraject als hanteerbaar ervaren, hangt sterk samen met de kwaliteit van de samenwerking tussen organisatoren, gemeenten en veiligheidsdiensten. Deze context helpt te verklaren waarom vergelijkbare regels in de ene situatie als uitvoerbaar worden gezien en in de andere als belastend.
Wat is dan goede samenwerking? Een belangrijke succesfactor is het werken met vaste contactpersonen en het hanteren van korte communicatielijnen. Een vast aanspreekpunt bij de gemeente draagt bij aan wederzijds vertrouwen en aan een beter begrip van elkaars belangen. Zoals een organisator het verwoordt: “Als je één vast aanspreekpunt hebt bij de gemeente die je evenement kent, dan voelt het hele traject minder als controle en meer als samenwerken.” Ook vroegtijdige afstemming speelt hierbij een belangrijke rol. Door plannen in een vroeg stadium gezamenlijk te bespreken, ontstaat ruimte om risico’s te duiden en veiligheidsmaatregelen proportioneel en praktisch in te vullen. Een vergunningverlener geeft daarbij aan: “Op het moment dat je vooraf samen kijkt naar de risico’s en het waarom van bepaalde eisen uitlegt, voorkom je later veel discussie en frustratie.”
Deze vorm van samenwerking, gekenmerkt door vertrouwen, overleg en gezamenlijke afwegingen, kan bijdragen aan het beperken van de ervaren regeldruk en het verminderen van administratieve lasten. Tegelijkertijd staat deze manier van werken onder druk door structurele ontwikkelingen binnen het vergunningenproces. Hierbij gaat het onder meer om toenemende juridisering en formalisering, een stapeling van administratieve eisen en wisselingen in contactpersonen.
Regeldruk als gevolg van juridisering en formalisering
Een belangrijke bron van ervaren regeldruk is de toenemende juridisering en formalisering binnen de vergunningverlening voor B-evenementen. Vergunningverleners en veiligheidsadviseurs geven aan dat zij steeds vaker genoodzaakt zijn om besluiten en afspraken juridisch vast te leggen, mede uit angst voor aansprakelijkheid en verantwoording achteraf. Voor organisatoren voelt deze ontwikkeling als een verschuiving van vertrouwen naar controle. Waar eerder informele afstemming mogelijk was, ligt de nadruk nu op vastlegging. Een organisator geeft aan: “Het voelt soms alsof alles dichtgetimmerd moet worden. We organiseren dit evenement al jaren zonder incidenten, maar toch wordt elk detail opnieuw vastgelegd.” Hoewel deze formalisering niet voortkomt uit nieuwe wetgeving, maar uit een veranderde uitvoeringspraktijk, leidt zij in de praktijk tot meer administratieve verplichtingen en daarmee tot een duidelijke toename van ervaren regeldruk.
Regeldruk door stapeling en detaillering van eisen
Een tweede belangrijke bron van regeldruk is de stapeling en detaillering van administratieve eisen binnen het vergunningstraject. Organisatoren ervaren dat zij steeds meer informatie moeten aanleveren, vaak via uniforme formats die weinig onderscheid maken tussen verschillende typen evenementen. Een organisator van een lokaal evenement stelt: “Het format dat wij moeten invullen is hetzelfde als voor een groot festival. Voor een B-evenement voelt dat gewoon niet in verhouding.” Met name het uitwerken van scenario’s wordt als belastend ervaren. Organisatoren geven aan dat zij onzeker zijn over het vereiste detailniveau en moeite hebben om risico’s te vertalen naar concrete handelingsperspectieven. Een respondent verwoordt dit als volgt: “Je krijgt terug dat een scenario ‘niet voldoende is uitgewerkt’, maar wat dan precies voldoende is, blijft onduidelijk.” Daarnaast wordt de informatievoorziening vanuit gemeenten en veiligheidsdiensten als versnipperd ervaren. Verplichte documenten, formats en aanvullende eisen zijn verspreid over verschillende bronnen, wat leidt tot extra uitzoekwerk en afstemming. In combinatie met ambtelijk en technisch taalgebruik ervaren organisaties dit als een administratieve belasting.
Regeldruk als gevolg van interpretatieverschillen en kennisverlies
Een derde bron van regeldruk betreft door interpretatieverschillen en wisselingen in contactpersonen bij zowel gemeenten en veiligheidsdiensten als bij organisatoren. De beoordelingsruimte van vergunningverleners en veiligheidsadviseurs leidt tot variatie in beoordeling en verwachtingen. De interviews laten zien dat deze ruimte leidt tot verschillen in beoordeling en verwachtingen. Zoals een veiligheidsadviseur aangeeft: “Het verschil moet klein blijven, maar helemaal uit te sluiten is het niet.” De persoonlijke stijl, kennis, ervaring en bekendheid met het evenement bepalen mede hoe aanvragen worden beoordeeld. Organisatoren merken dit vooral wanneer contactpersonen wisselen: accenten verschuiven en eerdere afspraken moeten opnieuw worden toegelicht, wat leidt tot extra afstemming en onzekerheid. Daarnaast blijkt dat veel praktische kennis bij een beperkt aantal personen ligt, zowel bij gemeenten en veiligheidsdiensten als bij vrijwilligersorganisaties. Wanneer deze kennisdragers wegvallen, moeten procedures opnieuw worden uitgezocht en wordt het vergunningstraject minder voorspelbaar. Deze combinatie van interpretatieverschillen en kwetsbare kenniscontinuïteit veroorzaakt geen vastlopende processen, maar vergroot wel de ervaren regeldruk voor organisatoren.
Regeldruk door maatschappelijke veranderingen
Een vierde bron van regeldruk ligt in maatschappelijke en omgevingsontwikkelingen die niet direct uit regelgeving voortkomen, maar wel invloed hebben op de voorbereiding van evenementen. Organisatoren signaleren dat publieksgedrag minder voorspelbaar is geworden, wat leidt tot extra toezicht en veiligheidsmaatregelen. Daarnaast zorgen ruimtelijke veranderingen en maatschappelijke gevoeligheden ervoor dat organisatoren vaker aanvullende scenario’s moeten uitwerken, ook voor situaties die lokaal niet eerder zijn voorgekomen. Deze ontwikkelingen vergroten de complexiteit van het vergunningstraject en dragen bij aan de ervaren regeldruk. Tegelijkertijd benadrukken veiligheidsadviseurs dat de toegenomen regeldruk niet los kan worden gezien van bredere maatschappelijke veranderingen. Zij geven aan dat de manier waarop evenementen in het verleden werden georganiseerd niet één-op-één meer toepasbaar is in de huidige context. Dit vraagt niet alleen iets van gemeenten en veiligheidsdiensten, maar ook van organisatoren, die een actieve en aantoonbare verantwoordelijkheid hebben voor het herkennen en beheersen van risico’s.
Veiligheid op papier
Betrokken actoren signaleren dat de regeldruk rond B-evenementen toeneemt door bredere maatschappelijke ontwikkelingen, terwijl de verhouding tussen veiligheidsmaatregelen en uitvoerbaarheid onder druk staat. Wanneer eisen zich opstapelen en vooral op papier worden ingericht, neemt de werkbaarheid af en dreigt veiligheid steeds meer een administratieve opgave te worden, in plaats van een gedeelde verantwoordelijkheid in de praktijk.
Houvast voor verbetering
Het onderzoek geeft verklaringen, maar daarmee ook houvast voor het tegengaan van de ervaren regeldruk. Ten eerste blijkt dat goede samenwerking een groot verschil maakt. Een tweede mogelijk verbeterpunt is om meer proportioneel om te gaan met het vereisen van plannen en ander papierwerk. De derde factor, interpretatieverschillen en kennisverlies, vragen om initiatieven om eenduidigheid in de beoordeling door gemeenten en adviserende diensten te bevorderen. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door het uitwerken van eenduidige richtlijnen en het volgen van opleidingen. De vierde factor, de maatschappelijke context, vraagt om maatwerk in de risicoanalyse, zodat evenementenorganisaties zich voorbereiden op risico’s die voor hen reëel voorzienbaar zijn.
De veiligheid van evenementen vraagt doorlopend om aandacht en reflectie. Door kennis te delen, verschillen bespreekbaar te maken, ervaringen uit te wisselen en gezamenlijk te reflecteren op wat wel en niet werkt, kan ruimte ontstaan voor consistente, proportionele en uitvoerbare keuzes. Zo wordt voorkomen dat kennis en ervaring bij een beperkt aantal personen blijven liggen en wordt de gezamenlijke uitvoeringspraktijk versterkt.
Als evenementen hun maatschappelijke waarde willen behouden, is een voortdurende dialoog nodig over de beoogde activiteiten, de bijkomende risico’s en het doel van maatregelen die worden vereist. Allen door met elkaar in gesprek te blijven, te luisteren en te wegen, kunnen we proportionaliteit en eenduidigheid bewaken, zodat evenementen toekomstbestendig blijven.